Negen tips om je urenverantwoording gemakkelijker te maken

Urenverantwoording afleggen is meestal niet de leukste klus. Hoeveel tijd was er ook alweer besteed aan het project van de klant? Wat ga je factureren? We geven negen tips voor jouw bureau om de urenverantwoording gemakkelijker te maken.

Urenverantwoording voor de klant of voor jezelf?

Er zijn twee redenen om een urenverantwoording af te leggen; voor de klant of voor je eigen inzicht. De klant wil soms inzicht in de urenverantwoording. Het geeft vertrouwen wanneer de klant snel een transparant overzicht van de uren ontvangt.

Het is echter belangrijker om uren te registreren voor jezelf. Urenverantwoording is een van de kpi’s om op te sturen voor betere projectresultaten en een financieel gezond bedrijf.

Waarom urenregistratie inzicht geeft in jouw bureau

Uren schrijven is niet de leukste klus. Urenverantwoording kost ook tijd. En kwaliteit en tevreden klanten zijn belangrijker dan tijd. Maar om kwaliteit te leveren, is tijd nodig.

Urenregistratie geeft inzicht in:

• Realtime geplande en bestede tijd per project, zodat budgetoverschrijdingen sneller in beeld zijn
• Gemiddelde benodigde tijd voor projecten
• Uitschieters van klanten die (structureel) meer tijd vragen
• Bevestiging of de vooraf gecommuniceerde prijs correct is
• Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers

Uiteindelijk moet urenverantwoording leiden tot twee inzichten:

Heeft de medewerker voldoende tijd en ruimte om de kwaliteit te leveren waar de medewerker en opdrachtgever blij van worden?

Is het bureau voldoende winstgevend? Daar worden de salarissen van betaald.

Tot 50 procent minder budgetoverschrijdingen

Bedrijven die de urenverantwoording goed voor elkaar hebben, merken dat ze gemiddeld vijftig procent minder budgetoverschrijdingen hebben. Dat komt omdat teamleden realtime inzicht hebben in hun uren en projecten, zodat ze sneller zien hoeveel tijd ze beschikbaar hebben om de klus goed af te ronden.

Tot 85 procent sneller factureren door urenverantwoording

Regelmatige urenverantwoording zorgt dat de meeste bedrijven tot 85 procent sneller kunnen factureren. Omdat de uren tussentijds gecontroleerd en verantwoord zijn, blijft er aan het einde van het project weinig uitzoekwerk over. Daardoor kunnen projectmanagers sneller urenverantwoording afleggen aan klanten en een overzichtelijke, transparante factuur verzenden.

Negen tips om urenverantwoording gemakkelijker te maken

• 1. Gebruik eenvoudige en gebruiksvriendelijke software voor urenregistratie
• 2. Gebruik eventueel een timer-app of browserextensie
• 3. Schrijf minimaal één keer per dag uren
• 4. Noteer kort wat je hebt gedaan; zie urenverantwoording als een vorm van facturatie
• 5. Voorkom versnippering, schrijf tijd in blokken van minimaal 15 minuten
• 6. Streef discipline na en geef het goede voorbeeld
• 7. Geef medewerkers doelstellingen mee, zoals een projectbegroting of normuren
• 8. Controleer minimaal een keer per week of de uren kloppen, nu ze nog vers in het geheugen liggen
• 9. Door sluitend uren te schrijven zie je in één oogopslag of de uren volledig zijn
  
  

Download het gratis E-book: 'Sturen op uren of creatieve kwaliteit?'

Urenverantwoording analyseren

De analyse van urenverantwoording kan veel tijd kosten wanneer alles uit Excel, losse bestanden of kladpapier gehaald moet worden. Urenregistratie software helpt medewerkers om snel en uniform uren te registreren.

Daarnaast helpt software voor urenregistratie om automatisch rapportages te maken. Denk bijvoorbeeld aan:

• Bestede en begrote uren per project
• Productiviteit en declarabiliteit van medewerkers
• Hoeveelheid onderhanden werk
• Omzetprognose

Analyseer deze gegevens en onderzoek de uitschieters. Deze informatie geeft mogelijkheden om te sturen op de uitkomsten. Pas bijvoorbeeld tarieven aan of zoek met je medewerkers mogelijkheden om efficiënter te werken, zodat er voldoende tijd en rust is om kwaliteit te leveren.

Soepel van project, urenadministratie naar facturatie

De gebruiksvriendelijke software van Simplicate leidt teams soepel door het hele traject van eerste klantcontact tot factuur, inclusief de tijdregistratie.

Verstuur offertes, laat deze digitaal ondertekenen en start na akkoord direct het project. Medewerkers zien realtime hoeveel tijd zij aan een project mogen besteden. Plan projecten, schrijf tijd en controleer de uren. Na goedkeuring verstuur je de factuur met een muisklik aan de klant. Rapportages geven inzicht in de belangrijkste kpi’s, zodat je kunt sturen op een financieel gezond bedrijf.

Start een gratis proefaccount of stel je vraag via de chat.