Productiviteit versus declarabiliteit
Wil je meer uit je team halen? Dan is het essentieel om te begrijpen wat je medewerkers precies bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Voor veel bedrijven zijn productiviteit en declarabiliteit belangrijke graadmeters. Hoewel deze begrippen op elkaar lijken, zijn er cruciale verschillen. In deze blog leggen we uit wat deze verschillen zijn en hoe je ze kunt gebruiken om je financiële resultaten te verbeteren.
Hoe bereken je productiviteit?
Hoe productief een medewerker is, wordt bepaald door het aantal uren dat de medewerker aan klanten besteedt in relatie tot de contracturen. Stel, de medewerker werkt 36 uur per week. Hiervan besteedt hij 29 uur aan een opdracht voor een klant. De rest van je uren zit hij in meetings, doet hij de administratie of is hij onderweg. De productiviteit is dan 29/36*100 = 80%.
Het verschil tussen productiviteit en declarabiliteit
Soms kun je niet alle uren die je voor een klant werkt, ook echt op de factuur zetten. Bijvoorbeeld als je meer uren maakt dan het afgesproken budget. Die overuren zijn wel productief, maar niet declarabel.
In de basis heb je dus twee soorten productieve uren:
1. Declarabele uren: de uren die je aan klanten factureert.
2. Niet-declarabele uren: de uren die je niet in rekening brengt bij klanten.
De mate waarin je productieve uren in rekening kunt brengen is de declarabiliteit. Stel: een medewerker heeft een productiviteit van 80% en maakt veel klanturen. Maar als de medewerker daarmee meer uren maakt dan het afgesproken budget, dan zijn die uren niet meer declarabel. Je kunt immers niet alle productieve uren factureren aan de klant. Dat kan een of twee keer gebeuren. Maar als declarabiliteit te laag is en je team dus structureel over budget gaat, kan je in de knel komen. In het ergste geval haal je dan je financiële doelstellingen van het jaar niet. Wil je je productiviteit en declarabiliteit voor het hele jaar berekenen? In deze blog vind je voor beide een uitgebreide uitleg en rekenvoorbeeld.
Sturen op productiviteit of declarabiliteit?
Het klinkt dus logisch om te sturen op de declarabiliteit, omdat de waarde van je declarabiliteit je omzet bepaalt. Maar het nadeel daarvan is dat je pas achteraf weet hoe je ervoor staat.
Daarnaast bepaal je in veel gevallen van tevoren wat je budget is. Daardoor weet je wat je aan uren mag besteden. Blijf je binnen budget, dan haal je je verwachte marges. Het is moeilijker te bepalen hoe declarabel je moet zijn op een project om verwachte marges te realiseren.
Kijk je juist naar productiviteit en budgetbewaking (klantafspraken rondom uren), dan kun je direct bijsturen als je ziet dat je uit de pas dreigt te lopen. Bij het sturen op productiviteit ontdek je of er voldoende opdrachten zijn om je team aan het werk te houden en of je verdeling tussen werk voor klanten en interne projecten (zoals het doorontwikkelen van services of trainingen volgen) realistisch is.
Vergelijk je productiviteit met branchegenoten
Ben je benieuwd hoe jouw productiviteitscijfers zich verhouden tot anderen? In ons Benchmark Report vind je de gemiddelde productiviteitscijfers van jouw branche. Zo ontdek je direct of je team boven of onder het branchegemiddelde presteert.
Leren van declarabiliteit
Tegelijkertijd kun je veel leren van declarabiliteit. Zie je na afronding van een opdracht dat veel uren niet declarabel waren? Dan betekent dat dat je flink over budget bent gegaan: je hebt meer uren besteed dan je betaald hebt gekregen. Dat is reden om het gesprek aan te gaan met de medewerkers die erbij betrokken waren. Waar ging het mis? Je weet nu dat je voor deze werkzaamheden de volgende keer dus meer uren moet op de offerte moet zetten. Daarnaast is het belangrijk om je budgetten goed en real-time inzichtelijk te hebben, ook voor je medewerkers. Als ze zelf zien dat een budget niet haalbaar is, kunnen ze eerder aan de bel trekken.
Stuur realtime op productiviteit en declarabiliteit met de juiste software
Inzicht in je productiviteit en declarabiliteit begint bij een goede urenregistratie en rapportages. Een handmatige aanpak in Excel is foutgevoelig en kost veel tijd. Een cel is zomaar overschreven. Maar met de juiste software wordt sturen op productiviteit en declarabiliteit makkelijker en sneller. Medewerkers schrijven zelf uren per project. Daardoor zien jij én je hele team altijd direct hoeveel tijd aan een project is besteed en of je binnen het budget blijft. Via rapportages ontdek je trends en kun je hierop sturen. Overschrijd je bijvoorbeeld elke maand het budget bij een van je klanten? Dan is het tijd om nieuwe prijsafspraken te maken.
Krijg nu inzicht in je productiviteit en declarabiliteit
Door beter inzicht in je productiviteit en declarabiliteit krijg je waardevolle informatie. Je weet nu waar de tijd van je medewerkers naartoe gaat én hoeveel daarvan je ook daadwerkelijk factureert. Benieuwd hoe onze software jou helpt om te sturen op productiviteit en declarabiliteit om zo succesvoller te worden? Onze experts laten het je zien in een demo.
