Overstappen naar een nieuw systeem is altijd spannend voor een organisatie, zeker voor de financiële afdeling. Om de overstap minder spannend te maken, vind je hier informatie hoe je werk met Simplicate nog efficiënter, leuker en waardevoller wordt.

In dit artikel bespreken we:

Waarom je sneller facturen verstuurt
Hoe je geen factureren over het hoofd ziet
Mogelijkheden om je facturatie aan de boekhouding te koppelen
Eenvoudig debiteurenbeheer
Hoe je meer inzicht krijgt met financiële rapportages

Gemakkelijker factureren

Een groot en belangrijk voordeel van Simplicate is dat de facturatie in hetzelfde programma zit als de projecten en urenregistratie. De software maakt zelf factuurvoorstellen op basis van je projectinrichting en eventueel op basis van geregistreerde uren en kosten. Op deze manier helpt de software voorkomen dat je iets vergeet te factureren en dat er omzet weglekt.

Factuursjablonen

Doordat Simplicate werkt met factuursjablonen, staan de facturen al klaar in de gewenste lay-out. Alle belangrijke informatie is gevuld op basis van de gegevens in je Simplicate CRM-module. Simplicate verstuurt nooit automatisch facturen zodat je zelf de eindcontrole houdt, maar we maken het wel heel gemakkelijk om met een paar muisklikken alle facturen collectief te versturen.

In het overzicht van factuurvoorstellen zie je altijd wat er al gereed is om te facturen. Ook zie je wat er nu nog niet gereed is, maar wat je binnenkort wel verwacht te gaan factureren. Het kan zijn dat iets nog niet gereed is, omdat er nog geen facturatiedatum is ingevuld, of omdat er uren of kosten zijn die eerst goedgekeurd moeten worden voordat ze gefactureerd mogen worden. Door regelmatig te controleren wat er niet gereed staat, voorkom je dat je iets vergeet te facturen. Op deze manier helpt Simplicate je tevens om eerder te factureren, wat bevorderlijk is voor je cashflow.

Alles in één systeem

Doordat je offertes, projecten, uren, kosten, en facturen allemaal in één systeem zitten, praat je altijd over dezelfde informatie. De waarden uit verschillende modules sluiten altijd naadloos op elkaar aan. Exports uit verschillende systemen met elkaar vergelijken en onderzoeken waar de verschillen vandaan komen is daarmee verleden tijd.

Meer inzicht

Bovenstaande en andere functionaliteiten zorgen ervoor dat je facturatie veel sneller en makkelijker verloopt. Omdat je alleen maar valideert en niet meer creëert, houd je tijd over voor toezicht houden, sturen op de totalen en strategisch denken. Uiteraard bieden we een groot aantal financiële rapportages die je daarbij kunnen helpen.

Zo biedt Simplicate direct inzicht met omzetprognoses op basis van je salestrajecten en lopende projecten. In verschillende omzetrapportages zie je hoeveel je hebt gefactureerd binnen een bepaalde branche en welke diensten de meeste omzet opleveren. Bovendien kun je handig filteren en doorklikken om verder de diepte in te gaan.

Inzicht in geschreven uren

Daarnaast zijn er rapportages die inzicht geven in geschreven uren. Per project, dienst, medewerker en team zie je snel hoe de waarde van de uren zich verhouden tot ingestelde targets. We tonen zelfs de waarde van de geplande taken in de toekomst, en ook dit kun je afzetten tegen zelf ingestelde targets. Om je resultaten te analyseren bieden we rapportages op het gebied van brutomarges. Bekijk deze per medewerker, per ‘urensoort’ (zelf ingestelde activiteit of functie) of voor afgesloten projecten.

Zo biedt Simplicate op alle interessante KPI’s voor jullie bedrijfsvoering een passende rapportage. Deze wordt automatisch gegenereerd, dus je hoeft niet meer zelf rapportages te bouwen op basis van data uit verschillende systemen. Door het gemak van het factureren en de automatische rapportages houd je tijd over om de data te analyseren, er daadwerkelijk actie op te ondernemen, en op die manier nog waardevoller te worden voor je organisatie.

Onboarding

De facturatie is een standaard onderwerp van de onboarding. Neemt jouw organisatie onboarding af, haak dan aan bij de sessie van de business consultant die jouw organisatie helpt. Zo krijg je een compleet beeld van de mogelijkheden om controle te houden over de financiën.

Meer inzicht en tijd voor jouw financiële afdeling met Simplicate