Jos Felix, van accountant tot creatief verbinder
In de kop van Overijssel treffen wij Jos Felix; al ruim 15 jaar eigenaar van Felix accountants en belastingadviseurs. Het kantoor heeft alle expertises onder één dak: adviseurs, fiscalisten, accountants, specialisten. Met een team van zestien medewerkers wonnen ze de prijs voor het meest klantgerichte advieskantoor in het MKB en dragen ze het SRA-kwaliteitskeurmerk. Jos: ‘Ik heb de titel accountant, maar ik ben het niet. Ik ben de creatieve verbinder tussen vakidioten op fiscaal, juridisch en accountants gebied. We geven de ondernemers advies waar hij zelf nog niet over heeft nagedacht.’
Klaar voor de cloud
In zijn creatieve, enthousiaste manier van bedrijfsvoering laat de techniek steeds vaker te wensen over. ‘Als ik zestig facturen wilde printen kon ik een uur niks met mijn systeem. En als ik een regel op een factuur wilde aanpassen, moest er iemand langskomen met een starttarief van 750 euro. Ik kon niet anders dan dit accepteren en om alle beperkingen heenwerken. Op den duur plakten we stickers met de gewenste tekst op de facturen. Waanzin. Ik dacht steeds vaker: 'dit moet anders kunnen'. Na een uitgebreide oriëntatie van cloud-based bedrijfssoftware kozen we voor Simplicate.’
"Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt."
Datamigratie
Veel accountantskantoren houden hun huidige werkwijze, omdat ze opzien tegen de datamigratie. Jos Felix: ‘Ik had tien jaar data opgebouwd in Unit4. Tijdens de onboarding heeft consultant Kelly alle CRM-gegevens geïmporteerd. Als ik van tevoren had geweten dat het zo eenvoudig was, dan had ik de overstap veel eerder gemaakt. Met een betaalde kijklicentie hebben we handmatig alle gegevens uit Unit4 gehaald. Je moet zo’n overgangsfase accepteren. Geef het de tijd en stel deadlines. Wat ook helpt, is dat je tijdens de overgangsfase niet te lang in twee systemen blijft werken. Medewerkers gaan graag terug naar hun comfortzone. Dan krijg je situaties waarin gegevens overal staan. Dus stekkers eruit en over naar de nieuwe manier van werken.’
Overstap naar abonnementen
'Op de eerste dag van de maand waren we volledig over. Ik kon haast niet wachten en stuurde om half negen meteen 59 abonnementsfacturen de deur uit. Ik had er gewoon zin in. Dezelfde middag had ik de boekhouder van zijn apropos. Hij had niks meer te doen. Alles stond goed in Yuki geboekt.'
'Op verzoek van klanten zijn wij van nacalculatie overgegaan op een vaste prijs. Hierdoor kunnen we duidelijk afbakenen wat we doen. Het geeft ons rust en uitschieters kunnen we intern compenseren. We zijn pas een maand bezig en ik heb nu al inzicht in waar ik uren tekort kom en waar ik ruimte overhoud.’
"Dezelfde middag had ik de boekhouder van zijn apropos. Hij had niks meer te doen."
Meer inzicht
‘De afgelopen tien jaar heb ik nooit prijsafspraken gemaakt of een urenbudget opgemaakt. De werkwijze van Simplicate verplicht mij om bij de start van een project te bedenken: wat ga ik eigenlijk doen? Wat is het totale budget? Wat zijn de uren? Wat is de inkoop? Het heeft me in staat gesteld me eerder af te vragen of mijn prijsafspraken wel kloppen. Ook medewerkers geven aan dat het veel prettiger werken is. Het is duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Ze hebben meer inzicht en zijn bewuster met hun werk bezig.’
Tevreden klanten en medewerkers
‘Als ik vroeger een offerte maakte deed ik dat in Microsoft Word. De offerte ging eerst langs het secretariaat en voordat we konden starten waren er al twee weken voorbij. Vervolgens gingen we heel druk voor de klant bezig en besteden we veel te veel uren. Na afloop stuurde ik de klant een hogere factuur dan verwacht. Hij was hierop teleurgesteld of boos. Deze teleurstelling koppelde ik terug aan mijn mensen die op hun beurt mopperden dat ik een veel te lage prijs had afgesproken. Eigenlijk liep ik telkens achter de feiten aan en aan het eind was iedereen teleurgesteld. Nu is dat allemaal gekanteld.’
'We zijn nog nooit zo druk geweest'
Jos wil liever geen uren afboeken en kijkt nu veel kritischer naar de eigen bedrijfsvoering. ‘Bij veel klanten zit ik nu om tafel om nieuwe prijsafspraken te maken. Vorige week zat ik hier met een startende ondernemer. Ter plekke heb ik met hem de offerte gemaakt. ‘Je hebt hem in de mailbox’, zei ik. Hij pakte z’n telefoon en gaf meteen akkoord. Ik kon hierop meteen een takenlijst aanmaken en iedereen weet wat ze moeten doen en wat de prijsafspraken zijn. Deze nieuwe manier van werken scheelt mij heel veel tijd. Alles loopt veel prettiger. Of het ten koste gaat van de werkgelegenheid? Integendeel. Klanten zien dat we anders werken en reageren ook anders. Ze vragen meer om advies en al met al zijn we nog nooit zo druk geweest. Anders druk.'
