5 redenen waarom urenregistratie cruciaal is voor jouw organisatie
Urenverantwoording: het klinkt super controlerend, maar urenregistratie is de sleutel tot een gezonde bedrijfsvoering. Waarom zijn online tijdschrijven en online urenadministratie van cruciaal belang voor jou als zakelijk dienstverlener? We hebben de vijf belangrijkste redenen voor tijdregistratie op een rij gezet.
1. INZICHT IN DE STATUS, DE VOORTGANG EN HET RENDEMENT VAN PROJECTEN
Je kunt geen project managen zonder zicht op de begroting, deadlines en weten wie er aan het project werkt. Urenregistratie, maar ook urenregistratie-software zijn daarom onmisbaar voor een goede projectbeheersing. Het helpt voorkomen dat een project uit de bocht vliegt. De urenadministratie uit het verleden vormt een betrouwbaar uitgangspunt voor een nieuwe projectbegroting. Ook geven deze ervaringscijfers alvast een beeld van het projectrendement. Tijdens het project bewaak je met geregistreerde uren, de balans tussen begrote kosten en de daadwerkelijke tijdsbesteding. Met realtime inzicht in de voortgang van projecten zie je waar tijd weglekt en wie daarvoor verantwoordelijk is.
2. DATA VOOR BETROUWBARE KOSTPRIJSCALCULATIES
Afgeronde projecten vormen een schat aan informatie voor de begroting van toekomstige projecten. Bovendien kun je deze informatie ook gebruiken voor salestrajecten. Want, op basis van de benodigde tijd en de verschillende medewerkerstarieven, stel je realistische kosprijzen vast voor je diensten. De betrouwbare prijscalculaties geven je meteen een reëel beeld van je winstgevendheid.
3. TIJDSCHRIJVEN GEEFT INZICHT IN DE EFFICIENCY VAN JE ORGANISATIE
Op hoofdlijnen zijn er twee soorten uren: declarabele en niet-declarabele uren. Declarabele uren breng je in rekening bij de klant en leveren omzet op. Niet-declarabele uren factureer je niet. Denk aan uren die je besteedt aan overleg, scholing en administratie. Om voldoende winstgevend te zijn, moet je als dienstverlenende organisatie boven een minimale hoeveelheid declarabele uren of declarabiliteitpercentage zitten. Om hier goed op te kunnen sturen stel je een normproductiviteit vast.
Afwijkingen van de normproductiviteit geeft een beeld van het rendement en de efficiency van je organisatie. Wanneer de normproductiviteit wordt gehaald en projecten binnen het budget worden uitgevoerd, dan weet je dat je op koers ligt om de begrote winstgevendheid te halen. Wanneer dit niet gehaald wordt, dan geeft de urenregistratie van personeel inzicht in de oorzaak. Meer weten? Lees hier een interessant artikel over tijdschrijven in de consultancybranche.
4. VOORKOM DISCUSSIE MET JE KLANT
Bij duidelijke tijdsnormen kun je elkaar aanspreken als kostbare tijd verkeerd wordt besteed. Ook klantvragen over gefactureerde uren zijn snel en transparant toe te lichten met een goede urenregistratie. Het liefst uitgesplitst per taak met een eventuele toelichting. Deze informatie is ook waardevol als geregistreerde uren afwijken van de begroting. Ook bij meerwerk geeft een accurate registratie vertrouwen. Voorkom discussies tussen medewerkers en discussies met klanten. Een goede urenadministratie geeft je altijd het juiste antwoord.
5. DE BASIS VOOR FACTURATIE
Wanneer je met een klant geen vaste projectprijs afspreekt, dan zijn geschreven uren de basis voor je facturatie. Maar als je maandelijks factureert en er werken meerdere mensen aan met verschillende tarieven, dan wordt dat een hele puzzel. Als uren nauwkeurig worden bijgehouden, hoef je achteraf geen uren te verzamelen. Daarnaast weet je zeker dat je alle uren factureert en loop je geen omzet mis. Ook bij vaste prijsafspraken wil je dat bestede uren binnen een bepaalde bandbreedte blijven. Door uren te registreren, houd je controle en voorkom je dat je urenspecificatie een uitzoekklus wordt.
Maak het bijhouden van uren gemakkelijk voor personeel. Hierdoor voorkom je dat het wordt uitgesteld en vergeten. Met een online urenregistratiesysteem houd je overzicht, voorkom je fouten en het werkt veel prettiger dan bijvoorbeeld tijdschrijven in Excel. Simplicate maakt urenschrijven heel makkelijk. Er zijn maar liefst drie manieren om uren te schrijven in Simplicate: via de urenregistratie-module, de Google Chrome plug-in of via de mobiele urenregistratie app.
