Zo krijg je als architectenbureau grip op jouw budget

Ieder architectenbureau heeft ermee te maken: je hebt een opdracht aangenomen tegen een vaste prijs en nu is het aan jou om het gewenste resultaat op tijd én binnen budget op te leveren. In dit artikel leggen we je in vijf stappen uit hoe jij grip houdt op jouw budget.

Stap 1: Bepaal het interne budget

De meeste architectenbureaus nemen opdrachten aan tegen een vaste prijs of vast honorarium. Dit is bijvoorbeeld gebaseerd op een percentage van de bouwkosten of een vergoeding per vierkante meter. De basis voor een positief projectresultaat (en een tevreden klant) begint met heldere afspraken over de uit te voeren werkzaamheden en het beschikbare budget.

Vertaal het beschikbare budget naar een intern budget in uren en euro’s. Doe dit zo specifiek mogelijk door het budget per fase op te delen. Pas een verdeelsleutel toe aan de betrokken disciplines, zoals de architect, tekenaar, projectmanager en andere disciplines. Houd ook rekening met te verwachten kosten voor uitbesteed werk en overige kosten. Zo weet je bij de start van het project precies hoeveel uren je kunt besteden om binnen het budget te blijven.

Tip:
Het bepalen van de ideale verdeelsleutel kan lastig zijn en vergt ervaring. Kijk bijvoorbeeld naar de urenbesteding op eerdere, vergelijkbare projecten en gebruik deze kennis als basis. Maak je al gebruik van software voor urenregistratie, dan is het verkrijgen van de gewenste informatie eenvoudig.

Stap 2: Maak gebruik van een planning

Een planning geeft richting aan de uit te voeren werkzaamheden en dwingt je vooraf na te denken hoe je de werkzaamheden op tijd en binnen budget oplevert.

Houd bij het inplannen van werkzaamheden rekening met de overeengekomen oplevertermijnen, de beschikbare budgetten, maar ook (minstens zo belangrijk) met de benodigde disciplines en het ervaringsniveau van medewerkers. Een senior medewerker is duurder dan een junior medewerker als zij ongeveer evenveel tijd nodig hebben voor een taak. Dat heeft invloed op je budget. Door werkzaamheden bij de juiste personen neer te leggen, verklein je de kans op een overschrijding van jouw deadlines en budget.

Bij grote projecten is het raadzaam om de uit te voeren werkzaamheden op te splitsen in kleinere taken die voorzien zijn van een toelichting. Op deze manier is het voor medewerkers duidelijk wat er van hen verwacht wordt en hoeveel tijd hiervoor beschikbaar is. Bovendien kan er eerder bijgestuurd worden als werkzaamheden onverhoopt uitlopen.

Tip:
Houd een marge aan tussen het aantal uren dat je voor werkzaamheden inplant en het beschikbare budget. Op deze manier is er altijd ruimte voor uitloop, zonder dat dit direct leidt tot een overbesteding.

Stap 3: Maak gebruik van een urenregistratie

Het gebruik van een urenregistratie is noodzakelijk om de voortgang van jouw project te kunnen monitoren. Registreer uren op hetzelfde niveau (fase, discipline, taak) als waarop gepland en gebudgetteerd is. Op deze manier krijg je inzicht in de urenbesteding ten opzichte van het budget én de voortgang van geplande werkzaamheden.

Tip:
Om niet achter de feiten aan te lopen, is het belangrijk dat medewerkers dagelijks alle uren registreren. Dit voorkomt vervelende situaties waarbij je op een (te) laat moment constateert dat je al enige tijd geleden over het aantal geplande of gebudgetteerde uren bent gegaan, waardoor bijsturen niet goed meer mogelijk is.

Stap 4: Bewaak tussentijds de voortgang van jouw project

Door dagelijks de voortgang van het project te monitoren, blijf je dicht op de bal. Met een goed overzicht van alle projecten kosten dit weinig tijd. Eventuele overschrijdingen van deadlines, geplande uren of budgetten vallen in een vroeg stadium op. Hierdoor kun je bijtijds actie ondernemen om de schade te beperken.

Stap 5: Evalueer na afloop het verloop van jouw project

Ieder project is anders. Door projecten na afloop te evalueren, krijg je zicht op zaken die goed gingen en dingen die voor verbetering vatbaar zijn. Door hier lering uit te trekken, kun je jouw werkprocessen verbeteren waardoor het in de toekomst beter mogelijk is om het verloop van projecten te voorspellen en je nog beter grip houdt op jouw budgetten.

Tip:
Maak gebruik van slimme tools die jou het werk eenvoudiger maken.

Gratis e-book

Vond je dit blog interessant? Download ook het gratis e-book ‘Zo zorg je voor winstgevende projecten en tevreden klanten’. Hierin vertellen we hoe je meer inzichten krijgt in projectmanagement en urenregistratie.