Een project is succesvol wanneer deze binnen de tijd, binnen het budget en naar tevredenheid van de medewerkers en opdrachtgever is opgeleverd. Projectmanagement draait om het beheersen van projecten; de organisatie, voorbereiding, planning, uitvoering en afronding van een project.

In dit blog lees je wat projectmanagement is, op welke KPI's je stuurt om opdrachten tot een succes te maken en hoe projectsoftware je daarbij kan helpen. Dat geeft de vrijheid om te doen waar je de allerbeste in bent; mooie en winstgevende projecten opleveren.

Wat is projectmanagement?

De essentie van projectmanagement is de beheersing van het project. Dat betekent dat alle processen van eerste klantcontact tot factuur helder moeten zijn. Een project kan alles omvatten; een Europese aanbesteding voor de bouw van nieuwe software voor een overheidsorganisatie tot het opleveren van een eenvoudige website voor een lokale ondernemer. Het doel is om het project succesvol af te ronden, naar tevredenheid van alle partijen.

KPI’s van succesvolle projecten

De projectmanager stuurt op winstgevende projecten. Daarvoor gebruikt hij of zij KPI’s: key performance indicators, of kritieke prestatie-indicatoren. Dit zijn de meest gebruikte KPI’s voor projectmanagers:

Planning/deadline
Budget: verwacht vs besteed
Uren schrijven
Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers

Exclusief voor klanten:
Wil je meer inzicht in jouw projecten en resultaten? Volg de training Projectbeheer en ontdek welke effecten de acties op projectniveau hebben op je facturatie en rapportages.

Verschillende methodes van projectplanning

Er zijn meerdere methodes om een project te plannen. De meest vooruitstrevende bedrijven werken flexibel, bijvoorbeeld volgens de methodiek van agile en scrum. Deze methodes hebben als overeenkomst dat ze flexibel meebuigen met de werkelijke voortgang van het project.

Gantt charts, ook wel bekend als strokenplanning of een balkenplanning, worden ook nog gebruikt als hulpmiddel, maar zijn minder flexibel en moeilijker aan te passen bij verandering.

Scrum en agile projectplanning

Scrum en agile projectplanning draait om flexibiliteit. Het project is opgedeeld in sprints, ook wel iteraties of timeboxes genoemd. Een sprint duurt een tot drie weken. In die periode wordt het belangrijkste werk in die fase opgeleverd. De klant bepaalt samen met het team waar de focus ligt. Aan het eind van de sprint stel je samen de focus van de nieuwe sprint vast.

Het voordeel van agile werken of scrummen is de flexibiliteit. Iedere cyclus besteed je kort tijd aan planning en evaluatie, waardoor het team de ruimte krijgt om direct te doen wat op dat moment belangrijk is voor de voortgang van het project. Zo speel je sneller in op veranderende behoeftes van een klant.

Gantt charts, strokenplanning en balkenplanning

Een Gantt chart is een verouderde wijze van projectplanning. Een Gantt chart is ook bekend als een strokenplanning of balkenplanning. Hierbij zet je projecttaken op volgorde van uitvoering op een tijdlijn, waarbij direct inzichtelijk is wanneer een taak uitgevoerd dient te worden en welke taken afhankelijk van elkaar zijn. Het voordeel van een Gantt chart is het detailniveau waarin een project vooraf is uitgedacht. Dat is ook direct het nadeel: wanneer een deel van het project wijzigt, kost het relatief veel tijd om de strokenplanning of balkenplanning aan te passen op de realiteit.

Sturen op winstgevende projecten

Een project hoort winstgevend te zijn wanneer deze is opgeleverd binnen de tijd en binnen het gestelde budget. In de meeste organisaties is vooraf vastgesteld welke prijzen zijn gekoppeld aan de dienstverlening. Soms is een projectmanager ook betrokken bij de salesfase en helpt hij of zij met het opstellen van een realistische ureninschatting bij de offerte.

Na het tekenen van de offerte is het van belang om binnen het budget te blijven. Hiervoor is inzicht nodig:

Budget (totale hoeveelheid beschikbare uren)
Bestede uren
Geplande uren
Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers

Het budget is vastgesteld in de offerte. Hierin is opgenomen hoeveel uren medewerkers kunnen besteden aan taken. Besteden medewerkers minder uren tot het exact aantal uren, dan is een project winstgevend. Overschrijden medewerkers uren, dan draait een project quitte of verlies.

Sturen op uren

De eenvoudigste manier om toezicht te houden op het budget is uren schrijven. De meeste mensen vinden dit niet leuk. Houd de drempel voor uren schrijven zo laag mogelijk en gebruik bijvoorbeeld een timer, schrijf uren via de agenda of via een tool in de browser. De meeste mensen schrijven uren per dag of per dagdeel. Wanneer je veel dezelfde diensten doet voor enkele opdrachtgevers, kan het ook efficiënt zijn wekelijks uren te schrijven. Bijvoorbeeld wanneer een consultant elke dag bij een andere klant zit voor een training.

Wanneer alle teamleden hun uren dagelijks of wekelijks indienen, heeft de projectmanager een volledig overzicht en is het mogelijk om tussentijds te sturen op projectvoortgang. Zet daarvoor de gewerkte uren af tegenover het aantal geplande uren en het totale budget.

Productiviteit van medewerkers

Naast het aantal gewerkte uren is het ook van belang om te weten hoe productief medewerkers zijn. Productiviteit gaat over het aantal uren dat een medewerker besteed aan facturabele projecten van klanten, in relatie tot de beschikbare uren van de medewerker. Werkt een grafisch designer aan het ontwerp van de website van een klant, dan is hij productief. Wanneer de grafisch designer een stagiair begeleidt of een vergadering van het projectteam bijwoont, dan is dat niet productief.

De formule voor productiviteit is:

Directe uren (geschreven op een facturabel project)
gedeeld door (roosteruren - verlof)

Niemand kan de hele dag productief zijn. Er moet ook ruimte zijn voor koffiepauzes, werkoverleg, kennis opdoen en persoonlijke ontwikkeling. Een productiviteit van zeventig tot tachtig procent is normaal voor medewerkers met een uitvoerende functie. Een onderneming met een productiviteit onder vijftig procent is meestal verliesgevend.

Declarabiliteit

Declarabiliteit het is het percentage productieve uren, gecorrigeerd met de correcties die de projectleider doet, zoals af- en bijboekingen. Met declarabiliteit bereken je hoeveel productieve uren je daadwerkelijk factureert aan de klant.

De formule voor declarabiliteit is:

(Directe uren - niet te factureren nacalculatie-uren + correcties)
gedeeld door (roosteruren - verlofuren)

Heeft een grafisch designer bijvoorbeeld 12 uur besteed aan een websitedesign, maar was het budget 10 uur? Dan kan je die laatste 2 uur niet factureren aan de klant en zal de projectleider deze tijd afboeken (tenzij je hier duidelijke afspraken over hebt gemaakt met de klant).

Medewerkers kunnen meestal niet of nauwelijks sturen op declarabiliteit, omdat de projectleider meestal de voorwaarden van de factuur bepaalt. Honderd procent declarabiliteit is wel het streven, maar is niet altijd een realistisch doel. Meerdere factoren kunnen dit beïnvloeden. Een verkoopmedewerker kan de uren onderschat hebben, waardoor medewerkers onvoldoende budget hebben om de gewenste kwaliteit te leveren, een klant komt steeds met nieuwe vragen en eisen of de complexiteit van de opdracht is onderschat. Wanneer de uren niet worden doorberekend aan de klant, zal de projectleider deze tijd afboeken en daalt de declarabiliteit.

Het is interessant om de declarabiliteit te onderzoeken op organisatie-, team- en klantniveau. Stel hiervoor een realistische norm op en onderzoek de uitschieters, om samen tot een beter projectresultaat te komen.

Projectadministratie voor soepele informatieoverdracht

Tijdens een project werken meerdere mensen samen. Projectadministratie helpt bij een soepele informatieopdracht tussen verschillende afdelingen. Het salesteam is verantwoordelijk voor de klantgegevens en afspraken in de offerte, de projectmanager bewaakt de projectvoortgang en maakt notities van tussentijdse communicatie, teamleden schrijven uren en bewaken het budget. Na oplevering van het project geeft de projectleider opdracht aan de financiële medewerkers om de factuur te sturen.

Een goed georganiseerde projectadministratie is toegankelijk voor alle betrokkenen. De informatie is snel en eenvoudig terug te vinden. Hiermee borg je de informatie wanneer een medewerker onverwacht uitvalt, maar zorg je ook voor snellere interne processen.

Projectadministratie maakt KPI’s meetbaar

Om te meten of de organisatie, een team of individuele medewerkers succesvol zijn, is het nodig om dit meetbaar te maken. Bepaal op welke doelen je wilt sturen en leg deze informatie vast in de projectadministratie. Denk bijvoorbeeld aan:

Urenregistratie voor inzicht in budget, onderhanden werk, productiviteit en declarabiliteit
Real-time inzicht in budget om actief te sturen op winstgevende projecten
Verschillen tussen offertes en facturen (projectresultaat
Planning, zodat je weet wanneer medewerkers tijd hebben voor een nieuwe klus, of je voldoende klussen hebt voor je medewerkers en wanneer een project gefactureerd kan worden

Projectsoftware kiezen

Iedereen wil doen waar hij de beste in is. Geen enkele medewerker in de organisatie houdt van administratieve rompslomp. Maak de projectadministratie daarom zo eenvoudig mogelijk.

Er is veel keuze in CRM- en projectsoftware. Online projectsoftware is onder te verdelen in drie categorieën:

Best of breed
Traditionele ERP-systemen
All-in-one CRM- en projectsoftware

Traditionele ERP-systemen

Traditionele ERP-systemen bieden een totaaloplossing voor de gehele organisatie. Vaak is hierbij maatwerk mogelijk. Het voordeel van een ERP-systeem is dat het bijna alles kan. Bedenk een gegeven wat je wilt registreren of meten en de functie zit erin of word voor je gemaakt. Het nadeel van een ERP-systeem is de hoge complexiteit. Ook is een ERP-systeem niet altijd web-based, waardoor de software niet continu onderhouden wordt. Houd daarom rekening met extra kosten voor implementatie en training voor medewerkers.

Best of breed projectsoftware

Best of breed software is de moderne oplossing voor een deelprobleem. Zo is er software waarmee je uitsluitend uren kunt schrijven, software voor projectplanning of CRM. Het voordeel is dat best of breed software vaak zeer goed scoort op die ene dienst die zij aanbieden. Het is relatief laag in de kosten en eenvoudig in gebruik. Het nadeel is dat deze oplossing niet altijd integreert met andere software, waardoor je uiteindelijk meer geld kwijt bent aan alle losse tools en het overzicht verliest.

All-in-one CRM- en projectsoftware

Moderne all-in-one CRM- en projectsoftware biedt een breed pakket van oplossingen, terwijl het eenvoudig in gebruik blijft. Dit type software optimaliseert alle bedrijfsprocessen. Omdat CRM, sales, projectmanagement, urenregistratie, planning en facturatie in een pakket zit, ontstaat er een natuurlijke flow van eerste klantcontact tot het verzenden van de factuur. Het voordeel is dat de projectadministratie hiermee eenvoudig is geborgd. Daardoor zijn medewerkers minder tijd kwijt aan administratieve rompslomp en doen zij juist waar zij de allerbeste in zijn; klanten helpen en toffe projecten opleveren.

All-in-one software kan echter niet alles. Voor specifieke oplossingen zijn integraties beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen CRM en de e-mail, een link tussen de urenregistratie en een persoonlijke agenda of de koppeling tussen de facturatie en het boekhoudpakket.

De taak van een projectmanager

Vaak werken meerdere mensen tegelijkertijd aan een project. De projectmanager houdt overzicht van een of meerdere projecten. Hij of zij bewaakt de organisatie en communicatie rondom de projecten. De projectmanager houdt toezicht op de randvoorwaarden, zoals de kwaliteitseisen van de opdrachtgever, het budget en de planning. Hoe meer inzicht de projectmanager aan het team geeft, hoe beter het team zelf kan sturen op een positief projectresultaat. Wanneer het project anders loopt dan verwacht, initieert de projectmanager vaak het contact met de opdrachtgever om de verwachtingen tijdig bij te stellen.

Taken van medewerkers in een projectteam

Medewerkers in een projectteam zijn verantwoordelijk voor deeltaken, zoals het schrijven van een adviesrapport, design of programmeren. Als medewerker maak je het project succesvol door:

Opleveren van kwalitatieve (deel)producten
Binnen budget blijven
Binnen de planning blijven
Rapporteren aan de projectleider of projectgroep

Om binnen het budget en de planning te blijven, is het nodig dat een projectleider hier inzicht in geeft, bijvoorbeeld door een urenlimiet op te geven. Wanneer het aantal uren bekend is, schrijf je als team uren en zorg je gezamenlijk dat je binnen de tijd blijft. Voor een projectmanager heeft urenregistratie als bijkomend voordeel dat de facturatie sneller gaat, omdat alle uren tussentijds zijn geregistreerd en goedgekeurd.

Veelgestelde vragen over projectmanagement

Wat is de definitie van projectmanagement?: Projectmanagement omvat de organisatie, voorbereiding, planning, uitvoering en afronding van een project. Een project is succesvol wanneer deze binnen de tijd, het budget en naar tevredenheid van de opdrachtgever is opgeleverd.
Welke eigenschappen heeft een projectmanager?: Een projectmanager heeft visie, sterke communicatieve eigenschappen, is een realistische planner, heeft financieel overzicht, kan controleren, delegeren en loslaten, is risicobewust en toont leiderschap.
Hoe maak je projecten winstgevend?: Een project is winstgevend wanneer deze binnen de tijd, binnen budget en naar tevredenheid van de klant is opgeleverd. Daarnaast zijn de productiviteit en declarabiliteit ook van invloed op het projectresultaat.
Wat is productiviteit?: Productiviteit gaat over het aantal uren dat een medewerker effectief besteed aan klanten.
Wat is declarabiliteit?: Declarabiliteit het is het percentage productieve uren, gecorrigeerd met de correcties die de projectleider doet, zoals af- en bijboekingen. Met declarabiliteit bereken je hoeveel productieve uren je daadwerkelijk factureert aan de klant.
Wat is een KPI?: KPI staat voor key performance indicators. In het Nederlands betekent de term kritieke prestatie-indicatoren. Hiermee maak je de prestaties in de organisatie meetbaar.
Wat is een Gantt chart?: Een Gantt chart is een strokenplanning of balkenplanning, waarbij de projecttaken zijn uitgezet op een tijdlijn. Een Gantt chart laat zien wanneer een taak uitgevoerd dient te worden en in welke volgorde.

Alles wat je moet weten om projecten tot een succes te maken