Als digital agency heb je diverse doelstellingen. In tijden van voorspoed zul je bezig zijn met je core business. Hard werken, toffe projecten en daar facturen voor schrijven. Uiteindelijk is financieel gezond zijn de belangrijkste doelstelling. Het liefst wil je een duurzaam rendement behalen, want je digital agency moet tegen een stootje kunnen. Wanneer je je omzet en kosten niet kan voorspellen, betekent dit dat je vroeg of laat daar de financiële gevolgen van zult merken.

Een professionele bedrijfsvoering als concurrentievoordeel

Het liefst wil je dat je digital agency financieel gezond en stabiel is. Dat begint met inzicht in jouw situatie. Succesvolle bedrijven zijn vaak het beste georganiseerd. Kijk maar naar de lijsten van de snelst groeiende organisaties. Stuk voor stuk hebben ze hun zaken op orde. Ze weten hoe ze ervoor staan en ze weten wat ze de komende periode moeten doen. Bijvoorbeeld door inzicht te krijgen of projecten binnen het afgesproken budget blijven en door toezicht te houden of je een gezonde werkdruk houdt.

Iedereen kan dit bereiken. Bijvoorbeeld met software voor je bedrijfsvoering, zodat je automatisch rapportages krijgt over je omzet, productiviteit en capaciteit.

Door inzicht houd je controle over de situatie

Wil je weten als digital agency waar de kansen liggen voor de toekomst, dan is het noodzakelijk informatie te hebben om de juiste beslissingen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Waar behaal je winst?
• Hoe productief zijn je medewerkers?
• Hoeveel van deze uren zijn declarabel?
• Hanteer je de juiste prijzen voor je diensten?
• Wat is de omzetprognose voor de komende maanden?
• Welke concrete opdrachten kan je nog binnenhalen?
• Ligt er genoeg werk om al je medewerkers te behouden?

Door inzicht in deze zaken begrijp je hoe je bedrijf ervoor staat en waar je op kan sturen. Je houdt controle en kan tijdig bijsturen wanneer iets afwijkt van je normdoelstellingen.

Een voorbeeld:

Je medewerkers zijn heel productief. Hoe komt het dat je winst achterblijft? Wanneer je inzoomt, zie je dat uren weglekken. Medewerkers besteden te veel tijd aan projecten, waardoor je uren moet afboeken. Komt dit omdat je medewerkers niet efficiënt genoeg werken? Of heeft de salesverantwoordelijke/projectmanager de uren vooraf niet goed ingeschat?

Hier zijn twee oplossingen mogelijk: je team meer inzicht en verantwoordelijkheid geven om het project binnen budget af te ronden, of een gesprek met de klant om het budget opnieuw te bepalen.

Bespaar op kosten door efficiënte bedrijfsvoering

Daarnaast kan je tijd en kosten besparen op interne processen. Efficiënte bedrijfsvoering betekent dat alle processen in het bedrijf helder zijn voor alle medewerkers en de informatieoverdracht snel en soepel gaat. Omdat alle afspraken en informatie goed zijn vastgelegd, levert dit heldere rapportages op voor het management. Bijvoorbeeld inzicht in de verwachte omzet, productiviteit en projecten.

Efficiënte bedrijfsvoering zorgt voor lagere overheadkosten, meer inzicht in bedrijfsprestaties en meer tevreden medewerkers.

Meer inzicht in bedrijfsprestaties

Krijg inzicht in de status van klanten en opdrachten met projectmanagementsoftware voor accountants
Leg budgetten vast en voorkom budgetoverschrijdingen
Krijg inzicht in productiviteit en declarabiliteit van medewerkers
Vergelijk resultaten met de normdoelstellingen

Minder overheadkosten omdat processen sneller gaan

Naast extra inzicht verminder je overheadkosten door een efficiënte bedrijfsvoering. Wanneer je duidelijke afspraken maakt met klanten en deze informatie goed overdraagt naar collega’s, leidt dat tot minder uitzoekwerk. En registreer je je uren consequent, dan betekent dit dat de projectmanager minder tijd kwijt is aan het goedkeuren van uren. Daardoor kun je ook de facturen sneller versturen aan klanten. Tevens verminder je overheadkosten wanneer je rapportages automatisch voortvloeien uit je werkzaamheden. Zo krijg je direct inzicht in de werkelijke en verwachte omzet.

Minder overhead betekent snellere doorlooptijden, maar ook minder kosten.

Meer tevreden medewerkers

Tot slot leidt een efficiëntere bedrijfsvoering tot meer tevreden medewerkers. Medewerkers ervaren minder irritatie omdat de processen sneller gaan. Wanneer de doelstellingen duidelijk en meetbaar zijn, hebben medewerkers meer invloed op de uitkomsten. Teamleden kunnen elkaar helpen of hierop aanspreken, zodat ze meer gemotiveerd zijn om doelstellingen te halen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld direct ziet welke invloed zijn of haar gewerkte uren hebben op het budget van de klant, is het gemakkelijker om binnen het gestelde budget te blijven. Het inzicht in de effecten van het eigen handelen leiden tot meer eigen verantwoordelijkheid.

Simplicate helpt onder andere digital agencies om hun bedrijfsvoering efficiënter te maken en geeft inzicht in bedrijfsresultaten. Voor jouw klanten meet en rapporteer je continu hun successen, maar hoe zit het met de prestaties van jouw agency? In ons e-book ontdek je met KPI's voor sales, projecten en facturatie of jouw agency het goed doet.

Maximaal inzicht in je digital agency geeft richting