‘Doelstellingen monitoren geeft een gevoel van rust en vertrouwen’
‘Niemand vindt het leuk om uren te schrijven. Er is commitment nodig van jezelf en van de organisatie. Maar wanneer je eenmaal doelstellingen gaat monitoren, geeft dat een gevoel van rust en controle’, vertelt Marc de Winter. Marc is head of operations bij Elastique, een digital agency in Hilversum. Met bijna vijftig medewerkers bouwen zij dagelijks maatwerk software voor klanten.
Groeiambitie
‘Wij zoeken geen klanten, maar partners waarmee we langdurig samenwerken aan projecten’, vertelt Marc. ‘Een prettige samenwerking leidt tot flow en zorgt dat je echt kunt doorontwikkelen om de ultieme oplossing te vinden voor de klantvraag. Om gecontroleerd te groeien, focussen we ons op enkele KPI’s: teamtevredenheid, klanttevredenheid, omzetdoelstellingen en declarabiliteit.’
Langdurige relatie met medewerkers
‘Voor ons is teamtevredenheid het belangrijkste. Zonder goede medewerkers heb je geen bedrijf. Daarnaast zijn developers zeldzaam. We willen hen langdurig aan ons verbinden, zodat we samen meer kennis, projecten en relaties opbouwen.’
‘Eerder maten we teamtevredenheid aan de hand van rapportcijfers. Maar daar kwam de sleur in; het verslofte een beetje. In plaats daarvan gebruiken we de retrospective als graadmeter. Volgens de scrummethodiek plannen we alle projecten per twee weken en kijken we iedere twee weken terug wat er goed ging en beter kan. We spreken over onderlinge samenwerking, projecten en klanttevredenheid. Voor nu is dit voldoende om in gesprek te zijn met elkaar en te benoemen hoe het gaat. Als we naar honderd medewerkers groeien, is er misschien een andere methode voor nodig.’
Omzetdoelstellingen voorspelbaar maken
Daarna zijn de omzetdoelstellingen het belangrijkst bij Elastique. Marc vertelt: ‘Onze omzetdoelstellingen zijn deels voorspelbaar. We kijken hoeveel uren we per maand beschikbaar hebben en stellen daar het gewenste commerciële uurtarief tegenover. Vanuit deze cijfers rekenen we terug wat we nodig hebben om de doelstellingen te behalen.’
‘Omdat de doelstellingen ongeveer twee tot drie maanden vooruit goed voorspelbaar zijn, kunnen we tijdig ingrijpen wanneer dat nodig is.’
‘We bellen bijvoorbeeld bestaande klanten met de vraag of wij hen op korte termijn kunnen helpen met hun plannen. Of we zetten meer marketingbudget in om kansrijke doelgroepen te benaderen voor de developmentgroep waar we op dat moment de meeste capaciteit over hebben.’
KPI's voor digital agencies
Krijg een compleet overzicht van KPI’s voor sales, projecten en facturatie. Ontdek wanneer je het goed doet en creëer rust en overzicht binnen jouw digital agency.
Inzoomen op omzetdoelstellingen
Om de omzetdoelstellingen te behalen, zoomt Marc in op diverse aspecten die hier invloed op hebben. ‘Een van onze belangrijkste KPI’s is declarabiliteit. Daarbij is het doel dat zo veel mogelijk, maar minimaal zeventig procent, van de gewerkte uren facturabel zijn. Projectmanagers hebben hier de grootste invloed op. Zij geven aan of hun team voldoende uren kan maken en of projecten binnen het vooraf vastgelegde budget blijven.’
‘De declarabiliteitsdoelstellingen verschillen per team. Een dedicated team dat samen voor een langere periode software (door)ontwikkelt voor één vaste klant, kan een declarabiliteit van bijna honderd procent bereiken. Maar teams die veel afwisselende projecten hebben, maken meer opstart- en afbouwtijd. Die tijd is vaak niet declarabel. Ook kan het soms rustiger zijn; in die fases moedigen we collega’s aan om trainingen te volgen.’
‘Er komt ineens iets uit de hoge hoed’
‘Maar je kan je niet blindstaren op declarabiliteit’, vertrouwt Marc toe. ‘Het is weleens voorgekomen dat alle seinen van het project op groen stonden en de uren binnen het budget zijn gebleven, maar dan komt er ineens toch iets uit de hoge hoed. Zo kan een op het oog succesvol project weinig marge maken. Projectmanagers zijn namelijk geneigd om senior medewerkers vaker in te zetten. Dat voelt veiliger, gaat sneller en zorgt voor een hogere klanttevredenheid. Maar de kostprijs van een senior developer is ook hoger, waardoor de marge op het project daalt. Uit de cijfers blijkt dan waarover je het gesprek moet aangaan met elkaar.’
‘Belangrijkste tip? Laat iedereen uren schrijven’
Marc herinnert zich nog dat hij in het verleden in organisaties heeft gewerkt waar geen uren werden geschreven. ‘Je hebt dan geen controle meer. Wanneer je het project volgens een markttarief verkoopt en medewerkers op de kast worden gejaagd om een deadline te halen, ben je alleen maar bezig met paniekvoetbal. Ik wil daar nooit meer naar terug. Door uren te schrijven en goed te plannen, is dat helemaal niet nodig.’
‘De belangrijkste tip is om iedereen in de organisatie mee te krijgen om uren te schrijven. Niemand vindt het leuk, maar het zorgt ervoor dat je aan het einde van het boekjaar geen verrassingen krijgt. Bovendien vragen steeds meer klanten van ons om een urenverantwoording. We zeggen wel eens heel flauw: “We hebben jouw uren nodig om de klant te factureren en jouw salaris te betalen.” Maar het is vooral een sociaal aspect; schrijf je uren, dan kan jouw manager goed rapporteren aan het management en krijg je uiteindelijk meer rust en controle.’
Over Elastique
Elastique is een digital product house in Hilversum. Bijna vijftig collega’s werken dagelijks aan de ultieme oplossing voor de vraag van hun klant; ze bouwen software op maat voor apps tot bedrijfskritische software. De kans is groot dat je een van hun apps eens hebt gebruikt, zoals De Slimste Mens of de BNNVARA Zweefmeter.
Elastique werkt het meest voor middelgrote tot grote mkb-ondernemingen. Bijvoorbeeld voor Alldra, de Europese marktleider op het gebied van suikerproducten (bekend van de discodip en roze en blauwe spikkels op de Engelse drop). Hiervoor hebben ze de software gemaakt voor hun unieke en bedrijfskritische proces van voorraadbeheer, recepten, facturatie en een mobiele app om gegevens te scannen in het magazijn. Of Eurail, waarbij de app informatie ophaalt van diverse spoorwegen in Europa. Serieus of fun, Elastique houdt van die diversiteit.
