PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE

Jij wilt een duidelijk overzicht van al jouw projecten. Verlopen projecten volgens afspraak, binnen de planning en blijven ze binnen het budget? De software van Simplicate geeft jou en jouw team snel alle belangrijke informatie. Je hebt real-time inzicht in:

• Geschreven uren per project
• Besteed en beschikbaar budget
• Offertes en afspraken
• Capaciteitsplanning
• Status van facturen
• Toekomstige omzet

Zo heb je alle informatie over jouw klanten en projecten op één plek.

Jouw projecten zijn een succes wanneer de klant tevreden is en je eindigt met een positief projectresultaat. Project management software helpt je om deze doelen eenvoudig te monitoren. Met Simplicate stel je een budget op. Medewerkers schrijven tijd en zien direct welke impact dit heeft. Omdat zij direct zien hoeveel tijd er nog beschikbaar voor een klant, overschrijden teams die uren schrijven tot vijftig procent minder vaak het budget.

Daarnaast toont Simplicate automatisch rapportages van je onderhanden werk, toekomstige omzet en daadwerkelijke omzet op projecten. Ontdek welke klanten of taken extra tijd nodig hebben en waar je winst op maakt. Zo stuur je samen met je team op een positief projectresultaat.

Overzicht van al je projecten en uren

Hoe staan je opdrachten ervoor? Wij geven overzicht van al jouw projecten en uren. Grote projecten deel je eenvoudig op in fases of deeltaken. Zo houd je zicht op de beschikbaarheid van medewerkers, budgetten en de voortgang van het project. Loop je een keer uit de pas, dan signaleren jij en jouw team dit tijdig.

Met onze project management software:

• heb je altijd een actueel overzicht van alle projecten
• zie je real-time het beschikbare en bestede budget per project
• toont de capaciteitsplanning de real-time beschikbaarheid van je medewerkers
• schrijf je eenvoudig uren
• factureer je razendsnel

Waar wil jij meer over weten? We laten het je graag zien in een vrijblijvende demo.

Onze project management software is inclusief urenregistratie en planning. Omdat alles met elkaar is geïntegreerd, ervaar je een soepele flow in al jouw bedrijfsprocessen.

Medewerkers schrijven eenvoudig tijd op projecten. Tijdschrijven doe je op de manier die jij het prettigst vindt, via de browser of de Simplicate app. Bijvoorbeeld via de timesheet, agenda, of timer. Ook integraties met bijvoorbeeld Jira zijn mogelijk.

Via de planning zet je taken klaar voor je collega’s. De planning is gekoppeld aan de roosters en beschikbaarheid van je medewerkers. Daardoor zie je direct wie beschikbaar is. Plan zoals jij dat fijn vindt, op dag-, week-, of maandniveau. Collega’s slepen taken eenvoudig naar tijdsblokken in hun agenda en houden zo eenvoudig hun werk en uren bij.

Met Simplicate is het eenvoudig om uren goed te keuren. Goedgekeurde uren staan automatisch klaar op de conceptfacturen voor de klant. Deze verstuur je met een klik. Zo win je veel tijd op je facturatieproces.

Projectsoftware geeft alle informatie die je als manager nodig hebt. Simplicate toont jou heldere rapportages. Bijvoorbeeld:

• Inzicht in budgetoverschrijdingen
• Toekomstige omzet
• Onderhanden werk
• Uitgebreide projectrapportages, waaronder brutomarges
• Omzetrapportages op diverse niveaus (bijv. per dienst, klant, team, etc.)
• Productiviteit- en declarabiliteit
• Inzicht in groei door nieuwe klanten
• Inzicht in customer lifetime value

Kies de KPI’s die het belangrijkste zijn om jouw doelstellingen te meten. Met Simplicate zoom je gemakkelijk in op de resultaten om hier op detailniveau meer over te leren.

Na oplevering van een tof project weet je direct wat je de klant factureert en wat jouw bruto omzet is. Met Simplicate komen jij en de klant niet voor verrassingen te staan. Wanneer jouw team uren schrijft, zie je direct of zij binnen het budget blijven. Loop je uit de pas, dan ziet het team dit meteen. Je krijgt een melding bij een budgetoverschrijding. Met deze real-time informatie stuur je het project tijdig bij.

De software van Simplicate brengt flow in jouw processen. Je gaat gemakkelijk van offerte naar een project. Het team schrijft uren op het project. De manager keurt deze uren goed, waarna ze direct als conceptfactuur klaarstaan. Controleer de factuur en stuur deze met een klik naar de klant.

Jouw facturatieproces gaat veel sneller met Simplicate, omdat alle projectadministratie aan elkaar is gekoppeld aan de software. Koppel je jouw boekhoudpakket aan Simplicate, dan staat de factuur daar ook automatisch klaar. Ook importeer je hier gemakkelijk je inkoopfacturen. De software houdt ook bij of de factuur is betaald binnen de afgesproken termijn. Stel een automatisch herinneringsplan in om je facturen sneller betaald te krijgen.

Project management software met facturatieproces

Jouw project is succesvol afgerond. Hoe wil je factureren? Met onze project management software zet je jouw afspraken met de klant gemakkelijk om in de juiste offerte. Factureer je project op abonnementsbasis, vaste prijzen of in termijn. Het is ook mogelijk om deze drie factuuropties te combineren op een factuur. Handig wanneer je naast je vaste werkzaamheden extra advies hebt gegeven.

De software zet de conceptfactuur automatisch voor je klaar. Deze is gebaseerd op de offerte en de geschreven uren. Je hoeft de factuur alleen nog te controleren en verzenden.

Als bureau gebruik je vaak meerdere soorten software. Koppel jouw favoriete tools eenvoudig aan Simplicate. Denk bijvoorbeeld aan Jira, Zapier, MailChimp of jouw online boekhouding. Staat jouw favoriete tool er niet bij? Via de open API is het mogelijk om deze eventueel (te laten) bouwen.

Maak het jou en je team eenvoudig. Met project management software bewaar je alle projectinformatie op één plek. Met Simplicate registreer je eenvoudig:

• Klantgegevens, zoals factuuradressen, contactgegevens en branche-informatie
• Klantcommunicatie op een tijdlijn, zodat je ziet wie wanneer welke informatie heeft gedeeld met de klant
• Offertes en afspraken, zodat de randvoorwaarden van het project voor iedereen duidelijk zijn
• Projecten, inclusief budgetten en planning
• Urenregistratie, eenvoudig te registreren op jouw manier
• Capaciteitsplanning, met real-time beschikbaarheid van jouw medewerkers
• Facturatie, gekoppeld aan jouw boekhouding en alle bovenstaande gegevens voor een supersnel facturatieproces

Via Business Intelligence (BI) toont Simplicate jou automatisch rapportages, gebaseerd op bovenstaande informatie. Zo heb je inzicht in onder andere jouw bruto marges, (toekomstige) omzet, onderhanden werk, productiviteit, declarabiliteit en meer.

Projectmanagementsoftware is een instrument dat teams ondersteunt bij het effectief en efficiënt beheren van projecten van begin tot eind. Het helpt bij het plannen, coördineren en volgen van taken, en stelt teams in staat om binnen tijd en budget te werken. Via projectmanagementsoftware, zoals Simplicate, kan bijvoorbeeld een projectleider of projectmanager in één oogopslag laten zien hoe het project ervoor staat, welke fase wordt afgerond, wat eraan komt en hoeveel uren nog kunnen worden ingezet.

Er zijn voornamelijk twee soorten projectmanagementsoftware: 'best of breed' en 'all-in-one'.

Best of breed

'Best of breed'-software is gespecialiseerd in één specifiek aspect van projectmanagement, zoals taakbeheer, tijdregistratie of kostenbeheersing. Deze software kan effectief zijn als je een specifieke uitdaging binnen je projectmanagementproces wilt aanpakken.

All-in-one

'All-in-one'-software, zoals Simplicate, biedt daarentegen een complete set bedrijfssoftware in één pakket. Dit soort software is ideaal voor bedrijven die een uniforme oplossing zoeken voor alle aspecten van planning software, van CRM-systeem en taakbeheer tot rapportage en facturatie.

Bij het aanschaffen van projectmanagementsoftware moet je verschillende factoren in overweging nemen.

• De functionaliteiten die je nodig hebt. Heb je een uitgebreide tool nodig die alle aspecten van projectmanagement dekt, of heb je slechts behoefte aan enkele specifieke functies?
• De kosten. Hoeveel ben je bereid te investeren in software en wat is het potentiële rendement op de investering?
• Gebruiksgemak. Hoe eenvoudig is de software in gebruik en hoeveel training is er nodig voor je team om het effectief te gebruiken?
• Compatibiliteit. Is de software verenigbaar met andere tools die je al gebruikt binnen je bedrijf? Het is belangrijk om al deze factoren in overweging te nemen om de beste keuze voor jouw bedrijf te maken.

1. Efficiëntie: met projectmanagementsoftware worden taken, verantwoordelijkheden en deadlines duidelijk worden gedefinieerd en bijgehouden, waardoor het makkelijker wordt om op schema te blijven. Dit kan leiden tot een aanzienlijke verbetering van de efficiëntie.
2. Verbeterde communicatie: met veel projectmanagementsoftware communiceren teamleden rechtstreeks binnen het systeem, wat de samenwerking en het delen van informatie vergemakkelijkt. Dit zorgt voor minder miscommunicatie en maakt het eenvoudiger om op één lijn te blijven.
3. Betere planning en organisatie: projectmanagementsoftware maakt het mogelijk om projecten op een gestructureerde en overzichtelijke manier te plannen. Dit kan helpen bij het identificeren van potentiële knelpunten, het aanpassen van de planning wanneer dat nodig is en het behalen van doelstellingen op tijd en binnen budget.
4. Real-time inzicht: projectmanagementsoftware biedt realtime-updates over de voortgang van het project, zodat teamleden en stakeholders altijd op de hoogte zijn van de huidige status en eventuele problemen die moeten worden aangepakt.
5. Risicobeheersing: door vroegtijdig inzicht te krijgen in de voortgang van een project, worden potentiële risico's en problemen eerder geïdentificeerd en aangepakt. Dit verkleint de kans op onaangename verrassingen en helpt om projecten op de rails te houden.
6. Kostenbeheersing: projectmanagementsoftware bevat functies voor budgetbeheer en kostenbeheersing, waardoor het makkelijker wordt om financiële doelstellingen te halen en te voorkomen dat projecten financieel uit de hand lopen.
7. Rapportage: Met projectmanagementsoftware geneer je eenvoudig rapporten over verschillende aspecten van het project, zoals voortgang, kosten en problemen. Dit is nuttig voor zowel interne doeleinden als voor het communiceren met klanten of stakeholders.