Tijdregistratie: 9 manieren waarmee je als manager draagvlak creëert in jouw team

De meeste medewerkers vinden tijdschrijven niet leuk. Maar tijdregistratie is belangrijk om inzicht te krijgen in de organisatie, projecten en uiteindelijk voor de facturatie van opdrachten. Daarom zijn hier negen tips voor managers om draagvlak voor tijdschrijven te creëren in jouw team.

1. Vertel waarom tijdregistratie belangrijk is voor jouw organisatie

Uren schrijven is niet leuk. Waarom vind jij urenregistratie software dan zo belangrijk? Neem jouw team mee in jouw motivatie. Zodra medewerkers het belang van tijdschrijven inzien, is de weerstand om daadwerkelijk uren te schrijven lager.

Motivaties voor tijdregistratie zijn bijvoorbeeld:

• Uren (en de rekening) verantwoorden aan de klant
• Onderzoeken welke klanten en projecten rendabel zijn
• Onderzoeken of medewerkers voldoende tijd krijgen om kwaliteit te leveren
• Inzicht in de voortgang van projecten
• Realistische planning van toekomstige projecten
• Inzicht krijgen waar uren weglekken
• Wanneer alle uren tijdig zijn ingeleverd, kan je sneller factureren
• Inzicht in productiviteit van medewerkers
  
  

2. Vertel wat je NIET wilt bereiken met tijdregistratie

Sommige teamleden voelen tijdschrijven als een controlemiddel van hun individuele prestaties. Is dit niet je bedoeling, benoem dat ook duidelijk:

• Tijdregistratie is geen middel om individuen op de vingers te kijken
• Tijdregistratie gaat over het grote plaatje; niet om een enkele uitschieter
  
  

3. Maak tijdschrijven zo eenvoudig mogelijk

Tijdregistratie moet zo eenvoudig mogelijk zijn. Geen foutgevoelige Excelbestanden, onleesbare handschriften of ingewikkelde software. Geef je medewerkers toegang tot een eenvoudige app. In hun browser of op de mobiele telefoon.

De meeste tijdregistratie-apps hebben de mogelijkheid om een timer aan te zetten op een project, aantekeningen te maken en tijdblokken van een kwartier te registreren. De ideale vervolgstap is dat de app is gekoppeld aan software waardoor je als manager toegang hebt tot alle uren van jouw team. Zorg bijvoorbeeld dat de uren gekoppeld zijn aan je boekhouding, facturatie of rapportages, zodat je deze niet steeds hoeft over te kloppen.

4. Maak teamleden verantwoordelijk voor de budgetbestedingen

Betrek je teamleden bij de impact van hun uren op een project door inzicht te geven in het resultaat.

Een voorbeeld: een project is verkocht voor 28 uur. Anne pakt deze taak op en registreert uren op het project. Bij 14 uur is de helft van het budget verstreken. Idealiter is het project dan ook op de helft. Anne en de projectmanager hebben door tijdregistratie inzicht in de voortgang en kunnen tijdig met elkaar of de klant in gesprek wanneer het project niet binnen het budget afgerond kan worden.

5. Bespreek samen wat je doet bij budgetoverschrijdingen

Idealiter signaleer je door tijdregistratie tijdig wanneer een budget overschreden wordt, zodat je hier als team op kunt sturen. Er zijn echter diverse redenen dat een budget alsnog overschreden kan worden:

• Het project is voor een te laag bedrag verkocht.
• De klant heeft tussendoor veel vragen en correcties, waardoor het langer duurt om een definitieve versie op te leveren.
• Teamleden willen een hogere kwaliteit leveren dan mogelijk is voor het beschikbare budget van de klant.
• De projectmanager heeft het werk onderschat en komt er gaandeweg achter dat de complexiteit hoger ligt dan verwacht.

Bespreek vooraf met je team welke acties je kan ondernemen wanneer budgetten eenmalig of structureel overschreden worden, zodat de verwachtingen duidelijk zijn. Maak duidelijk welke verantwoordelijkheden het team heeft en geef aan dat jij je team helpt om externe factoren beter te managen. Op deze manier wordt de teaminspanning voor tijdregistratie een middel om gezamenlijk betere resultaten neer te zetten.

6. Laat zien dat je door tijdregistratie sneller kan factureren

Maak bij het team inzichtelijk dat je klanten pas kunt factureren wanneer de tijdregistratie op orde is. Hoe sneller teamleden alle uren goed registreren en verantwoorden, hoe sneller de facturen verzonden kunnen worden.

7. Tijdregistratie is pas efficiënt als iedereen meedoet

Het kost vaak veel tijd om aan het einde van de week alle ontbrekende uren te verzamelen. Daarom is tijdregistratie pas echt efficiënt wanneer alle collega’s correct uren schrijven.

Tip: laat je medewerkers alle uren schrijven, dus ook wanneer zij vergaderingen hebben of interne projecten draaien. Dit noem je sluitend uren schrijven. Hierdoor zie je als manager direct of iemand de volledige roosteruren heeft verantwoord en hoef je niet te zoeken naar eventuele missende uren.

8. Houd tijd over interne projecten

Tijdregistratie betekent niet dat medewerkers ieder uur aan klanten moeten besteden. Houd bewust tijd over voor interne projecten.

Voor uitvoerende medewerkers is de norm dat zij zeventig tot tachtig procent van hun roosteruren beschikbaar zijn voor de klant. De overige tijd is nodig voor teamoverleg, persoonlijke ontwikkeling en andere interne projecten. Door medewerkers ook uren te laten schrijven op interne projecten, kan je als manager onderzoeken of er een goede balans is tussen interne en externe projecten.

Is de productiviteit van je team te laag, dan biedt dit ruimte om te onderzoeken hoe dit komt. Kan je bijvoorbeeld minder vaak of korter vergaderen? Is er veel geluidsoverlast? Hoe vaak worden teamleden per dag gestoord door e-mails van klanten, vragen van collega’s? Door tijdregistratie kan je hierover het gesprek aangaan met het team en hier samen oplossingen voor vinden.

9. Maak het leuker voor elkaar

Met de bovenstaande tips zul je het draagvlak voor tijdregistratie in je team enorm vergroten. Maar, eerlijk is eerlijk, tijdregistratie is geen leuke klus. Verscheidene bedrijven proberen het daarom toch leuker voor elkaar te maken. Een paar ludieke voorbeelden die wij van onze klanten hoorden:

• Is een teamlid na herinneringen toch vergeten om uren te schrijven? Collega’s mogen maandag om 13 uur ballen gooien als een reminder.
• De persoon die in een maand steeds als laatste de uren doorgaf, trakteert de collega die in die maand het trouwst uren schreef;
• Deel je bevindingen in een maandmeeting met het team, zodat je ziet welke voortgang je hebt geboekt door tijdregistratie.
  
  

Meer weten over tijdregistratie?

Onze visie is dat tijdregistratie zo eenvoudig mogelijk moet zijn en moet leiden tot heldere inzichten voor jouw bedrijf. Ben je benieuwd hoe Simplicate jouw team vooruit laat gaan, vraag dan vrijblijvend een demo aan.