Stop met brandjes blussen - zo maak je je werkdruk voorspelbaar

Dit artikel verscheen eerder op Frankwatching en Consultancy.nl

De meeste bedrijven hebben een van deze twee uitdagingen: ze hebben te veel of te weinig werk. Deze uitdagingen raken de kern van goed werkgeverschap. Want je wil een stabiele basis bieden aan je team én je klanten. Bovendien wil je sturen op een voorspelbare omzet, zodat je als eigenaar of managementteam weet of je je omzetdoelstellingen voor het jaar gaat behalen. Maar zonder een helder plan voelt het al snel alsof je achter de feiten aanloopt. De sleutel ligt in een goede balans tussen je salesfunnel en capaciteitsplanning. Waar begin je en hoe voorkom je de grootste valkuilen? 

Stop met brandjes blussen

Elk bedrijf kent de constante zoektocht naar de juiste balans tussen werkdruk, omzet en teamcapaciteit. Te veel werk zorgt voor stress, gemiste deadlines en ontevreden medewerkers én klanten. Te weinig werk leidt tot omzetverlies en ontevreden medewerkers. De oorzaak is vaak een gebrek aan overzicht; zonder inzicht in je capaciteit en sales ben je vooral brandjes aan het blussen en mis je controle.

Herken je deze valkuilen? Dan is het tijd om de controle terug te pakken en een stabiele basis te creëren voor zowel je team als je klanten.

• Te laat ingrijpen: je merkt pas dat je planning niet meer gevuld is, als het al te laat is. Dit kan betekenen dat je team zonder werk komt te zitten of dat je last-minute moet schakelen met klanten.
• Geen zicht op je salescyclus: hoelang duurt het gemiddeld om een nieuwe klant binnen te halen? Zonder dat inzicht kan je planning snel mislopen, omdat je niet weet wanneer je moet starten om klanten te werven.
• Te optimistisch plannen: het lijkt aantrekkelijk om veel werk aan te nemen. Maar als je team overbelast raakt, gaat de kwaliteit achteruit. Denk aan deadlines die je niet haalt of opdrachten die afgeraffeld worden.

De winnende combinatie: balans tussen sales en capaciteit

Een voorspelbare omzet begint bij voorspelbaar werk. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen sales en de capaciteit van je team. Dit begint met een goed overzicht van je teamcapaciteit en een plan om gaten op tijd op te vullen met nieuwe opdrachten. Zo houd je de werkdruk onder controle en ben je

in staat om vooruit te plannen. Die balans bereik je met de volgende twee stappen.

Stap 1: krijg inzicht in je capaciteitsplanning

Start bij je team. Met een duidelijke capaciteitsplanning weet je wat wel én niet kan. Heb je een duidelijke productiviteitsnorm voor elke medewerker? Gebruik die dan als basis. Zorg dat ieder team voldoende werk heeft om aan hun productiviteitsnorm te voldoen. Zet vaste klanten en retainers alvast in je planning en kijk meerdere weken vooruit. Zijn er gaten zichtbaar? Dan is je volgende stap sales.

Stap 2: zorg voor voldoende saleskansen

Werf op tijd de juiste opdrachten om gaten in je capaciteitsplanning te vullen. De snelste oplossingen vind je in je huidige klantenbestand; zij kennen je al en weten welke kwaliteit je levert. Werk tegelijkertijd aan een strategie om nieuwe klanten te werven. 

• Bestaande klanten: klanten behouden is makkelijker dan nieuwe klanten werven. Check bij tevreden klanten of er vervolgopdrachten mogelijk zijn, zoals een nieuwe opdracht of hulp met hun bestaande projecten. De meeste zekerheid krijg je wanneer je retainers of abonnementen afsluit. Zo maak je de opdrachten (en je inkomsten) nog beter planbaar. 
• Oude klanten: in het verleden heb je ongetwijfeld succesvol samengewerkt met bepaalde klanten. Haal deze contacten weer aan en kijk of ze opnieuw je hulp kunnen gebruiken.
• Nieuwe klanten: maak een salesstrategie om nieuwe klanten te werven. Denk bijvoorbeeld aan het type werk en klanten die bij je doelstellingen passen. Breng ook in kaart hoelang het duurt voor iemand gemiddeld klant bij je wordt, zodat je op tijd start om je werkvoorraad op peil te houden.

Best practices: krijg controle over je omzet én groei

Wil je voorspelbare omzet én ruimte voor groei? Dan zijn overzicht en flexibiliteit onmisbaar. Met een combinatie van vooruitplannen en slim inspelen op kansen creëer je rust in je team en tevreden klanten. Vergroot én houd de controle met deze best practices:

• Kijk 3-6 maanden vooruit: bedrijven die vooruitplannen, hebben meer rust en structuur. Dit voorkomt ad-hocwerk en zorgt dat je team op tijd klaar is voor nieuwe opdrachten. Check dus regelmatig je capaciteitsplanning en zorg dat je op tijd de gaten vult door het net op te halen bij bestaande en oude klanten.
• Gebruik een dynamisch overzicht: de planning verandert elke dag. Gebruik daarom een dynamisch overzicht waarin je je sales en capaciteit op hoofdlijnen samenbrengt. Hiermee zie je in één oogopslag of je die nieuwe opdracht nog aan kan nemen, of bij moet sturen om extra opdrachten te werven. 
• Blijf flexibel door maximaal 80% te plannen: houd altijd ruimte voor ad-hocverzoekjes en onverwachte wijzigingen. Plan bijvoorbeeld tachtig procent van je capaciteit in, zodat je ruimte overhoudt voor spoedklussen, uitloop van projecten of interne zaken.

En vergeet niet: capaciteitsgaten zijn niet altijd een probleem, maar ook een kans. Vul de ruimte met dingen die je team versterken, zoals aanvullende opdrachten en nieuwe klanten. Of gebruik de vrije tijd om je verder te verdiepen in nieuwe trends – waardevolle kennis die je later (wanneer het werk aantrekt) juist verder kunnen helpen bij je klanten.

De stabiele basis voor jouw succes

Goed werkgeverschap begint met vooruitkijken. Door je salesstrategie en capaciteit op elkaar af te stemmen, creëer je rust in je team en zorg je voor tevreden klanten en ruimte voor groei. Zo leg je de basis voor een succesvol jaar – met een stabiel team en blije klanten als resultaat.