Projectplanning: een overzicht van mogelijkheden om te plannen

Wat is een projectplanning?

Een projectplanning is een planning voor projecten of opdrachten. De planning geeft een duidelijk overzicht van alle activiteiten, tijd en kosten. Deze complete verzameling van alle projectonderdelen en de tijdlijn van projecten vormt de basis van de planning waarmee je werkt. Projectplanning geeft een duidelijk beeld van wie aan een project werkt, hoeveel tijd het project in beslag neemt en welke middelen nodig zijn om het project tot een goed eind te brengen. In een projectplan wordt ook een deadline opgenomen. Het plan verdeelt elk project in fases, zodat jij overzicht en inzicht hebt in de voortgang en looptijd van projecten en beschikbaarheid van medewerkers binnen jouw organisatie.

Onderdelen van een complete planning

Voor het opstellen van een ijzersterk en goed uitvoerbaar projectplan voor jouw bedrijf en medewerkers is het belangrijk taken, activiteiten en planning van lopende en nieuwe projecten in kaart te brengen. Je kunt de projectplanning zo uitgebreid of beknopt maken als je zelf wilt, maar voor een goed overzicht en compleet inzicht mag een aantal zaken niet ontbreken.

Deze projectinformatie neem je op in een projectplanning:

• Projectfasering
• Activiteiten
• Projectteams
• Beschikbaarheid medewerkers
• Taakverdeling
• Projectduur
• Projectbudget
• Afhankelijkheden (extern of intern)

Voordelen van een goede projectplanning

Door goed te plannen kun je het zakelijke succes van jouw bedrijf strak managen. De planning geeft overzicht in waar jouw bedrijf staat, de voortgang van projecten, maar ook inzicht in de capaciteit van jouw organisatie. Heb je voldoende opdrachten om alle medewerkers aan het werk te houden of moet je actief nieuwe opdrachten binnenhalen? En hebben we de capaciteit om die ene gave klus of een extra project van een klant aan te nemen? Ook wanneer projecten niet helemaal volgens plan lopen, kun je met behulp van een planning snel duidelijkheid scheppen. Naar jouw teams en jouw klanten.

Capaciteitsplanning: overzicht + inzicht = rust

Een essentieel onderdeel van de projectplanning is de capaciteitsplanning. Het plannen van capaciteit is een methode om de beschikbare uren van een medewerker zo goed mogelijk te benutten. Aan de hand van deze planning bepaal je per medewerker welke uren aan bepaalde activiteiten besteed worden. De capaciteitsplanning helpt je bij het optimaliseren van beschikbaarheid van teams en medewerkers. Hiermee zorg je ervoor dat werknemers zoveel mogelijk facturabele of declarabele uren voor jouw bedrijf maken.

Het plannen van capaciteit is voor veel bedrijven interessant:

• Je benut de beschikbaarheid (capaciteit) van medewerkers optimaal, doordat je precies weet wie wanneer aan het werk is en waar aan gewerkt wordt. Door het plannen van capaciteit heb je direct inzicht of een medewerker ruimte heeft voor het aannemen van een nieuw project. Ook helpt de capaciteitsplanning bij het goed verdelen van taken onder medewerkers en het bewaken van de werkdruk.

• Elk project begint met een projectbegroting. Hierin zijn onder meer begrote uren opgenomen. Door het plannen van capaciteit kun je snel begrote uren vergelijken met de uren die aan een project gewerkt zijn. Zo krijg je een goed beeld van jouw kwaliteiten als planner. Zijn er te veel of juist te weinig uren gepland voor een project? Deze informatie helpt je in de toekomst bij het nog beter plannen van vergelijkbare of nieuwe projecten. Daarnaast helpt deze informatie je salesteam om het juiste aantal uren te verkopen voor een project.

Tip: laat jouw medewerkers uren registreren. Urenregistratie is een handige manier om de daadwerkelijk gemaakte uren te vergelijken met de uren die gepland zijn voor een project of taak.

• Een capaciteitsplanning helpt je bij het plannen van nieuwe projecten. Doordat je inzicht en overzicht hebt in de projectplanning weet je precies op welk moment je een nieuw project in kunt plannen. Dit geeft je direct een goed beeld over beschikbaarheid van medewerkers en werkdruk. Heb je ruimte voor een spoedklus? Of zie je dat de planning van jouw teams steeds voller wordt? Afhankelijk van de planning kun je bijsturen of ingrijpen, bijvoorbeeld door het aannemen van nieuw personeel.

Valkuilen van een planning maken

Je kunt een projectplanning zo uitgebreid en gedetailleerd inrichten als je zelf wilt. Maar, daar zijn wel risico’s aan verbonden. Geen enkel project is hetzelfde en elke klus heeft z’n eigen uitdagingen. Hoe goed je je best ook doet om je aan een planning te houden, er zijn altijd factoren die jouw planning in de war schoppen. Zorg er daarom voor dat je een project niet te specifiek of enthousiast plant, maar houd rekening met veranderende omstandigheden. Zo kom je bij een tegenvaller niet direct in tijdsnood. Goed plan, toch?

Voorkom deze valkuilen door deze richtlijnen aan te houden:

• Houd de planning eenvoudig
• Plan de hoofdlijnen, niet de details
• Geef teams de verantwoordelijkheid voor de invulling per dag
• Bespreek regelmatig de voortgang van projecten

Uren schrijven geeft verdieping aan planning

Een projectplanning is een overzichtelijke weergave van alle afspraken, werkzaamheden en kosten van een project. Maar, om een goed beeld te krijgen of jouw planning in praktijk ook klopt is het belangrijk dat teamleden en medewerkers gemaakte uren op een project registreren. Aan de hand van een urenregistratie krijg je meer inzicht in de tijd die besteed wordt aan een project en of dit in lijn is met de planning. Ook kun je door middel van uren schrijven gemaakte uren goed verantwoorden.

Is urenregistratie vaste prik in jouw bedrijfsprocessen, dan verzamel je waardevolle inzichten. Je voorkomt verloren uren, controleert eenvoudig op productiviteit en houdt grip op projecten. En dat betaalt zich uit in een hogere winstgevendheid. Nu en in de toekomst.

Manieren voor het plannen van projecten

Voor het plannen van projecten zijn verschillende methoden die projectmanagers helpen bij het maken van een projectplanning. Voorbeelden van methoden voor het plannen van projecten zijn:

• Strokenplanning, balkenplanning, Gantt-chart

Een strokenplanning of balkenplanning geeft de planning weer in horizontale stroken op een kalender of tijdlijn. Elke rij geeft een fase of activiteit weer, weggezet in de tijd.

• Scrum- of sprintplanning (agile werken)

Een scrum-planning verdeelt een project in gedetailleerde korte tijdsblokken van één dag tot twee weken. Voor elk projectonderdeel (sprint) wordt een nieuwe sprintplanning gemaakt.

In de praktijk worden diverse manieren van planningen vaak gemixt. Zo kunnen agile teams die vaak op de korte termijn plannen, soms een strokenplanning maken voor eenmalige projecten of om milestones weg te zetten in een jaarplanning.

Zelf een projectplanning maken met Excel

Welke methode geschikt is voor het maken van een projectplanning verschilt per bedrijf of organisatie. Kleinere bedrijven of zelfstandig ondernemers vinden vaak in Excel een geschikte tool voor het plannen van projecten. Het voordeel van Excel is dat het programma gratis en gangbaar in gebruik is. Je hebt de vrijheid het document in te richten en vorm te geven op de manier die het beste bij jouw bedrijf past. Tot zover een prima oplossing.

Werk je tegelijkertijd aan meerdere projecten of heb je meerdere medewerkers die bij een project betrokken zijn? Helaas moet je dan constateren dat de mogelijkheden van Excel beperkt zijn. Het handmatig bijhouden van een planning is enorm tijdrovend en – naarmate projecten uitgebreider worden – foutgevoelig en onoverzichtelijk. Zo kan het voorkomen dat je handmatig de planning moet bijwerken als een of twee projecten uitlopen. En loop je vast, bijvoorbeeld bij het schrijven van ingewikkelde formules, dan sta je er alleen voor. Ook kan een Excel-bestand slechts door één persoon tegelijkertijd bewerkt worden. Grote kans dus dat medewerkers informatie delen, zonder te weten of zij dit in de meest actuele versie van het projectplan doen.

Software voor projectplanning werkt

Wil jij meer controle, inzicht en overzicht in je projectplanning? Software voor projectplanning helpt je bij het vergroten van jouw winstgevendheid en het optimaliseren van jouw organisatie. Deze software is speciaal ontwikkeld voor het plannen van projecten. Wanneer je met jouw bedrijf steeds meer digitaal denkt en doet, maakt dit onderdeel uit van het projectmanagement.

Soorten planningsoftware voor projecten

• Best-of-breed

Best-of-breed software is ontwikkeld op basis van een specifieke bedrijfsactiviteit. Planningsoftware is dus speciaal ontworpen voor het plannen van projecten, helemaal op maat van dit proces. Met deze software heb je de garantie dat de software de allerbeste oplossing voor het betreffende bedrijfsproces biedt. Kijk ook of er mogelijkheden zijn dat deze software koppelt aan andere belangrijke projectinformatie, zoals je CRM, offertes of facturatie.

• ERP

ERP is een traditionele totaaloplossing voor bedrijfssoftware. In dit systeem wordt alle software binnen een bedrijf, van CRM en HRM tot urenregistratie en projectplanning, in één systeem aan elkaar gekoppeld. Zo heb je alle gegevens – van klantcontact tot facturatie – op één plek. In de praktijk zijn ERP-systemen vaak complex en gebruiken teams daarom slechts een klein deel van het potentieel.

• All-in-one

All-in-one softwareoplossingen zijn overkoepelende systemen voor meerdere bedrijfsprocessen. Met de software plan je projecten als onderdeel van het hele klanttraject; alle informatie, van eerste klantcontact tot facturatie, zit in een systeem. SaaS-oplossingen staan vaak bekend om hun gebruiksvriendelijkheid en mogelijkheden om extra software aan te koppelen.