CRM in Excel versus CRM-software
Kan je CRM prima in Excel of is CRM-software beter? Je kan ons antwoord wel raden. Toch gebruiken ook veel (kleinere) accountantskantoren Excel voor de administratie. Maar zodra ze groeien, lopen kantoren tegen de beperkingen van Excel aan.
Daarnaast gebruiken steeds accountantskantoren innovatieve tools (63% van de kantoren, Accountancy Industry Report 2024). Daardoor werken ze sneller en hebben ze meer tijd voor bijvoorbeeld advieswerk. Door je Excelsheets te vervangen door CRM-software kun jij ook versnellen én je klanten nog beter helpen.
Wanneer gebruik je Excel?
Veel accountants beginnen een eigen kantoor omdat ze goed zijn in hun vak. Niet omdat ze zoveel zin hebben om de administratie te doen.
Maar de administratie moet wel gebeuren. En dan kom je al vrij snel bij Excel uit. Het staat toch al op je computer en je hebt er ervaring mee. In Excel kun je in de basis je administratie doen, zoals bijvoorbeeld urenregistratie, planning en klantgegevens bijhouden.
Heb je weinig klanten en weinig – of geen – medewerkers, dan kun je Excel prima gebruiken om je administratie te doen.
Het punt waarop de meeste bedrijven overstappen van Excel naar CRM-software
Veel kantoren lopen vroeg of laat tegen de beperkingen van Excel aan. Excel is namelijk niet schaalbaar. Veelvoorkomende problemen zijn:
Handmatig informatie invullen is foutgevoelig en kost veel tijd
Manier van gegevens noteren verschilt per collega
Geen inzicht in lopende opdrachten
Formules en uitdraaien maken kost veel tijd
Wanneer gebruik je CRM-software?
Wil je je klantenbestand uitbreiden? Meer collega’s aannemen? Of meer advieswerk gaan doen? Dan wil je je kostbare tijd niet meer in Excel doorbrengen. Een overstap naar CRM-software zorgt ervoor dat je je kantoor efficiënter inricht.
Voordelen van CRM-software
CRM-software geeft inzicht en overzicht van alle klanten en zakelijke relaties. De voordelen van CRM-software ten opzichte van Excel zijn:
Alle informatie staat op een centrale plek en is altijd actueel
Je kan bijlagen zoals contracten en e-mails toevoegen
Minder foutgevoelig, omdat je niet handmatig gegevens hoeft over te typen
Data is eenvoudig te begrijpen dankzij overzichtelijke rapportages
Je facturen worden automatisch klaargezet op basis van de urenregistratie
Je kan je boekhoudpakket en andere applicaties direct integreren
3 redenen om nu over te stappen naar CRM-software
De werkdruk van accountants- en administratiekantoren neemt toe. In het Accountancy Industry Report 2024 noemen accountants- en administratiekantoren drie redenen waarom ze hun kantoor effectiever willen werken. En daar helpt CRM-software enorm bij.
1. Krapte op de arbeidsmarkt. Voor 88% van de accountants blijft nieuw personeel aantrekken een uitdaging. Daardoor hebben ze het druk. Je kan het dus niet verantwoorden om urenlang met je neus in Excel bezig te zijn met klantgegevens overtypen en elke factuurregel uitschrijven. Met CRM-software gaat dat allemaal automatisch en bespaar je dus veel tijd.
2. Groeiende vraag naar advieswerk. 77% van de accountantskantoren geeft aan dat klanten hen steeds vaker zien als strategisch partner. De tijd om te adviseren moet er wel zijn. Ook dan is een CRM-systeem handig. De tijd die je anders besteedde aan het bijwerken van Excel, kun je dan gebruiken om je klanten advies te geven.
3. Automatisering. 63% van de kantoren maakt dit jaar meer gebruik van innovatieve tools. Daardoor gaan ze sneller werken, hebben ze minder administratie en dus meer tijd om hun klanten waarde te bieden. Blijf jij achter? Dan doe je dus langer over opdrachten en je improductieve uitzoekwerk van je bedrijfsprocessen in Excel. En word je dus te duur voor je klanten.
Ook als een overname of verkoop in de planning staat, is het het waard om over te stappen op CRM-software. Een modern accountantskantoor ligt namelijk veel beter in de verkoop.
Lees ook het interview met MaeS & Partners over overnames binnen de accountancybranche. Zij vertellen hoe cruciaal het is om je kantoor zo aantrekkelijk mogelijk neer te zetten voor verkoop en wat goede werkprocessen daaraan bijdragen.
Tijd voor een overstap?
Heb jij de grenzen van Excel gevonden? En kun je je tijd wel beter besteden dan regels op facturen overtypen met alle risico’s van dien? Dan is het tijd om over te stappen naar CRM-software.
We laten je graag zien hoe een Simplicate-omgeving er voor jou uit zou zien in een demo. Met onze CRM-software krijg je inzicht, ben je altijd volledig in controle en worden je werkprocessen veel efficiënter.
