Als accountantskantoor heb je diverse doelstellingen. In tijden van voorspoed zul je bezig zijn met je core business. Veel klantgesprekken, adviseren en de uiteenlopende werkzaamheden op financieel en fiscaal gebied. Uiteindelijk is financieel gezond zijn de belangrijkste doelstelling. Het liefst wil je een duurzaam rendement behalen, want je accountantskantoor moet tegen een stootje kunnen. Wanneer het aantal opdrachten terugloopt, is het veiliger om het onderhanden werk tot een minimum te beperken. Stuur in deze periode meer op uren, opdrachtbudgetten en facturatie voor extra inzicht in je kantoor.

Een professionele bedrijfsvoering als concurrentievoordeel

Het liefst wil je dat je accountantskantoor financieel gezond en stabiel is. Dat begint met inzicht in jouw situatie. Succesvolle bedrijven zijn vaak het beste georganiseerd. Kijk maar naar de lijsten van de snelst groeiende organisaties. Stuk voor stuk hebben ze hun zaken op orde. Ze weten hoe ze ervoor staan en ze weten wat ze de komende periode moeten doen. Bijvoorbeeld door vroegtijdig inzicht te krijgen in budgetten en overschrijdingen daarvan. Zodat eerder het gesprek met de klant hierover wordt aangegaan en geen uren worden afgeboekt.

Iedereen kan dit bereiken. Bijvoorbeeld met software voor je bedrijfsvoering, zodat je automatisch rapportages krijgt over je omzet, productiviteit en doelgroepen.

Door inzicht houd je controle over de situatie

Wil je weten als bedrijf waar de kansen liggen voor de toekomst, dan is het noodzakelijk informatie te hebben om de juiste beslissingen te nemen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Waar behaal je winst?
• Hoe productief zijn je medewerkers?
• Hoeveel van deze uren zijn declarabel?
• Hanteer je de juiste prijzen voor je diensten?
• Wat is de omzetprognose voor de komende maanden?
• Welke concrete opdrachten kan je nog binnenhalen?
• Ligt er genoeg werk om al je medewerkers te behouden?

Door inzicht in deze zaken begrijp je hoe je bedrijf ervoor staat en waar je op kan sturen. Je houdt controle en kan tijdig bijsturen wanneer iets afwijkt van je normdoelstellingen.

Een voorbeeld:

Je medewerkers zijn heel productief. Hoe komt het dat je winst achterblijft? Wanneer je inzoomt, zie je dat uren weglekken. Medewerkers besteden te veel tijd aan de werkzaamheden, waardoor er uiteindelijk veel onderhanden werk wordt verricht. Komt dit omdat je medewerkers niet efficiënt genoeg werken? Of zijn de uren vooraf niet goed ingeschat?

Hier zijn twee oplossingen mogelijk: je team meer inzicht en verantwoordelijkheid geven om de werkzaamheden binnen budget af te ronden, of een gesprek met de klant om de prijsafspraken opnieuw te bepalen.

Bespaar op kosten door efficiënte bedrijfsvoering

Daarnaast kan je tijd en kosten besparen op interne processen. Efficiënte bedrijfsvoering betekent dat alle processen in het accountantskantoor helder zijn voor alle medewerkers en de informatieoverdracht snel en soepel gaat. Omdat alle afspraken en informatie goed zijn vastgelegd, levert dit heldere rapportages op voor het management. Bijvoorbeeld inzicht in de verwachte omzet, productiviteit en opdrachtresultaten.

Efficiënte bedrijfsvoering zorgt voor lagere overheadkosten, meer inzicht in bedrijfsprestaties en meer tevreden medewerkers.

Meer inzicht in bedrijfsprestaties

Krijg inzicht in de status van klanten en opdrachten met projectmanagementsoftware voor accountants
Leg budgetten vast en voorkom budgetoverschrijdingen
Krijg inzicht in productiviteit en declarabiliteit van medewerkers
Vergelijk resultaten met de normdoelstellingen

Minder overheadkosten omdat processen sneller gaan

Naast het voordeel van extra inzicht, verminder je overheadkosten door een efficiënte bedrijfsvoering. Wanneer je duidelijke afspraken maakt met klanten en deze informatie goed overdraagt naar collega’s, leidt dat tot minder uitzoekwerk. En registreer je je uren consequent, dan betekent dit dat het secretariaat minder tijd kwijt is aan het goedkeuren van uren. Daardoor kan de declarant ook de facturen sneller versturen aan klanten. Tevens verminder je overheadkosten wanneer je rapportages automatisch voortvloeien uit je werkzaamheden. Zo krijg je direct inzicht in de werkelijke en verwachte omzet.

Minder overhead betekent snellere doorlooptijden, maar ook minder kosten.

Tip voor interne processen

De facturatie gaat sneller wanneer de interne processen soepel lopen. Dat begint bij een duidelijke offerte en een goede ureninschatting. Uit best practices blijkt dat teams die uren schrijven en zelf inzicht hebben in de budgetten, tot vijftig procent minder vaak budgetten overschrijden. Het gevolg is dat uren sneller zijn goedgekeurd door de projectleider en facturen tot 85 procent sneller verstuurd worden.

Meer tevreden medewerkers

Tot slot leidt een efficiëntere bedrijfsvoering tot meer tevreden medewerkers. Medewerkers ervaren minder irritatie omdat de processen sneller gaan. Wanneer de doelstellingen duidelijk en meetbaar zijn, hebben medewerkers meer invloed op de uitkomsten. Teamleden kunnen elkaar helpen of hierop aanspreken, zodat ze meer gemotiveerd zijn om doelstellingen te halen. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld direct ziet welke invloed zijn of haar gewerkte uren hebben op het budget van de klant, is het gemakkelijker om binnen het gestelde budget te blijven. Het inzicht in de effecten van het eigen handelen leiden tot meer eigen verantwoordelijkheid.

Simplicate helpt onder andere accountantskantoren om hun bedrijfsvoering efficiënter te maken en geeft inzicht in bedrijfsresultaten. Ontdek door ons e-book 'Nieuwe verdienmodellen voor accountants' hoe efficiënt projectmanagement jou als accountant meer inzicht geeft in jouw uren en omzet.

Inzicht in jouw accountantskantoor maakt je toekomstbestendig