wrfkflow: architecten in gesprek over succesvoller werken

Als architect wil je de wereld mooier maken. Daar ligt jouw passie en kracht. Niet zozeer in administratie en uren schrijven. Hoe zorg jij dan toch dat jouw projecten binnen het budget blijven? Tijdens het inspiratie-event wrkflow op 19 mei spraken ruim 50 architecten en managers hoe zij hun interne processen hebben ingericht. Dat deden zij heel toepasselijk in het Hilton Hotel Amsterdam Airport, dat is ontworpen door Simplicate-klant en gastspreker Mecanoo.

Doordacht en aantrekkelijk ontwerp is alles

Het wrkflow-event startte met een toelichting van Peter Hager, co-CEO van Simplicate. Hij legde uit waarom architecten en Simplicate zo’n goede match zijn: ‘We zijn ervan overtuigd dat een doordacht en aantrekkelijk design van de software alles is. Daarom focussen we op gebruiksvriendelijkheid en een logische opbouw, zodat iedereen ermee kan werken.’ Na zijn toelichting over de visie op doorontwikkeling van de software, droeg hij het woord over aan vier architecten om te vertellen hoe zij hun processen hebben ingericht en welke uitdagingen ze hierin tegenkwamen.

Vier Simplicate-gebruikers aan het woord

Business Consultant Jan van der Weide vroeg vier managers van architectenbureaus het hemd van het lijf. De grootste uitdaging is om medewerkers de ruimte te geven voor creativiteit, terwijl je ook controle houdt over het projectresultaat. Daarbij stuitten deze managers op drie uitdagingen:

• Hoe laat je medewerkers uren schrijven?
• Hoe krijg je inzicht in budgetten en projectresultaten?
• Hoe geef je projectleiders meer (financiële) verantwoordelijkheden?

Uren schrijven

Joke Kwakernaak van Arco Architecten onderschrijft het belang van uren schrijven: ‘Wij zijn in wezen niet anders dan een accountant of advocaat. Wij verkopen onze kennis in de vorm van uren. Die uren moeten we goed kunnen schrijven om inzicht in je project en goede prijsvorming te krijgen, declarabel te zijn en het een beetje leuk te hebben met elkaar.’

Daniëlle Verweij van LEVS Architecten vult aan dat niemand houdt van uren schrijven. ‘Maar met Simplicate gaat dat wel makkelijker, dat maakt mensen blij.’

Inzicht in budgetten en projectresultaten

Door uren te schrijven krijg je inzicht in projectresultaten. Hoe belangrijk dat is, heeft Floris Overheul van Mecanoo ervaren. Als financieel directeur heeft hij een analyse gedaan over de resultaten over meerdere jaren. Hieruit bleek dat relatief veel projecten meer geld hebben gekost dan er was begroot, zonder dat de projectleider daarvan op de hoogte was. ‘Door projectleiders zelf een budget te laten opstellen en hen realtime inzicht te geven in het verloop van het projectresultaat kunnen we veel eerder bijsturen wanneer dat nodig blijkt. De kennis die we hiermee opdoen stelt ons ook in staat om betere keuzes te maken, bijvoorbeeld aan welke openbare aanbestedingen we meedoen.’ Sindsdien is het aantal verlieslatende projecten en acquisities afgenomen.

Financieel bewustzijn voor projectleiders

Alle sprekers hebben ervoor gekozen om projectleiders meer financiële verantwoordelijkheden te geven. ‘Winst maken zit niet in de top vijf doelstellingen van architecten. Dus het is best wel een uitdaging om onze projectleiders hier toch in mee te krijgen’, vertelt Bas Niese van Kraaijvangers Architects. Dat heeft hij gedaan door projectleiders in Simplicate op een visueel aantrekkelijke manier inzicht te geven in projectresultaten en budgetten. ‘Bij ons ziet elke projectleider wat we onderaan de streep verdienen.’

Benchmarkonderzoek

De software van Simplicate heeft heel veel mogelijkheden om je processen in te richten. Nog lang niet alle architectenbureaus maken overal gebruik van, blijkt uit een benchmarkonderzoek door Simplicate. De benchmark komt binnenkort beschikbaar. Je kan hier je gratis pre-order plaatsen.

Hierna volgden de break-out sessies. In kleine groepen spraken architecten over de inrichting van hun processen, wisselden ervaringen uit en bleven elkaar ook tijdens de borrel nog opzoeken om meer van elkaar te leren.

Bas Niese sluit af met een handige tip: ‘Denk groot, maar begin klein én creëer enthousiasme. Van daaruit gaat de software steeds meer voor je werken.’