Projectadministratie: alles wat je moet weten voor maximaal inzicht in projecten

Wat is projectadministratie?

Projectadministratie is het beheren en managen van projecten. Door het bijhouden van administratie rond projecten behoud je de controle over de voortgang, uitvoering en kosten van een project. Zo krijg je snel inzicht in gemaakte uren en gebruikte materialen, maar heb je ook op elk moment direct een beeld van de werkzaamheden die verricht zijn en de taken die nog op de projectplanning staan. Doordat je overzicht hebt, kun je snel bijsturen en projecten beter stroomlijnen. En hoe meer inzicht en kennis jij hebt, hoe beter je kunt sturen op een gezonde werkdruk, declarabiliteit en winstgevendheid.

Welke gegevens houd je bij van projecten?

In een projectadministratie houd je alle gegevens van een project bij. Binnen de administratie leg je deze zaken vast:

• Klantgegevens
• Klantinformatie
• Contactgeschiedenis
• Klantafspraken
• Offerte
• Projectplanning
• Projectbudget
• Uren
• Facturatie

De administratie van een project is van grote waarde voor het gehele projectmanagement. Het is een stuk eenvoudiger die grote klus goed te managen als je precies weet wat de actuele stand van zaken is, wie welke verantwoordelijkheden heeft en of alle projectdoelen behaald worden.

Wat levert projectadministratie op?

De belangrijkste waarde van een complete projectadministratie is overzicht van klanten, projecten en kosten. En overzicht betekent dat je de rust en vrijheid hebt om te doen waar jij en jouw team het beste in zijn.

Een overzicht van klanten en projecten geeft rust. Welke werkzaamheden zijn verricht, welke taken staan nog open? Klopt de projectplanning nog of moet er bijgestuurd worden? Projectinformatie geeft je alle middelen om samenwerking tussen collega’s en teams te verbeteren en helpt je bij het verbeteren van de communicatie naar de klant. Doordat je op elk moment weet wat de actuele status van een project is, kun je klanten ook op een onverwacht moment direct een haalbare, duidelijke – en eerlijke – projectupdate geven. Alle informatie is immers op één plek te vinden. Van afgeronde taken tot urenregistratie. Zo wordt het halen van deadlines geen overwerk, maar ‘business as usual’.

Een real-time overzicht van de kosten heeft als resultaat dat projecten winstgevender zijn. Teams die uren schrijven en direct zien welke impact de uren hebben op het budget van de klant, overschrijden tot vijftig procent minder vaak het budget. De urenregistratie geeft daarnaast ook stuurinformatie over de productiviteit, declarabiliteit en winstgevendheid van projecten. Daardoor weet je welke opdrachten, klanten en medewerkers bijdragen aan het succes van jouw organisatie en kun je tijdig bijsturen wanneer een project uit de pas dreigt te lopen.

Urenregistratie geeft inzicht in kosten en efficiëntie

Zoals je hebt gelezen hangt het succes van projecten af van verschillende factoren. Het belangrijkste onderdeel van een project is het element waar de hoogste kosten aan verbonden zijn: de uren. Uren maken onder de streep het verschil tussen een goed en minder goed project. Zijn er meer uren gemaakt dan begroot? Dan moet je tijdens het opstellen van de factuur even slikken. Bereken je deze uren door aan de klant of neem je je verlies?

Een projectadministratie met urenregistratie voorkomt verrassingen op de factuur. Het registreren van uren is niet ingewikkeld of veeleisend. Het is niet de leukste klus, maar is voor bedrijven de manier om op effectieve wijze de winstgevendheid te vergroten. Door tijdschrijven krijg je een goed beeld of jouw urenbegroting klopt en hoe efficiënt jouw organisatie werkt. Data die ook in de toekomst superhandig is bij het maken van kostprijscalculaties voor nieuwe of vergelijkbare projecten.

De geschreven uren vormen tevens de basis voor jouw facturatie wanneer je geen vaste projectprijs hebt afgesproken met de klant – of wanneer jouw klant om een toelichting van gefactureerde uren vraagt.

Voordelen voor bedrijven die uren registreren

Zonder inzicht in uren heb je geen controle. Medewerkers staan onder druk om deadlines te halen en vaak zet dit een gehele organisatie op scherp. Door het registreren van uren voorkom je deze onrust. Een projectadministratie met een complete urenregistratie zorgt er ook nog eens voor dat je sneller kunt factureren. Teams die uren schrijven factureren tot wel 85 procent sneller, omdat alle uren tussentijds zijn verzameld en goedgekeurd.

Kun je projectadministratie in Excel bijhouden?

Projectadministratie bestaat uit veel informatie die continu bijgewerkt wordt. Al deze gegevens wil je het liefst op één plek verzamelen om overzicht te houden. Een goede administratie helpt je efficiënter werken, zeker wanneer je tegelijkertijd aan meerdere projecten werkt. Maar, hoe doe je dit en welke tools kun je hiervoor gebruiken? Voor kleinere bedrijven en zelfstandigen is Excel vaak een prima oplossing. Iedereen kan prima uit de voeten met dit programma en wanneer het aantal medewerkers en projecten te overzien is, kun je projectadministratie in Excel goed bijhouden.

Aan Excel kleven echter beperkingen. Worden projecten en teams groter en groeit daarmee de informatiestroom? Dan kan een Excel-sheet al snel onoverzichtelijk zijn. Formules worden lang en complex en zijn gevoelig voor fouten. Daarnaast kan een Excel-document alleen real-time worden bijgewerkt als alle medewerkers tegelijkertijd toegang hebben tot het bestand. Dat vergroot echter de kans dat iemand per ongeluk een regel verwijdert of overschrijft, waardoor de informatie niet meer betrouwbaar is.

Wanneer je te veel tijd besteedt aan de administratie van projecten of projectmanagement in Excel, is het verstandig om jouw administratie te automatiseren met een softwareoplossing.

Software voor projectadministratie kiezen

Het voordeel van software voor projectadministratie is dat deze gebruiksvriendelijke programma’s speciaal voor deze doeleinden ontwikkeld zijn. Door het automatiseren van alle administratieve handelingen en het ‘live’ bijwerken en bijhouden van projectinformatie breng je overzicht en rust binnen jouw organisatie. Alle belangrijke informatie, van projectvoortgang en projectbudget tot urenregistratie, is verzameld op één plek. Zo maak je elk project volledig inzichtelijk en ben je minder tijd kwijt aan administratieve werkzaamheden. Deze gewonnen tijd investeer je vervolgens in andere (belangrijke) taken en zaken.

Koppel administratie van projecten aan boekhouding

Software voor projectadministratie biedt veel mogelijkheden om jouw bedrijfsvoering te innoveren en optimaliseren. Projectadministratiesoftware is namelijk eenvoudig te integreren met andere systemen en onmisbare toepassingen voor de ondernemer die succesvol wil groeien. Integreer bijvoorbeeld eenvoudig je boekhouding met de software, zodat je inkoopfacturen automatisch kunt importeren op projecten.

Zo heb je alle informatie bij elkaar. Projectadministratie brengt overzicht en rust in de organisatie, zodat er meer ruimte is om topprestaties te leveren voor je klanten.