Consultancybureau agap2: ‘Zodra de uren zijn goedgekeurd, rollen de facturen er zo uit!’

Wanneer je binnenloopt bij consultancybureau agap2 in Amsterdam, hoor je direct het internationale karakter van het bedrijf. Het hoofdkantoor is gevestigd in Portugal. Sinds 2014 rekruteren zij engineers en IT’ers vanuit Amsterdam en Rotterdam. Vriendelijke medewerkers staan je te woord in het Engels of Nederlands, maar ook voor Frans of Portugees draaien zij hun hand niet om. ‘Veel van onze consultants zijn expats’, vertelt Barbara Fialeix, Country Director van Nederland. ‘We werken met ondernemende business managers, recruiters en consultants. Ze komen uit zeventien verschillende landen. Omdat veel consultants op locatie werken, hebben we informele momenten nodig om een band op te bouwen. Dat gaat snel, omdat we als expats voor dezelfde uitdagingen staan. Veel werknemers worden vrienden en ontmoeten elkaar voor een drankje of ze gaan samen sporten.’

Talenten betrokken houden

De consultants van agap2 werken bij externe bedrijven in de IT of engineering, bijvoorbeeld in de bankensector, energiesector of infrastructuur. Het is een uitdaging om hen betrokken te houden. Barbara vertelt: ‘We willen onze talenten faciliteren. Kennis is onze belangrijkste basis. We verzamelen informatie over onze opdrachtgevers en onze talenten zodat we de juiste match maken. Tegelijk onderhouden we contacten met vestigingen in 11 landen en leggen verantwoording af aan het hoofdkantoor in Portugal. Agap2 heeft in totaal 5500 medewerkers en de groei is enorm.’ Het menselijke aspect is heel belangrijk, volgens Barbara: ‘We willen onze mensen echt goed begrijpen. Zodat ze bij de beste projecten werken, op een praktische locatie. Als ze kinderen hebben, willen we dat de roosters daar goed op afgestemd zijn. En als iemand wil veranderen van werkveld, kijken we samen wat er mogelijk is om de volgende carrièrestap te maken.’

Handmatig gegevens overzetten

Alle informatie moet goed geborgd worden. HR officers Aniek van Hengel en Menekse Taspinar zijn goed op elkaar ingespeeld en zijn dagelijks met dit proces bezig. Aniek vertelt: ‘De grootste uitdaging is om iedereen zijn uren te laten registreren, want wij kunnen pas factureren wanneer medewerkers hun uren hebben doorgegeven. De business managers gingen achter de consultants aan en wij zaten de business managers weer achter de broek aan. Dit proces ging eerst handmatig. We hadden papieren timesheets en bewaarden deze in de map van de consultant. De personeelsdossiers zoals verlof en verzuim houden we bij in NMBRS. Vervolgens moesten we alle gegevens handmatig in ons boekhoudprogramma Twinfield zetten. Vanuit daar konden we facturen per stuk versturen. Inclusief informatie verwerken in Excel duurde het voor twee personen ongeveer vier dagen per maand om alles bij elkaar te krijgen. Het liep zoals het liep, maar we hadden behoefte aan een systeem om alle informatie in te verzamelen.’

Keuze voor Simplicate

In 2018 koos agap2 voor Simplicate. Aniek vertelt: ‘We zijn in september gestart om onze gegevens te migreren naar Simplicate en om onze processen in te richten. In november zijn we het gaan gebruiken. Wij wilden zelf uitwerken hoe we Simplicate precies in wilden richten, maar dat kostte achteraf gezien veel tijd. We hadden in die periode veel contact. Het was fijn dat er een kort lijntje was met de klantenservice. Een business consultant kwam langs om de mogelijkheden van de software te laten zien. Ook heeft onze financiële afdeling in Frankrijk nog een meeting gehad met Simplicate. Mijn tip is om voor onboarding te kiezen en iemand een tot twee dagen bij jou op kantoor te laten komen, zodat je samen alles door kan lopen.’

'De uren en facturen rollen eruit!'

Aniek en Menekse zijn blij dat er nu veel meer geautomatiseerd gaat. De business managers doen de sales en hebben inzicht in de status van de kandidaat. Die informatie wordt overgenomen in het project en de consultants schrijven hun uren. Aniek vertelt: ‘Zodra de uren zijn goedgekeurd, rollen de facturen er zo uit!’

Aniek en Menekse gebruiken de facturatie in Simplicate veel. ‘De factuur is overzichtelijk,’ zegt Aniek. ‘Helemaal in onze eigen stijl met ons logo erop. De klant ziet precies waar de factuur over gaat, omdat we een bijlage toevoegen waar de gewerkte dagen en het uurtarief van de consultant op staan. Ook kan je zelf tekst en uitleg geven.’ Menekse voegt nog toe: ‘Simplicate is heel gebruiksvriendelijk, het spreekt voor zich.’

‘Onze consultants geven ook de feedback dat ze Simplicate heel gemakkelijk vinden. Voor ons is de grootste verandering dat we sneller kunnen factureren, omdat we niet meer alle uren handmatig hoeven verzamelen en overzetten in de boekhouding’, voegt Aniek toe. ‘Het proces loopt nu soepeler.’