Maak tijdschrijven voor jou als architect zo eenvoudig mogelijk
Het is bij architectenbureaus geen geheim dat het onderwerp tijdschrijven voer is voor frustratie en debatten op de werkvloer. Er heerst een constant spanningsveld tussen het sturen op uren of kwaliteit.
Uiteindelijk is tijdschrijven wel business. Simplicate maakt tijdschrijven voor alle medewerkers zo eenvoudig mogelijk, zodat zij focussen op dat wat ze het liefst doen. In dit blog lees je hoe onze software tijdschrijven eenvoudig maakt voor jouw architectenbureau.
Tijdschrijven in Simplicate
Met Simplicate geef je met zo min mogelijk inspanning, zo duidelijk mogelijk aan waar tijd aan is besteed. Voordat je medewerkers de eerste keer tijd gaan schrijven, richt je eerst (eenmalig) jouw omgeving in en stel je projectafspraken vast.
Jouw omgeving in Simplicate is ingericht naar de best practice voor architecten. Daarnaast denkt de consultant van Simplicate met je mee om de software perfect aan te sluiten op de specifieke processen van jouw bureau.
Is de omgeving optimaal ingericht? Dan is het voor de medewerkers eenvoudig om uren te schrijven. Tijdschrijven doe je in vijf korte stappen:
- Vul je uren in
- Selecteer het project waaraan je hebt gewerkt (relatie & projectnaam)
- Kies de dienst of de fasering waaraan je hebt gewerkt (bijv. SO, VO, etc.)
- Selecteer de urensoort (kies jouw discipline: tekenen, ontwerpen, etc.)
- Geef eventueel een toelichting op je gewerkte uren
Tijdsregistratie op jouw manier
Iedereen schrijft tijd op zijn eigen manier. Daarom zijn er drie methodes om in Simplicate tijd te schrijven. Medewerkers kunnen zelf een methode kiezen die voor hen het eenvoudigst is:
- Tijdschrijven in een app (handig voor onderweg)
- Tijdschrijven via je agenda of timesheet
- Tijdschrijven via een timer
Valkuilen van tijdschrijven voorkomen
Hoe zorg je dat tijdschrijven niet tot frustratie leidt? We helpen je om de bekende valkuilen van tijdsregistratie op tijd te zien en via de software af te vangen.
Niet communiceren waarom tijdschrijven belangrijk is
Veel creatieven vinden tijdschrijven gedoe. Soms voelt het als controle. Heldere communicatie vergroot het draagvlak voor tijdschrijven. Wees transparant over je doelen en maak deze duidelijk zichtbaar. Stel bijvoorbeeld als doel dat je als team vaker binnen het budget wilt blijven. In Simplicate zie je direct wat het effect van de geschreven uren is op het totale budget. Daarmee voorkom je de helft van alle budgetoverschrijdingen.
Versnipperde tijdsregistratie en veel ad-hocwerkzaamheden
“Het kost veel tijd om dit allemaal vast te leggen en te bedenken wat ik ook alweer precies heb gedaan”. Herken je deze uitspraak? Tijdsregistratie is ingewikkelder wanneer je versnipperde dagen hebt, korte overleggen op kantoor, telefoontjes, mailtjes, vragen van collega’s.
De software helpt je om anders om te gaan met versnipperde uren. Door een minimale tijdsregistratie van bijvoorbeeld een kwartier mee te geven, leer je automatisch in blokken te denken. Dat bevordert de focus. Ook helpen de verschillende middelen om je registratie bij te houden, zoals een timer of door je uren via de agenda of timesheet te registreren. Zo vergeet je niet wat je hebt gedaan.
Te gedetailleerd uren schrijven
Graag kijken we samen met jou naar het juiste niveau van urenregistratie. Er ontstaat vaak een spanningsveld tussen de rapporterende laag en medewerkers die uren schrijven. Hoe gedetailleerder je schrijft, hoe meer inzichten je uiteindelijk krijgt. Maar vraag je te veel van je medewerkers, dan bereik je het tegengestelde effect. Een hoog detailniveau is ingewikkeld. Men weet niet waar ze op moeten schrijven, er ontstaan vragen en weerstand, de post “overige uren” hoopt op en je verliest inzicht.
Wij helpen je om de balans te vinden tussen waardevolle inzichten en een overzichtelijke urenregistratie. De software helpt hierbij door de gelaagdheid in je projectmanagement. Bij de tijdsregistratie kies je eerst voor het project, vervolgens de fase, en vervolgens de discipline. Zo word je binnen drie klikken naar een gedetailleerd niveau geloodst.
Vergeten om tijd te registreren
Ook als je vergeet om tijd te registreren, helpt Simplicate jou door middel van push notificaties om je uren van de week in te dienen.
Urenregistratie en projectmanagement
Zoals je hierboven hebt gelezen, is tijdregistratie voor architecten heel eenvoudig in te richten. Simplicate beperkt zich overigens niet alleen tot urenregistratie. De software vormt de kern van je bedrijfsvoering en projectmanagement. De urenregistratie is geïntegreerd met CRM, Sales, Projecten, Planning, Uren, Facturen en HRM. Daardoor heb je alle informatie op een plek. Zo ervaar je een eenvoudige flow van eerste klantcontact tot factuur.
Capaciteitsplanning
De urenregistratie in de software is onder andere geïntegreerd met de capaciteitsplanning. De capaciteitsplanning geeft inzicht hoeveel werk er ligt en wanneer ruimte is voor nieuwe projecten. Plan de projecten in bij medewerkers en zie op basis van hun rooster of zij al volgepland zijn.
Zo krijg je inzicht in de capaciteit. De uit te voeren werkzaamheden komen als taken in de agenda. De medewerker hoeft enkel nog aan te geven wanneer ze zijn uitgevoerd en kan de werkelijk besteedde uren aanpassen wanneer deze afwijken.
Facturatie
Wanneer een project is afgerond, zet je de geschreven uren met een klik om naar een conceptfactuur. Met Simplicate factureer je gemakkelijk op basis van regie, een honorarium of beiden tegelijk. Stuur je factuur in een keer, per fase of in andere termijnen.
Inzichten
Simplicate houdt op elk moment bij hoeveel tijd er is ingepland en geregistreerd op de lopende projecten en per fase. Zo heb je real-time inzicht in je budgetten en heb je controle over jouw projecten.
