Win meer aanbestedingen door echt impact te maken.

Hoe krijg je opdrachten van de overheid en corporates gegund? En welk uurtarief is acceptabel om opdrachten te winnen? Veel ondernemers worstelen met deze vraag. Volgens René Meertens, gunstrateeg en expert in Europese aanbestedingen winnen, is het uurtarief beslist geen breekpunt. ‘De laatste twee jaar zie ik de trend dat de kwaliteit van het voorstel doorslaggevend is.’

René geeft inzicht in de belangrijkste gunfactoren en vertelt hoe jij laat zien dat je jouw uurtarief meer dan waard bent.

Wat kan je leren van Europese aanbestedingen?

‘Alles wat op Europees niveau gebeurt, sijpelt uiteindelijk door naar onderhandse aanbestedingen en lokale opdrachten. Het spel wordt op dezelfde manier gespeeld, maar dan op een veld zonder lijnen, cornervlaggen en een scheidsrechter. De basis is hetzelfde: je wint een opdracht met een mix van een goed uurtarief, een goede relatie met de opdrachtgever en een goede oplossing. Of je hebt geluk.’

Tip 1: Onderzoek de vraag

‘Onderzoek eerst wat de opdrachtgever van jou vraagt. Ik start altijd bij de gunningscriteria. Dit is het hart van de aanbesteding. Hier staat de opdrachtomschrijving, vraag en de prijscriteria. De zoektocht naar de werkelijke vraag is voor ons vaak een proces van twee maanden. En als we uiteindelijk de echte vraag hebben gevonden, dan hebben we ook de beste oplossing. Geheid dat je de opdracht dan wint! Sommige partijen kunnen dit heel goed omschrijven, anderen vinden dit soms lastig. Stel vragen en probeer te begrijpen wat de opdrachtgever echt nodig heeft.’

Tip 2: Check de verhouding tussen prijs en kwaliteit

In de gunningscriteria staat de prijsfactor vermeld. ‘Is de prijs een enorm grote factor en je bent geen prijsvechter, doe dan niet mee.’ De trend is echter dat de kwaliteitsfactor steeds verder omhoog wordt geschroefd, tot vaak wel honderd procent. De overheidsbudgetten zijn de afgelopen jaren verhoogd en stijgen nog steeds, omdat zij omschakelen naar langetermijndenken.

‘Op dit moment zie je bijvoorbeeld uurtarieven bij communicatie- en marketingopdrachten van 125 tot 150 euro per uur voor projectmanagement. Het tarief van DTP-werk als onderdeel van de strategie gaat ruim boven de 50 euro per uur. Het gaat hier wel om grote opdrachten voor partijen zoals pensioenfondsen.’

Tip 3: Geniet van het creatieve proces en formuleer jouw visie

‘Het is ontzettend leuk om je te buigen over de oplossing. Met een langetermijnvisie zorg je voor innovatie en creativiteit binnen jouw eigen organisatie. Je blijft nadenken. Je doet niet wat je altijd deed, maar maakt ruimte om te innoveren.’

‘Heb je een oplossing die je niet alleen uit kan voeren? Zoek een partner die jouw visie wel kan uitvoeren. Aanbestedingen zijn uitermate geschikt voor samenwerkingen.’

Tip 4: Wees de beste partner

‘Opdrachtgevers willen steeds vaker partnerships inkopen. Laat dus zien dat jij de beste partner bent. Het geheim van de smid? Stel je kwetsbaar op en laat een vorm van gedeeld risico zien. Daarmee laat je zien dat je het samen doet.’

Tip 5: Regel de juiste referenties

‘Via best-practices laat je zien wat jouw partnership waard is. Leg uit wat het vraagstuk was bij een andere, vergelijkbare opdracht en vertel hoe je dit hebt opgelost. Omdat jij meedenkt voor de toekomst, hangt daar natuurlijk een ander prijskaartje aan. De opdrachtgever krijgt meer dan hij had gevraagd.’

‘Laat je echter niet afschrikken door zware referentie-eisen. Je mag een referentie gebruiken van een bevriend bedrijf of een samenwerkingspartner, zodat je toch heel gemakkelijk mee kunt dingen.’

En krijg je die referentie toch niet rond, dan ziet René nog een mogelijkheid: ‘Bedrijven kopen soms referenties door het laagste uurtarief aan te bieden. Dat kan een afweging zijn. Maar je moet zo’n mogelijk verliesgevende opdracht wel kunnen financieren.’

TIp 6: Dwing je opdrachtgever om jouw voorstel niet opzij te leggen

‘Uit ervaring weet ik dat de meeste beoordelingscommissies helemaal geen zin hebben om jouw offerte te beoordelen. Zorg dus dat ze zin krijgen om dat wel te doen.’

‘Onze offertes en inschrijvingen bij aanbestedingen zien er bijna uit als tijdschriften. Met design val je op, zeker als je weet dat er op Europees niveau nog veel kale teksten vanuit Word-bestandjes worden aangeleverd. Zorg ook voor een pakkende inleiding, een spannend verhaal. Dan gaan mensen echt lezen en komt jouw voorstel binnen. Vertel hoe je de opdrachtgever meeneemt en hoe je samen het probleem oplost.’

Tip 7: Vertel hoe je afscheid gaat nemen

‘Een samenwerking is vaak voor langere termijn, bijvoorbeeld voor vier jaar. Denk vooraf niet alleen na over de implementatie, maar vooral ook over het midden en einde van de samenwerking. Zeg bijvoorbeeld dat je een half jaar voor het einde van de samenwerking initiatief neemt om het contract af te ronden. Bereid de klant voor op het afscheid. En je zult zien dat je daarmee de deur opent voor een nieuwe overeenkomst…’

En dit moet je echt niet doen om een opdracht gegund te krijgen

Volgens René zijn dit de redenen waarom een offerte snel opzij wordt gelegd:

• Voorstellen aanleveren zonder enige opmaak (plain-text Word-bestand)
• Zichtbaar teksten kopiëren uit een andere offerte
• Vertellen hoe fantastisch jij bent
• 'Wij weten het beter dan jullie'
• Twijfelwoorden, zoals ‘misschien, mogelijk’

‘Natuurlijk weet je het beter en ben je fantastisch’, lacht René. ‘Maar je moet een connectie maken met de opdrachtgever. De tone-of-voice maakt je offerte magisch.’

Over René Meertens

René Meertens is gunstrateeg bij Corus. Corus helpt met het analyseren, begrijpen, schrijven en winnen van (Europese) aanbestedingen. Meer dan 90% van hun aanbestedingen zijn kwalitatief als beste beoordeeld.