Waarom automatisering van je bedrijfsprocessen prioriteit moet hebben - Interview DOCCO
Accountants- en administratiekantoren zijn vanwege de krapte op de arbeidsmarkt en inflatie genoodzaakt om meer uit hun bestaande resources te halen. 89% van de accountants in ons onderzoek geeft daarom dit jaar prioriteit aan het automatiseren van hun bedrijfsprocessen. Henk Overbosch, ICT-adviseur bij DOCCO, staat daar volledig achter. ‘Je moet automatiseren om het werk straks aan te kunnen. Veel technieken zijn al beschikbaar en bovendien komen er door AI (artificial intelligence, red.) nieuwe ontwikkelingen aan. Start daar nu mee, anders wordt de stap om iets nieuws te leren straks te groot.’
Automatisering is essentieel voor de waarde
‘Onlangs belde een dochter van een 73-jarige accountant die geen mogelijkheid zag om te stoppen met werken. Zijn kantoor stond vol met ordners en hij maakte gebruik van twintig jaar oude software. Niemand wilde dit overnemen omdat de transitie naar nieuwe systemen te groot is en te veel tijd in beslag neemt. Als je niets doet, dan loop je het risico dat jouw kantoor op termijn waarde verliest.’
Kantoor van de toekomst geeft advies
‘Veel accountants zijn terughoudend in het gebruik van nieuwe applicaties. Het vertrouwen in de output van geautomatiseerde processen is laag. Hierdoor willen ze zelf alsnog veel controleren en dit kost tijd. Maar als je nieuwe technieken inzet en data geautomatiseerd verwerkt, kun je als kantoor veel meer adviseren.’
‘Zo adviseerde ik een kantoor die honderd restaurants bediende. Ze hebben twee jaar geïnvesteerd om hun medewerkers en klanten op te leiden om nieuwe tools te gebruiken, waarmee ze financiële data geautomatiseerd ophalen en delen in dashboards. Omdat deze klant nu actuele informatie heeft, stellen ze meer vragen. De omzet stijgt door de vraag naar advies. Bovendien haalt het kantoor haalt hier zoveel plezier uit, dat ze alleen nog nieuwe klanten aannemen die ook mee willen in dit proces.’
5 tips van Henk om te beginnen met automatiseren
- Bepaal je doelstellingen
Besluit waar jouw kantoor over twee tot drie jaar moet staan. Koppel daar je interne doelstellingen aan en onderzoek of je de juiste ICT-middelen hebt om deze te behalen. - Analyseer je werkprocessen
Breng de betrokkenen en je software in kaart. Welke stappen zijn foutgevoelig, wat ontbreekt nog en wat kun je automatiseren? - Onderzoek je huidige software
Ontdek of je alle functies van je software wel benut. Koppel bijvoorbeeld je urenregistratie aan automatische rapportages om je declarabiliteit te meten. Of controleer of je de koppeling tussen de bankgegevens en je boekhouding voor 90% van je klanten wel aan hebt staan. - In gesprek met softwareleveranciers
Kun je je doelstellingen niet bereiken? Ga in gesprek met nieuwe leveranciers en vraag hoe hun oplossing jou helpt. Stel deze vraag ook aan je huidige leverancier; vaak blijkt er meer mogelijk dan verwacht. - Samen implementeren
Neem je medewerkers mee in veranderingen. Wijs voor iedere applicatie een verantwoordelijke aan. Stuur ze op training en vertel in ieder werkoverleg welke functies nieuw zijn. Kies of je deze gaat gebruiken.
AI gaat een grotere rol spelen
‘Technologische ontwikkelingen gaan snel. Ik zie enorm veel voordelen, omdat ze veel capaciteitsproblemen kunnen oplossen. ‘Een laagdrempelig voorbeeld is ChatGPT (een app die automatisch teksten genereert, red.) Op dit moment kan die software al heel goed bezwaarschriften en brieven schrijven. Oefen met de techniek en maak beleid op de wijze waarop je dit wilt inzetten. Zet er bijvoorbeeld geen persoonlijke en echte financiële gegevens in.’
‘Grote kantoren gebruiken AI bijvoorbeeld voor salarisverwerking of voor inzicht in klanten waarop je de meeste uren afboekt. Wie nog data-analisten kan toevoegen aan het team, kan hier enorm grote stappen in maken, wat leidt tot een concurrentievoordeel.’
‘Investeer in de IT-kennis van je medewerkers. Techniek is laagdrempeliger geworden, maar je moet het jezelf wel eigen maken.’
Henk Overbosch, ICT-adviseur bij DOCCO.
Begin klein
‘Stel dat je nog moet beginnen met automatiseren, dan voelt de stap naar dit moderne kantoor van de toekomst te groot. Daarom moet je er nu mee oefenen en mee aan de slag. Investeer in de IT-kennis van je medewerkers. Veel technieken zijn laagdrempelig geworden, maar je moet het je wel zelf eigen maken. Als je eenmaal begint en begrijpt hoe het werkt, dan word je vanzelf nieuwsgierig naar wat er nog meer kan.’
Over DOCCO
DOCCO is een innovatie- en adviesbureau dat accountants- en administratiekantoren helpt met digitale transformatie. Zij optimaliseren kantoorprocessen, implementeren nieuwe software en geven advies over beveiliging.
Accountancy Industry Report 2023
Dit artikel is eerder verschenen in het Accountancy Industry Report 2023. Dit report biedt waardevolle inzichten van accountants- en administratiekantoren over de impact van huidige ontwikkelen, zoals krapte op de arbeidsmarkt en automatisering. Krijg daarnaast praktische handvatten om tijdig strategische keuzes te maken voor jouw eigen kantoor. Download gratis het volledige Industry Report.
