ERP, best of breed of all-in-one bedrijfssoftware: wat past bij jouw accountantskantoor?
Je hebt niet goed overzicht, werkt op een verouderde server of gebruikt een wirwar aan tools. Wat je reden ook is: het is tijd voor nieuwe software voor je accountants- of administratiekantoor. Daarin zijn veel verschillende opties. Je bent de termen ERP, best of breed en all-in-one of CRM-software vast al tegengekomen. Maar wat zijn de verschillen? En nog belangrijker: wat past bij jou?
Welke software past bij jou?
Dat is afhankelijk van een aantal dingen. Bijvoorbeeld de grootte van je kantoor en de wensen die je hebt. We lichten kort toe welke software bij wie past. Vervolgens gaan we dieper in op de voor- en nadelen per oplossing.
Grote accountantskantoren: ERP
Voor veel grotere kantoren (150+ medewerkers) is ERP-software een goede optie. In ERP-software zitten bijna alle functionaliteiten die je maar kan verzinnen. Daarbij heb je goede opties om maatwerk-integraties te laten bouwen. De hogere kosten en langere trainingstijd van ERP-software kunnen ook uit bij grotere kantoren.
Startfase of specifieke wensen: best of breed
Best of breed software is een logische keuze in twee situaties:
De startfase van je bedrijf. Je zoekt een simpele oplossing voor je organisatie: best of breed werkt makkelijk en is niet duur.
Als je specifieke wensen hebt. Je kan een best of breed oplossing dan gebruiken als extra integratie bovenop je basissoftware, zodat mensen in specifieke functies hun taken beter kunnen doen. Bijvoorbeeld een boekhoudpakket voor je financiële administratie of een projectplanningstool voor je teams.
Minder grote accountantskantoren: all-in-one bedrijfssoftware
Bij minder grote kantoren (5-150 medewerkers) is all-in-one software een logische keuze. Je hoeft dan niet een complex systeem te leren kennen, maar kan direct aan de slag. Met een paar goede integraties heb je toch alle functionaliteiten die je nodig hebt. Deze software werkt voor jou in plaats van andersom. Én is een stuk minder duur dan ERP-software.
Hieronder gaan we dieper in op wat precies de verschillen zijn tussen ERP, best of breed en all-in-one bedrijfssoftware. Heb je liever dat we je er kort doorheen praten? Plan dan een demo.
Traditioneel en all-in-one: ERP-systemen
We beginnen met de oudste uit het rijtje. Traditionele ERP-systemen zijn doorontwikkelde versies van bedrijfssoftware. In de loop van de jaren zijn ze doorgegroeid tot systemen waarin je praktisch alles kan. Van HRM tot voorraadbeheer, en van projectmanagement tot financiële administratie.
Voordelen van ERP
✅ De verschillende modules zijn goed in elkaar geïntegreerd
✅ Medewerkers hoeven maar met één systeem te leren werken
✅ Managementinformatie staat centraal in één database
Nadelen van ERP
➖ Duur: de opstartkosten zijn hoog
➖ Niet gebruiksvriendelijk
➖ Gegevens staan vaak op een lokale server, dus alleen op locatie te gebruiken
➖ Moeilijk te integreren met moderne cloudsoftware
Voorbeelden van ERP-systemen zijn: AFAS, Exact, Accountview en Unit4.
De beste in z’n soort: best of breed software
Best of breed oplossingen zijn gericht op één deelgebied van je bedrijfsproces. Ze zijn op hun deelgebied vaak beter dan ERP-oplossingen.
In principe zijn ze precies het tegenovergestelde van ERP-software: bij best of breed software is de gebruikerservaring heel belangrijk. En hoewel je bij ERP veel functionaliteiten hebt, zijn de mogelijkheden op deelgebied juist beperkt. Best of breed software is juist gespecialiseerd in één deelgebied.
Voordelen van best of breed
✅ De software is expert op zijn deelgebied
✅ De kosten per software-systeem zijn laag
✅ Eenvoudig en dus snel door iedereen te gebruiken
Nadelen van best of breed
➖ Je moet meerdere applicaties leren kennen
➖ De integratie tussen de verschillende applicaties werkt niet altijd even goed
➖ Je moet je bedrijfsproces afstemmen op de verschillende applicaties
➖ Als er iets misgaat, kost veel tijd om uit te zoeken waar de fout ligt
Voorbeelden van best of breed software zijn: Sugar (CRM), Pipedrive (sales), Quoteroller (offertes), Basecamp (projectmanagement), Harvest of Clockwise (tijdregistratie), Moneybird (facturatie).
De voordelen van beide: all-in-one bedrijfssoftware
Software die de voordelen van ERP en best of breed combineert, is all-in-one bedrijfssoftware. All-in-one bedrijfssoftware is software waarin alles geïntegreerd is (zoals ERP) – en die tegelijkertijd eenvoudig werkt (zoals best of breed).
All-in-one bedrijfssoftware wordt ook wel CRM-software genoemd. Maar er zit veel meer in dan alleen CRM. Denk bijvoorbeeld aan:
Sales
HRM
Documentmanagement
Projectmanagement
Planning
Taken en workflows
Rapportages en dashboards
Urenregistratie
Facturatie
Compleet met integraties
Hoe kan software compleet zijn zónder zo complex te worden als ERP-software? Het antwoord daarop is integraties. Integraties zijn handig, omdat er best veel onderdelen zijn die maar een paar medewerkers van je kantoor gebruiken. En zo profiteer je ook nog van de voordelen van best of breed.
Voorbeelden van integraties zijn:
Payroll (bijvoorbeeld Nmbrs)
Boekhouding (bijvoorbeel Twinfield)
E-mail en agenda (bijvoorbeeld Outlook of Gmail)
Voordelen van all-in-one bedrijfssoftware
✅ Eenvoudig, dus weinig training nodig
✅ Naadloze integratie met bestaande applicaties
✅ Je hoeft geen maatwerk integraties te maken
✅ Managementinformatie staat centraal in een database
✅ Alles veilig in de cloud, dus je kan vanaf elke locatie werken
Nadelen van all-in-one bedrijfssoftware
➖ De valkuil om tóch te veel functionaliteiten aan te bieden, waardoor het net zo complex wordt als ERP
Waar staat Simplicate?
Simplicate is all-in-one bedrijfssoftware. Er zitten dus alle functionaliteiten in die hierboven staan. En daarbij heeft Simplicate nog een groot voordeel: de software sluit perfect aan op de werkwijze van accountants- en administratiekantoren.
Soepel overstappen op nieuwe software
Zoek je al een tijdje naar nieuwe software, maar kijk je op tegen overstappen? Dat snappen we. Je wil natuurlijk niet dat je waardevolle data van de afgelopen jaren verloren gaat. Of dat je medewerkers weer een jaar bezig zijn om een nieuw systeem te leren. Daarom begeleiden je we persoonlijk bij een overstap zodat het altijd soepel gaat.
Lees ook onze blog: In 6 stappen over op nieuwe CRM-software met je accountantskantoor
