Minder afboeken, meer factureren
Hoe kun je afboekingen voorkomen? Deze kwestie is iedere maand aan de orde bij accountants. De confrontatie van overbesteding en het ongemak om de extra tijd in rekening te brengen levert veel declaranten pijn in hun buik op. Er zijn veel kantoren waar zelfs een 'acceptabele' norm geldt. Wat is de oorzaak van uren afboeken? En hoe kun je dit probleem oplossen? Lees deze tips en ideeën om deze pijn te voorkomen.
Minder afboeken door duidelijke afspraken
Als accountants- of administratiekantoor verricht je uiteenlopende werkzaamheden op financieel en fiscaal gebied. Van het opstellen en controleren van jaarcijfers tot aan complexe adviesvraagstukken. De klant heeft je gevraagd om je hierbij te helpen, omdat jij dit goed kan en de klant hierover geen zorgen wil. Hij zal niet verrast zijn dat hij voor deze werkzaamheden een rekening krijgt. Om hier geen onduidelijkheid over te laten bestaan, stem je de werkzaamheden met de klant af en bevestig je deze in een opdrachtbevestiging.
Een opdrachtbevestiging kent bij accountantskantoren een verplicht karakter, maar wil in de praktijk nog wel eens ontbreken voor de start van de werkzaamheden. Hier gaat het vaak mis. Duidelijke afspraken over de scope van de werkzaamheden en een goede inschatting van de kosten ontbreken. Dit is ook niet het leukste werk, maar voorkomt wel verrassingen bij het verstrekken van de factuur.
Inschatting monitoren
De werkzaamheden zijn niet altijd goed in te schatten. Je komt gaandeweg verrassingen tegen: gegevens worden laat of onvolledig aangeleverd, het aantal mutaties ligt toch hoger dan gedacht, of de klant bleek toch niet zo goed te zijn in boekhouden als hij aanvankelijk zelf dacht. Dan kan het eerste jaar tegenvallen qua tijdsbesteding en haal je de gemaakte afspraken niet. Dat betekent dat je uren moet afboeken en je verlies neemt, of alsnog in rekening brengt. Maar wat doe je het jaar erop? Bespreek deze inzichten met je klant.
Tip: Kunnen de werkzaamheden niet uit voor de ingeschatte prijs, geef het aan bij je klant en maak hierover nieuwe afspraken. Is daarvoor geen bereidheid, maak dan de keuze of je de klant wilt behouden met de maandelijkse afboekingen tot gevolg, of dat het beter is afscheid te nemen van elkaar.
Overbesteding vroegtijdig signaleren
Overbesteding op de werkzaamheden wordt vaak pas bij facturatie geconstateerd. Hier worden alle uren als declaratie voorgesteld en je vergelijkt de factuurwaarde met eerder verzonden facturen. Althans, dat is wat er vaak gebeurt. Eigenlijk is dat vreemd, want waarom zou je niet alles facturen wat je besteed hebt? Heb je als kantoor inefficiënt gewerkt, of besteed je structureel meer tijd dan je op nota kunt zetten en constateer je dat te laat?
Zorg dat je eerder inzicht krijgt op (dreigende) overschrijding van de uren, zodat je vroegtijdig kunt ingrijpen en afboekingen voorkomt. Je collega die de werkzaamheden uitvoert heeft wellicht moeite met deze werkzaamheden, waardoor het beter is dit intern aan een ander over te dragen. Of er is toch geen goede inschatting van de werkzaamheden gemaakt. Dan kun je beter meteen de klant daarvan op de hoogte stellen, voordat hij achteraf verrast wordt.
Budgetten vastleggen per type werkzaamheden
Het kan ook voorkomen dat bepaalde werkzaamheden goed binnen budget blijven, maar dat andere werkzaamheden tegenvallen. Het vastleggen van budgetten op type werkzaamheden helpt enorm om gerichter in beeld te krijgen waar overbesteding dreigt. Zo kan het prima voorkomen dat de jaarrekening netjes binnen budget blijft, maar de financiële administratie maandelijks een gevecht is om rond te krijgen. Door je beoogde aantal uur (en daarmee financieel budget) vast te leggen voor de verschillende activiteiten krijg je beter inzicht waar de schoen wringt.
Factureer meerwerk en advies separaat
Naast je reguliere werkzaamheden kan er meerwerk ontstaan. Een extra B.V. oprichten, een herstructurering, advies geven over een bepaalde regeling. Kortom, een uitgelezen kans om extra uren te besteden voor deze klant.
Je wilt echter niet dat deze uren je 'vaste jaarwerkzaamheden' vervuilen, dus houd deze ook apart inzichtelijk in je uren- en facturatiesysteem. Ook hiervoor geldt: maak duidelijke afspraken over de inschatting van de kosten én hoe je dit in rekening brengt. Worden de werkzaamheden op basis van regie of tegen een afgesproken prijs doorbelast? Op deze manier kun je ook deze extra werkzaamheden monitoren of de besteding van uren binnen het beoogde budget blijven. Want hoe beter je de gemaakte afspraken waarmaakt, hoe minder uren je zult afboeken. En hoe sneller je kunt factureren.
Behoud goede klantrelaties
Kortom, maak duidelijke afspraken over de werkzaamheden en de manier waarop je dit in rekening brengt. Zorg dat je vroegtijdig inzicht krijgt in budgetten en overschrijdingen daarvan, zodat je eerder het gesprek met de klant hierover kunt aangaan en geen uren afboekt. Dan stuur je die factuur echt een stuk makkelijker weg én behoud je een goede klantrelatie.
Exclusief voor klanten:
Wanneer je Simplicate al gebruikt, heb je nu al de mogelijkheid om minder af te boeken. Ben je benieuwd hoe je met Simplicate meer inzicht krijgt in de uitvoering van opdrachten en de effecten op je facturatie en rapportages? Volg de training 'Projectbeheer'.
