Hoe architectenbureaus omgaan met overuren en creativiteit

Iedere architect is trots op zijn of haar portfolio. De kwaliteit van het werk gaat altijd voor, ook wanneer dat betekent dat je extra uren maakt om tot het perfecte ontwerp te komen. Overbesteding is daardoor vrij normaal geworden in de branche. Een keer over het budget heengaan is niet erg. Maar wanneer je continu meer uren besteed dan is afgesproken, dan legt dat te veel druk op je bureau.

In dit artikel kijken we hoe overbesteding ontstaat en vooral hoe je overbesteding kunt voorkomen. Wanneer jij de middelen hebt om tijdig bij te sturen op projecten, creëer je een gezonde werkdruk, een goede werksfeer en rust over je financiën. Je krijgt meer inzicht in het succes van jouw projecten en bent in staat om jouw medewerkers meer ruimte te geven voor creativiteit.

Architect geeft meest om reputatie en werkplezier

Om te begrijpen waarom overbesteding van uren zo veel plaatsvindt bij architectenbureaus, is het goed om de intrinsieke waarden van architecten te kennen. Reputatie en plezier in het werk zijn de belangrijkste professionele waarden. Deze zijn veel belangrijker dan economische waarden, zoals een winstmotief. Dat blijkt uit de dissertatie Open for Business van Marina Bos-de Vos (2018).

Deze mindset zet zich door in alle aspecten van het werk. Zo besteden architecten gemiddeld veel extra tijd aan een goed ontwerp, waardoor deze creatieve fase negen van de tien keer uitloopt. Ook aan tenders wordt in de praktijk meer tijd besteed dan vooraf was gepland. Architecten zijn competitief en om een goed portfolio te presenteren, komt het regelmatig voor dat je bureau soortgelijke opdrachten aanneemt voor een lager tarief.

Daarnaast blijkt uit onze eigen gesprekken met eigenaren van architectenbureaus dat zij de minste affiniteit hebben met de administratieve kant. Sommige bureaus stelden de facturatie zo lang uit, dat ze pas facturen verstuurden zodra het geld echt nodig was. Dit leidt echter tot stressvolle situaties.

Omdat de administratie niet de hoogste prioriteit heeft, missen veel eigenaren en projectleiders inzicht. Vaak hebben zij wel het gevoel dat uren weglekken, maar is het moeilijk om daar de vinger op te leggen. Ondertussen legt het weggeven van gratis uren en overbesteding onnodig veel druk op het bureau. Want met een aantal eenvoudige aanpassingen is het al mogelijk om een fantastisch project te ontwerpen, terwijl je ook een gezond financieel resultaat behaalt.

Inzicht in urenbesteding

Om inzicht te krijgen waar de uren heen gaan en of dat uitkomt met het afgesproken budget van de klant, is het nodig om tijd te schrijven. Tijdschrijven is niet altijd even leuk, maar helpt je wel om patronen te ontdekken. Urenregistratie is dan ook niet bedoeld als persoonlijke controle, maar om te controleren of de tijdsinschatting voor het gehele project haalbaar is. Door beter te plannen, creëer je meer focus en houd je de werkdruk in balans.

In het ideale geval heeft de projectleider realtime inzicht in de geschreven uren en de impact op het budget. Zo creëer je financieel bewustzijn. Wanneer het project uitloopt, kan de projectleider tijdig met het team of de opdrachtgever om tafel om oplossingen te bespreken. Ook is het voor de projectleider duidelijk op welke fase overbesteding plaatsvindt. Door dit inzicht is het mogelijk om huidige projecten bij te sturen en toekomstige projecten beter te plannen.

De ervaring is dat het in het begin even schrikken is hoe snel het budget opgaat. Het betekent niet meteen dat het project de mist in gaat. Vaak kan dit in volgende fases weer beter in balans komen. Financieel bewustzijn bij de projectleider zorgt ervoor dat je overzicht en controle houdt, terwijl de kwaliteit voorop blijft staan.

Inzicht in toekomstige omzet

Voor de eigenaar van een architectenbureau geeft het rust om te weten welke omzet er in de toekomst aankomt. Je maakt toekomstige omzet inzichtelijk door in kaart te brengen welke projecten er lopen, tegen welke prijsafspraken en welke facturatiedata zijn vastgelegd. Ook de planning is hierbij van belang; welke fases lopen uit, waardoor de toekomstige omzet opschuift? Overzicht van de planning en afspraken maakt duidelijk wanneer je toekomstige omzet kunt verwachten.

Een hoge productie van uren betekent niet dat deze uren ook factureerbaar zijn. Wanneer je vaste prijzen hanteert, zijn de extra uren namelijk voor eigen rekening. Overschrijd je team structureel budgetten, dan gaat dat ten koste van je verwachte omzet. Daarom is het van groot belang om de budgetten op vaste prijzen goed te monitoren, en niet alleen naar de urenbesteding te kijken.

Daarnaast helpt inzicht in projectresultaten je om strategische keuzes te maken voor de toekomst. Merk je bijvoorbeeld dat kleinere projecten voor particulieren relatief meer tijd kosten en je hier minder marge behaalt, dan is het verstandig om een goede balans te zoeken met projecten waarop je meer resultaat behaalt. Hoewel het financiële doel niet het belangrijkste is voor de meeste architecten, kan dit jou wel meer focus geven op projecten waar je kracht ligt en waar je echt blij van wordt.

De projectresultaten zijn het eenvoudigst bij te houden in projectsoftware die automatisch signaleert. Op die manier ben je weinig tijd kwijt aan informatie verzamelen en heb je sneller inzicht. Verderop in dit artikel geven we tips bij het kiezen van geschikte projectmanagementsoftware voor architecten.

Stuurinformatie op basis van 2 KPI’s

Als eigenaar weet je op basis van slechts twee KPI’s of je een financieel gezond resultaat kunt behalen. Dit zijn productiviteit en declarabiliteit. Het voordeel hiervan is dat je heel snel weet hoe je bureau ervoor staat.

Productiviteit is het percentage uren die je medewerkers aan betaalde projecten voor klanten werken. Declarabiliteit zijn de productieve uren die je daadwerkelijk factureert aan de klant. Je declarabiliteit verbetert als je efficiënter werkt op projecten met een vaste prijs.

Als je in het verleden altijd al uren schreef, kan je je productiviteits- en declarabiliteitsdoelen bepalen op basis van de gegevens van afgelopen vijf jaar en deze ieder jaar iets verbeteren. Lig je op schema met deze doelen, dan weet je zeker dat je je geplande omzet gaat halen.

Om te sturen op productiviteit en declarabileit moet je voldoen aan deze voorwaarden:

• Iedereen schrijft sluitend uren (dat wil zeggen: alle gewerkte roosteruren plus overuren zijn verantwoord)
• De kostprijs van medewerkers is duidelijk (uit de Benchmark 2022 van Simplicate blijkt dat de gemiddelde kostprijs per medewerker 60,58 euro per uur is, gebaseerd op alle medewerkers, van junior tot eigenaar)
• De projectbudgetten zijn zo reëel mogelijk ingeschat

Maak centraal inzicht eenvoudig

In de praktijk blijkt dat architecten het moeilijk vinden om inzicht te verkrijgen, omdat de administratie vaak erg versnipperd is over meerdere systemen of Excel-sheets. Daardoor ontbreekt het inzicht in uren en de budgetten per fase. Maak het proces daarom eenvoudig en toegankelijk voor alle medewerkers.

Van 16 uur per maand administratie...

De reden dat inzichten ophalen vaak veel moeite kost, is dat het proces van factureren en inzichten bijeenbrengen veel uitzoekwerk vergt en daardoor niet leuk is. In het begin wist je uit je hoofd aan welke opdrachten je bureau werkte. Maar dat is steeds moeilijker te onthouden wanneer je groeit; je hebt meer informatie nodig om te weten of het goed gaat.

Administratief medewerkers zijn gemiddeld zestien uur per maand kwijt om alle uren te verzamelen, facturen op te stellen en te controleren voor verzending. De informatie staat verspreid over diverse locaties, zoals persoonlijke e-mail, Word-bestanden en Excel. Veel bureaus leunen daarnaast op verouderde software waar maar één persoon goed mee overweg kan.

Uit gesprekken met medewerkers bij architectenbureaus blijkt dat zij bang zijn dat de informatie uit die vele bronnen fouten bevat; er ontstaan meerdere waarheden en het is onduidelijk welke versie actueel is. Wanneer betrouwbare, harde cijfers ontbreken, heerst vaak een onderbuikgevoel en worden belangrijke beslissingen uitgesteld.

Naar 4 uur per maand administratie...

Een goede oplossing is om het gehele interne proces van eerste klantcontact tot factuur vast te leggen in projectmanagementsoftware voor architecten. Zo kun je alle projecten van begin tot eind volgen en houd je overzicht van de verschillende fases. Omdat alle informatie vastligt in één systeem, hebben alle medewerkers toegang tot relevante informatie. Wanneer deze processen goed zijn uitgelijnd, is het mogelijk om alle facturatiegegevens en stuurinformatie te verkrijgen in minder dan vier uur per maand.

Let er bij de keuze voor projectmanagementsoftware op dat de software eenvoudig in gebruik is voor alle medewerkers. Vooral de urenregistratie moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Kijk ook of de verschillende onderdelen in de software goed met elkaar samenwerken, zodat je een betrouwbaar inzicht krijgt in het verloop van je projecten.

Veranderende rollen

De introductie van projectmanagementsoftware voor architecten is ook een kans om de rol van de projectleider groter te maken. Waar vroeger de eigenaar alle keuzes maakte, is het bij een groeiend bureau een logische stap om projectleiders meer verantwoordelijkheden te geven, eventueel ondersteund door een bureaumanager. Daardoor neemt de werkdruk voor de eigenaar sterk af en heeft hij of zij meer ruimte voor creativiteit en strategie, terwijl de projectleider meer inzicht en overzicht krijgt.

Meer overzicht voor projectleiders

Waar projectleiders eerder verantwoordelijk waren voor de oplevering van het project, zien we bij steeds meer bureaus dat software projectleiders helpt om inzicht te krijgen in het financiële succes van een project.

Een projectleider die verantwoordelijk is voor het financiële resultaat is betrokken bij de begeleiding van klanten, maakt offertes, projectplanning, houdt de budgetbewaking bij, keurt uren goed en controleert facturen. De administratieve last neemt gemiddeld genomen toe, maar projectmanagementsoftware helpt om dit proces eenvoudiger te maken. Het voordeel is dat projectleiders meer controle hebben over het verloop van projecten. Dit overzicht geeft meer rust.

Medewerkers schrijven uren

Medewerkers blijven de focus houden op creativiteit en uitvoerende taken. Zij geven de projectleider inzicht door uren te schrijven. De tip is om volledig tijd te schrijven in een week, zodat de projectleider of eigenaar goed onderscheid kan maken tussen tijd voor betaalde opdrachten, tenders en interne projecten. Daarmee zie je realtime hoe de productiviteit van medewerkers is en waar bijgestuurd moet worden, om dit te verhogen.

Eigenaren hebben meer ruimte voor strategie

Eigenaren en financieel medewerkers hebben veel minder administratieve taken door projectsoftware waarin alles samenkomt. Omdat de administratie al gedurende het gehele project op één plek wordt vastgelegd en bijgehouden, gaat factureren veel sneller.

Daarnaast geeft projectsoftware de mogelijkheid om gegevens eenvoudig te analyseren. Denk bijvoorbeeld aan het onderhanden werk, productiviteit van medewerkers en toekomstige omzet. Omdat je dit centraal is opgeslagen weet je zeker dat deze informatie betrouwbaar en actueel is. Daarmee is het eenvoudiger om goed onderbouwde beslissingen te nemen.

Medewerkers meekrijgen in ontwikkelingen

Hoe verander je interne processen in een organisatie waar het continu druk is, en je het ook nog leuk en gezellig wilt houden? Wanneer je nieuwe processen introduceert bij je medewerkers, is het belangrijk om hen mee te nemen in de ontwikkelingen. Zo neem je eventuele spanning of onzekerheid weg. Het belangrijkste is om aan te geven waarom je iets verandert en wat dit oplevert.

Ga je bijvoorbeeld voor het eerst uren schrijven? Geef aan dat het niet is om medewerkers persoonlijk te controleren, maar om inzicht te krijgen en te kunnen leren voor toekomstige fases en projecten. Op die manier leer je hoe je slimmer kunt werken, zodat je de werkdruk gezond houdt en juist meer tijd overhoudt voor creativiteit. Deel de resultaten van de verandering ook met je medewerkers, zodat zij begrijpen wat de positieve impact is van hun gezamenlijke inspanningen.

Tips bij het kiezen van projectsoftware voor architecten

Als architect wil je zo veel mogelijk mooie projecten opleveren en zo min mogelijk administratie. Projectmanagementsoftware helpt je om je interne processen eenvoudig en overzichtelijk vast te leggen. Daardoor komen je medewerkers in de flow en hebben eigenaren en projectleiders meer stuurinformatie. Waar moet je op letten bij de keuze van projectmanagementsoftware?

Drie soorten software

Je hebt drie soorten aanbieders van software voor architecten:

• Best of breed
• ERP-systemen
• Cloud / all-in-one software

Best of breed is software dat is gespecialiseerd in één taak. Denk bijvoorbeeld aan een online boekhoudpakket, een online CRM-systeem of planningsoftware. Het voordeel is dat deze software één probleem heel goed oplost. Het nadeel is dat je moet uitzoeken hoe je alle informatie samenbrengt; zijn er integraties of moet je handmatig gegevens uitdraaien?

ERP-systemen of maatwerkpakketten zijn heel volledig en kunnen bijna alle taken aan binnen jouw architectenbureau. Je kunt deze systemen helemaal naar eigen wens inrichten met hulp van consultants. Het nadeel is dat deze systemen vaak op een aparte (Windows-) server draaien, je altijd iemand moet inhuren voor onderhoud of wijzigingen in je proces, en het complex is om mee te werken. Het is moeilijk voor nieuwe medewerkers om het systeem te leren kennen, waardoor je uiteindelijk niet alle inzichten eruit haalt die je nodig hebt.

Cloud of all-in-one software is moderne, gebruiksvriendelijke software. Deze software bundelt diverse informatie, zoals je klantgegevens, projectmanagementsoftware en facturatie. Alle medewerkers kunnen veilig inloggen vanaf hun eigen laptop of smartphone. Het voordeel is dat het zeer gebruiksvriendelijk is en alle informatie op één plek staat. Een nadeel is dat de software niet volledig op maat te maken is; het is daarom belangrijk om te ontdekken of de software echt past bij de best practice voor architecten.

Inzicht in projectresultaten

Projectsoftware gaat je helpen om inzicht te krijgen in projectresultaten. Bedenk vooraf welke stuurinformatie je minimaal nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan realtime inzicht in productiviteit en declarabiliteit, budgetten, planning en toekomstige projectresultaten.

Kijk ook hoe de software deze inzichten presenteert. Worden alle gegevens automatisch voor je samengebracht in een begrijpelijke vorm, of moet je zelf alle gegevens verzamelen en uitdraaien om inzicht te krijgen? Hoe eenvoudiger de software dit proces maakt, hoe beter je beslissingen kunt maken op actuele resultaten.

Inzicht per fase

Omdat je als architect projecten opdeelt in fases, is het noodzakelijk dat de projectmanagementsoftware dit ondersteunt. Bijvoorbeeld door inzicht te krijgen in de (prijs)afspraken, het budget en uren per fase, de planning en facturatie.

Kijk daarbij ook of de software jouw manier van factureren ondersteunt. Werk je alleen op regiebasis, of ook op vaste prijs, en maakt de software het mogelijk om een mix hiervan op een factuur te plaatsen?

Gebruiksvriendelijkheid van de software

Uit gesprekken met medewerkers bij architectenbureaus blijkt dat de gebruiksvriendelijkheid van projectsoftware noodzakelijk is voor een goede adoptie van het gekozen systeem. Is het systeem te ingewikkeld, dan zal alle administratie uiteindelijk bij een of twee personen terechtkomen, wat tot veel extra druk zal leiden. Is de software juist heel eenvoudig en intuïtief in gebruik, dan vergroot je het werkplezier en zul je betrouwbaardere inzichten krijgen.

Een veelgestelde vraag is hoeveel tijd medewerkers bezig zullen zijn met de administratie. Het doel van projectsoftware is dat medewerkers zo min mogelijk tijd besteden aan administratie en zo veel mogelijk aan mooie projecten. Projectleiders zijn gemiddeld iets meer tijd kwijt aan administratie, maar daar krijgen ze veel realtime overzicht en inzicht voor terug. Kantoren van meer dan 10 medewerkers kunnen tot 1 FTE besparen op administratie.

Integraties met andere software

Breng daarnaast ook jouw softwarelandschap in kaart. Wat kan de projectmanagementsoftware van jouw keuze en welke aanvullende software heb je nodig om alle processen uit te lijnen? Bekijk de mogelijkheden voor integraties, bijvoorbeeld met je e-mail, online agenda, online boekhoudpakket en meer.

Datamigratie en overstappen

Breng ook jouw huidige gegevens in kaart. Welke data wil je meenemen naar de nieuwe software en welke mogelijkheden zijn er voor een veilige datamigratie? Bespreek ook welke ondersteuning de aanbieder biedt tijdens het overstappen naar de nieuwe software, zodat je jouw primaire proces zo veel mogelijk door kunt laten gaan tijdens de implementatie.

Bij de onboarding is het slim om de eigenaar, projectleiders, bureaumanager en een financieel medewerker te betrekken. Samen maak je keuzes die impact hebben op het uiteindelijke inzicht wat je uit de nieuwe software haalt.

Wat levert inzicht in budgetten en uren op?

De investering in projectmanagementsoftware verdien je ruimschoots terug. Door inzicht in budgetten en uren weet je precies waar overbesteding plaatsvindt. Ook weet je welk effect overbesteding heeft op jouw medewerkers, klanten en omzet.

Inzichten geven rust. Door betrouwbare, actuele informatie weet je wat je moet veranderen en hoe urgent het is om deze veranderingen door te voeren. Ook medewerkers geven aan dat zij meer rust ervaren in een goed georganiseerd bureau. Heldere processen dragen bij aan meer werkplezier. Ze vinden het fijn dat ze niet meer zelf processen hoeven te bedenken om hun projecten te beheren, maar zich beter kunnen focussen op de creatieve aspecten van het vak. Zo vertelt bureaumanager Joke Kwakernaak van Arco Architecten: ‘Nu maken architecten vooraf goede afspraken met de klant en is er geen discussie achteraf. Dit is professioneler en werkt prettiger voor iedereen. Mijn collega’s zijn soms verbaasd hoe snel een offerte is getekend of hoe snel een klant heeft betaald.’

Tot 50% minder budgetoverschrijdingen

Teams die uren schrijven en zelf realtime inzicht hebben in hun uren, overschrijden tot 50% minder vaak het budget. Daarbovenop zorgen efficiëntere processen voor meer flow in jouw bureau, zodat je minder tijd kwijt bent aan administratie en meer focus hebt op creativiteit.

Hoe krijg jij inzicht in overbesteding en budgetten?

Staan kwalitatief mooie projecten bij jou voorop, maar heb je hulp nodig om inzicht te krijgen in jouw projectresultaten? Neem dan gerust contact met ons op. Het is ook mogelijk om een vrijblijvend kennismakingsgesprek in te plannen. Dan kijken we samen hoe jouw bureau in de meest efficiënte flow komt, zodat jij meer ruimte hebt voor creativiteit.