Tips voor accountants om sneller te factureren

Tip 1. Leg prijsafspraken vast binnen het project van de klant

Je spreekt met de klant af welke diensten je gaat verlenen. Deze leg je vast in de opdrachtbevestiging. Je calculeert hoeveel uren je verwacht te maken. Een deel kan je goed inschatten en plaats je onder een vaste prijs, of je geeft een indicatie en rekent uiteindelijk de werkelijk bestede uren af.

In beide gevallen wil je weten:
Hoe verhoudt de urenbesteding zich ten opzichte van wat je had ingeschat?

Je wilt immers geen uren afboeken of de klant verrassen met een hogere nota. Maak daarom vooraf helder wat je budget is per dienst en per klant, zodat je ieder moment inzicht hebt in de urenbesteding in relatie tot het budget. Simplicate is de enige software waarmee je deze informatie real-time per klant en per dienst inzichtelijk hebt. Daarom overschrijden teams die met Simplicate werken, tot vijftig procent minder vaak het budget.

Hier zie je een voorbeeld van een project. De uren zijn gebudgetteerd en besteed. Je ziet ook wat de verwachte omzet is en hoeveel je reeds hebt gefactureerd.

Tip 2. vaste werkzaamheden voor een vaste prijs

Omdat werkzaamheden steeds meer geautomatiseerd kunnen worden, kan je steeds efficiënter werken. Betekent dit minder uren, dus minder omzet? Wel als je het oude prijsmodel van uurtje factuurtje hanteert. Of wanneer je maandelijks uren corrigeert om op het afgesproken bedrag uit te komen. Maar het is veel efficiënter om een vast bedrag af te spreken. Dat is makkelijker voor jou en duidelijker voor de klant.

Kies je voor een vaste prijs, dan weet je precies de waarde wat je gaat factureren. Controleer wel tussentijds en voor de oplevering of de afgesproken uren kloppen met het werkelijke aantal uren. Een onderbesteding betekent winst voor jouw kantoor, een overbesteding betekent dat je uren moet afboeken, tenzij je dit vroegtijdig met de klant communiceert.

Tip 3. Inzicht in meerwerk

Vooral wanneer je een vaste prijs hebt afgesproken met je relatie, is het belangrijk dat de werkzaamheden goed zijn afgekaderd. Is dit niet mogelijk, spreek dan met de klant af om extra werkzaamheden te factureren als meerwerk.

Met Simplicate stel je eenvoudig in dat bepaalde uren alleen geboekt mogen worden op een specifieke (meerwerk) dienst. Daardoor boeken je medewerkers de uren correct en krijg je bij de facturatie een goed beeld van de extra werkzaamheden die je kunt factureren.

Binnen Simplicate kun je overigens alle factuurmethodes (nacalculatie, vaste prijs en abonnement) op één factuur tegelijk plaatsen. Dat is wel zo duidelijk voor je relaties. Op deze manier kun je alle advieswerkzaamheden tegelijk factureren met andere periodieke werkzaamheden. Je bepaalt uiteraard zelf of je het op één factuur plaatst, of los op een factuur.

Tip 4. Factureer loonverwerkingen per stuk

Voor sommige werkzaamheden koppel je de prijs aan het aantal verwerkingen. Bijvoorbeeld voor de loonverwerkingen of pensioenaangiften. Dat geeft duidelijkheid voor de klant, omdat hij daardoor niet de ene maand 65 en de andere maand 75 euro betaald, terwijl er geen personeelsmutaties zijn geweest.

Omdat je weet hoelang je ongeveer nodig hebt per verwerking, kun je hier een prijs per stuk voor instellen. Je medewerkers schrijven nog wel uren om achteraf te controleren of de stukprijs nog steeds correct is, maar het factureren gaat hierdoor een stuk efficiënter omdat je niet meer de vele urenregels van de loonadministratie corrigeert naar de juiste waarde.

Tip 5. Voorkom correcties achteraf

Accountants besteden de meeste tijd aan correcties achteraf; ze plussen en minnen om op een bepaald bedrag te komen, of passen beschrijvingen aan zodat de urenverantwoording ook duidelijk is voor de klant.Dat kan eenvoudiger met deze tips:

• Bepaal vooraf hoe je iedere dienst factureert. Bijvoorbeeld op basis van een vaste prijs of nacalculatie. Bij Simplicate zet je dit klaar in de projectenmodule, waardoor de factuur binnen negentig procent van de gevallen direct klaar is voor verzending.
• Zorg dat medewerkers real-time inzicht hebben in de budgetten per klant. Daardoor overschrijden ze tot vijftig procent minder vaak het budget en kun je uren sneller goedkeuren.
• Indien gewenst kun je op de factuur nog een uitgebreide toelichting geven op de verrichte werkzaamheden. Maar wanneer je de afspraken met de klant hebt gehonoreerd, zal jouw factuur geen verrassing zijn en werk je toe naar standaard omschrijvingen.