Online projectmanagement: verschillen tussen best of breed, ERP en alles-in-een-software

Voor online projectmanagement zijn veel oplossingen. Streef je naar een volledig geïntegreerde oplossing voor je bedrijf via ERP of alles-in-één-bedrijfssoftware? Of kies je losse tools die het beste zijn in hun soort (best of breed)?

De keuze voor online projectmanagement is enorm. We leggen uit wat de voordelen en nadelen zijn van de verschillende soorten software.

Verschillende soorten software voor online projectmanagement

Voor online projectmanagement heb je keuze uit twee soorten software: best of breed software en alles-in-één-bedrijfssoftware.

Best of breed betekent dat je voor ieder vraagstuk in je bedrijf de beste software kiest. Bijvoorbeeld een losse tool voor CRM, mailing versturen of online projectmanagement.

Alles-in-één-bedrijfssoftware biedt meerdere oplossingen voor je bedrijf in één pakket.

Online projectmanagement & traditionele ERP-systemen

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Deze traditionele systemen bieden volledige alles-in-één-software voor grotere mkb-bedrijven. Deze software is vaak ontwikkeld vanuit een boekhoudapplicatie. Vanuit een ERP-systeem is alles mogelijk: CRM, HRM, voorraadbeheer, online projectmanagement en de financiële administratie. Aanbieders zijn bijvoorbeeld AFAS, Accountview, Unit4 en Exact.

Het voordeel is dat bijna alles mogelijk is. Daarmee kom je ook gelijk tot een nadeel. Het kost vaak veel tijd, trainingen en onderhoud om het volledige potentieel van de software te benutten.

Voordelen van ERP-systemen

• Verscheidene modules sluiten goed op elkaar aan
• Collega’s hoeven maar een systeem te leren kennen
• Alle managementinformatie is verzameld in een centrale database

Nadelen van ERP-systemen

• Hoge opstartkosten, omdat je hulp nodig hebt om de software goed in te richten
• Lage gebruiksvriendelijkheid; collega’s hebben handboeken of trainingen nodig
• Vaak niet online
• Moeilijk te integreren met moderne cloudsoftware (best of breed)

Online projectmanagement en best of breed oplossingen

Een best of breed oplossing is een softwareproduct dat slechts een vraagstuk van je bedrijf oplost. Best of breed wordt vaak aangeboden als SaaS-oplossing. Dit betekent Software as a Service, oftewel software die wordt aangeboden als een online dienst. In de consumentenmarkt zijn bedrijven als Netflix en Spotify hier goede voorbeelden van.

Best of breed software is vaak superieur op hun eigen gebied, zoals online projectmanagement. Deze oplossingen staan meestal lijnrecht tegenover traditionele ERP-systemen. Best of breed projectmanagementsoftware is vaak zeer gebruiksvriendelijk en gemakkelijk te integreren met andere software.

Voorbeelden van best of breed software zijn Sugar (CRM), Pipedrive (Sales), Basecamp (projecten) of Moneybird (facturatie).

Voordelen van best of breed voor online projectmanagement

• De losse tool biedt vaak exact wat je zoekt
• Relatief lage kosten per tool
• Eenvoudig in gebruik, vaak geen training nodig

Nadelen van best of breed software

• Iedere applicatie werkt anders; je collega’s moeten verschillende tools beheersen
• Integratie met andere software is niet altijd optimaal
• Managementinformatie is verspreid over verschillende tools en kost meer tijd om op te zoeken
• Veel losse tools leiden tot hogere kosten en lagere efficiëntie

Alles-in-één-oplossingen (SaaS) voor online projectmanagement

ERP- en best of breed-oplossingen hebben voor- en nadelen. Alles-in-één-software voor online projectmanagement combineert de voordelen van beide oplossingen.

Online projectmanagement is omvangrijk. Je hebt te maken met verschillende aspecten, zoals:

• Afspraken die zijn gemaakt met de klant
• Afspraken met teamleden
• Beheersing van tijd en budget
• Kwaliteitscontrole project
• Capaciteitsplanning

Voor een projectmanager is het ideaal wanneer alle basisinformatie samenkomt op een locatie. Alles-in-één-software voor online projectmanagement is hiervoor de oplossing. Hiermee leg je alle projectadministratie eenvoudig vast.

Wat kan alles-in-één-bedrijfssoftware?

Kies je voor volledige bedrijfssoftware waar online projectmanagement deel van uitmaakt, dan zijn alle onderdelen van je bedrijf geïntegreerd met jouw project. Hierdoor verloopt de opstartfase en afhandeling van een project soepeler. Je krijgt direct alle relevante gegevens van je salesteam. Teamleden schrijven uren op het project, die je na goedkeuring direct volgens afspraak met de klant factureert via dezelfde software.

Bedrijfssoftware met online projectmanagement heeft de volgende functionaliteiten:

• CRM software
• Sales
• HRM, inclusief roosters en actuele beschikbaarheid van teamleden
• Projectmanagement, inclusief actueel inzicht in budget
• Planning
• Taken en workflows
• Urenregistratie
• Facturatie
• Rapportages en dashboards voor het management

Wat kan niet met bedrijfssoftware, maar kan je integreren

• Payroll
• Boekhouding
• E-mail en agenda
• Mailingen
• Ticketsysteem voor vragen of bugs

Het is niet erg dat deze functies geen integraal onderdeel zijn van bedrijfssoftware. Deze functies worden niet door alle collega’s gebruikt of gaan te diep in op het proces. Daarnaast besteden veel mkb-bedrijven hun payroll en boekhouding uit aan externe partijen.

Let er bij de keuze voor bedrijfssoftware op dat er integraties mogelijk zijn met je belangrijkste software. Denk bijvoorbeeld aan je boekhoudpakket, MailChimp (mailingen) en andere best of breed software. Moderne alles-in-één-software voor online projectmanagement heeft vaak een uitstekende API, zodat je jouw pakket eenvoudig kan combineren met andere oplossingen.

Voordelen van alles-in-één-bedrijfssoftware

• Gebruiksvriendelijk en eenvoudig, (bijna) geen training nodig
• Snellere opstarttijd en administratieve afhandeling van je project
• Naadloze integratie van al je bedrijfsprocessen
• Managementinformatie komt uit een centrale database

Nadelen van alles-in-één-bedrijfssoftware bij online projectmanagement

Het eerste nadeel is dat online bedrijfssoftware niet altijd alles kan. Dit los je gemakkelijk op door best of breed software via de API te koppelen aan je bedrijfssoftware. De grootste valkuil van leveranciers van online projectmanagement is dat ze te veel willen. Bedrijven vragen veel en sommige functies zijn snel toe te voegen. Het risico is dat deze bedrijfssoftware op den duur net zo ontoegankelijk en complex wordt als traditionele ERP-software.

Online projectmanagement met Simplicate

Simplicate hoort thuis in de categorie alles-in-één-bedrijfssoftware. Het product is zeer geschikt voor online projectmanagement. Voor Simplicate zijn de volgende uitgangspunten zeer belangrijk:

• De software sluit naadloos aan op je bedrijfsproces
• Snelle onboarding in plaats van lange consultancytrajecten
• Gebruiksvriendelijk en heel intuïtief
• Geen trainingen nodig, je collega kan direct starten
• Naadloze integratie met je online boekhouding, mailingtools, e-mail en agenda
• Wij maken maatwerkintegraties gemakkelijk dankzij onze zeer goed gedocumenteerde API

Keuzehulp bedrijfssoftware en online projectmanagement

Download de gratis Checklist Keuze Bedrijfssoftware en ontdek hoe je de beste keuze kunt maken voor online projectmanagement.