Overstappen op capaciteitsplanning: dit is het perfecte moment

Ieder bedrijf is wel bekend met projectplanning. Kleine bedrijven gebruiken daar bijvoorbeeld Excel voor. Bij grotere bedrijven zie je tools als Trello, Meistertask, Monday of Jira. Intussen zijn steeds meer groeiende agencies zich bewust van de grote voordelen van een capaciteitsplanning. Hoe verhouden die twee planningen zich tot elkaar? En wanneer is het juiste moment om aan de slag te gaan met een capaciteitsplanning?

Projectplanning versus capaciteitsplanning

In een projectplanning staan voornamelijk taken en deadlines. Je wilt bijvoorbeeld ook weten wat de afhankelijkheden van de taken zijn: kan taak drie pas gestart worden als taak twee klaar is?

In een uitgebreide projectplanning is het ook mogelijk om uren te schrijven op de taken. En wanneer je de planning uitbreidt met een budget per opdracht, is het zelfs mogelijk om inzicht te krijgen in de geplande en bestede uren. Daardoor zie je realtime hoeveel uren (budget) er nog over is.

In een capaciteitsplanning krijg je een overzicht van de capaciteit per werknemer. Je ziet precies welke specialist beschikbaar is in een bepaalde periode. Ook zie je in één oogopslag wie er een uitdaging heeft qua uren en werkdruk. Door hier tijdig op te managen, kun je bijvoorbeeld besluiten om dat ene project voorrang te geven of een ander project on hold te zetten.

Kortom: in een projectplanning staan taken en projecten centraal en in een capaciteitsplanning staat de beschikbaarheid van collega’s centraal. Toch kan het één niet zonder het andere bestaan.

Wanneer verschuift de focus naar capaciteitsplanning?

Voor agencies tot tien à vijftien werknemers is een projectplanning vaak voldoende om het overzicht in projecten, taken en deadlines bij te houden. Het team is redelijk klein, waardoor het management nog goed zicht heeft op de werkverdeling en de geplande taken per project.

Maar wanneer een bedrijf groeit, zowel in opdrachten als in het aantal medewerkers, dan kan het overzicht vertroebelen. Wil jij beter in kaart brengen of jouw agency het werk aankan en welke collega’s je daarvoor kunt inzetten? Dan is een capaciteitsplanning zeker van toegevoegde waarde.

Een capaciteitsplanning geeft (waardevolle) antwoorden

Een capaciteitsplanning geeft waardevolle inzichten in de ontwikkeling en groei van jouw agency. Welke werkzaamheden moeten wanneer uitgevoerd worden? En wie heeft daar ruimte voor? Wanneer dit helder is, dan kun je als bedrijf belangrijke beslissingen nemen.

Je kunt bijvoorbeeld besluiten om nieuwe medewerkers op een bepaalde discipline aan te nemen. Of concluderen dat je juist collega’s in een bepaalde functie moet ontslaan.

Dan kom je erachter dat je misschien meer acquisitie moet doen om voldoende werk voor iedereen te hebben. Of dat je die nieuwe opdracht juist beter even kunt afhouden, totdat je een freelancer hebt aangehaakt. Ook zie je wat de drukke periodes zijn, hoe dit het werk van collega’s beïnvloedt en waar de oplossing ligt.

Een capaciteitsplanning werkt pas echt als je deze koppelt aan je projectplanning en urenregistratie. Want je moet wel weten wanneer projecten (globaal) gepland zijn, hoeveel uren daarvoor staan en wat de gevolgen zijn als een project uitloopt.

Kies bewust voor een capaciteitsplanning

Een capaciteitsplanning heeft dus veel waarde voor je bedrijf, maar alleen als je hier tijd en aandacht aan geeft. Je hebt inzicht nodig in de beschikbaarheid van medewerkers, je moet tijdsinschattingen kunnen maken, prioriteiten kunnen stellen en flexibel zijn: opdrachten lopen vaak uit. Het is goed om iemand hiervoor verantwoordelijk te maken die deze complexe taak met beide handen aangrijpt.

Overweeg jij een stap te zetten naar een nieuwe en slimme manier van plannen binnen jouw agency? Neem gerust contact met ons op om te sparren over hoe capaciteitsplanning meer rust en overzicht brengt in jouw bedrijf. Onze consultants helpen je graag.