Verhoog de winst op projecten door optimalisatie van interne processen

Je hebt toffe klanten en een waardevol team. Samen trekken jullie de mooiste opdrachten naar de finish. Lekker bezig, want tevreden medewerkers en tevreden klanten zorgen ervoor dat jullie een succes zijn. Om deze positieve flow vast te houden, is het belangrijk om voldoende omzet te blijven genereren. Een financieel gezond bureau geeft rust en biedt ruimte voor groei. Het goede nieuws is dat je de winst op projecten kunt verhogen door je interne processen te optimaliseren. Hoe je dat doet, lees je in dit blog.

Overeenkomsten van succesvolle digital agencies

Winst op projecten start met inzicht in je interne processen. Succesvolle digital agencies hebben deze punten met elkaar gemeen:

• Iedereen schrijft uren
• Projectdata wordt door alle teams actief bijgewerkt
• Medewerkers rapporteren regelmatig aan elkaar over de laatste stand van zaken

In de praktijk is het vaak de uitdaging om de bovenstaande informatie goed te verzamelen. Daardoor komt stuurinformatie te laat komt en signaleer je overbesteding op projecten mogelijk te laat. Ook wanneer je bovenstaande punten goed voor elkaar hebt, blijkt vaak dat je alsnog winst kunt behalen op bestaande projecten.

Je ontdekt bijvoorbeeld achteraf dat budgetten zijn overschreden, neemt te veel projecten aan waardoor de werkdruk oploopt of vergeet een keer een klant. Dat gaat ten koste van de klantrelatie of de winstgevendheid van je eigen organisatie.

Losse eindjes zorgen voor ruis

Digital agencies die informatie in losse systemen bewaren, krijgen vaak pas achteraf inzicht in hun prestaties. Informatie over klanten, projecten, uren en facturatie staan in losse tools. Een tool voor CRM en sales, daarnaast een tool voor de projecten, een tool voor de uren en om het af te sluiten ook een losse tool om de factuur met de klant te delen. Dit zorgt vaak dat nieuwe informatie over een klant op veel plekken bijgehouden wordt en dat het voor collega’s lastig is om de juiste informatie te vinden. Dat zorgt voor ruis.

Wanneer collega’s geen realtime inzicht hebben in de beschikbare en bestede budgetten, overschrijden zij tot vijftig procent vaker het budget.

Ook zien we vaak dat bureaus die uren bijhouden pas achteraf stuurinformatie hebben. De grootste uitdaging is tijdig uren schrijven; kies bijvoorbeeld voor software die iedere week automatisch een reminder stuurt als de roosteruren niet compleet zijn. Wanneer collega’s geen realtime inzicht hebben in de beschikbare en bestede budgetten, overschrijden zij tot vijftig procent vaker het budget. Dat leidt vaak tot gedoe over de factuur; je neemt je verlies of krijgt een pittig gesprek met de klant. Real-time uren schrijven biedt een enorme kans om de winstgevendheid van je project te verhogen.

Realtime sturen op uren

Om te weten waar je tijd (en dus je geld) heen gaat, is stuurinformatie noodzakelijk. De urenadministratie is een bron van informatie:

• Wat is het budget van de klant (zoals afgesproken op de offerte)
• Hoeveel tijd is er tot nu toe besteed aan de klant?
• Hoeveel tijd is er al gepland en loopt dit nog in de pas?
• Zijn medewerkers voldoende productief (aan het werk voor de klant)?
• Is het werk van de medewerkers declarabel (worden de uren daadwerkelijk uitbetaald)?

Door realtime te sturen op deze punten, kun je tijdig ingrijpen wanneer iets uit de pas loopt.

Transparantie loont

Als succesvolle digital agency heb je een waardevol team van mensen die gewend zijn om verantwoordelijkheden op zich te nemen, dus loont het om transparant te zijn over de verwachtingen. Teams die volgens deze drie voorwaarden werken, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget:

1. Het team heeft overzicht van de klantafspraken, uren en projecten.
2. Alle medewerkers zien realtime de impact van hun geschreven uren op het project is, zodat ze het budget niet overschrijden (of tijdig aan de bel trekken).
3. Het team heeft duidelijke en haalbare doelstellingen (bijvoorbeeld kpi’s voor uren en productiviteit).

Meer inzicht door urenregistratie

Realtime sturen op uren heeft meer voordelen. Een voorbeeld van een digital agency die consequent uren schrijft om inzichten te verkrijgen, is Nilsson Agency uit Goes. Door verbeterde interne processen kregen zij veel meer waardevolle managementinformatie. Directeur en online adviseur Glyn Duijzer zegt daarover:

‘Als je al 25 jaar bestaat en nooit uren hebt geschreven krijg je al snel de vraag: wat heb je eraan als je uren schrijft? Voor ons was inzicht juist belangrijk. We lieten zien dat je goede nacalculaties kunt maken op basis van een sluitende administratie. Heb je het project goed ingeschat en klopt het met de werkelijke urenbesteding?

Ook naar klanten toe was de urenregistratie heel prettig. Als jij precies weet hoe de vlag erbij hangt en tussentijds rapporteert op langdurige projecten, gaat de klanttevredenheid omhoog.’
Glyn Duijzer, Nilsson Agency

Verhoog je winst door interne processen te verbeteren

Om realtime te kunnen sturen op uren, is het noodzakelijk om de interne processen te optimaliseren. Er zijn verschillende soorten bedrijfssoftware die je daarbij helpen. Daardoor heb je op één plek inzicht op de operationele, maar ook de financiële voortgang van je projecten. Zo kan je iedereen betrekken binnen het proces, is er een duidelijke lijn die voor iedereen volgbaar is en worden je klanten efficiënter geholpen. Je verhoogt de winst op je projecten, of geeft je collega’s meer ruimte voor projecten die voor jullie belangrijk zijn. Daardoor zijn jullie niet te stoppen.