Succes begint bij eenvoud #5: Technologie en Software

Dat bedrijven digitaliseren is geen onderwerp van discussie. Maar hoe ze dat doen, verschilt per branche en per organisatie. De ene dienstverlener kiest voor een flinke investering in een groot geïntegreerd systeem. Andere bureaus gebruiken een lappendeken aan losse tools – deze bedrijven hebben makkelijk zeven tot tien verschillende soorten software draaien, van Excel en losse mapjes tot superspecialistische programma’s. Een gedeelde wens van al deze dienstverlenende bedrijven: flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid.

Dit is deel 5 van ‘Succes begint bij eenvoud’, een serie over succesfactoren van dienstverlenende bedrijven.

Om meteen te beginnen bij die laatste wens: veel organisaties zoeken naar bedrijfssoftware die in de praktijk net zo prettig is als consumententechnologie. Dus: net zo intuïtief en mooi als Apple, Spotify of de Uber-app op je telefoon. De reden dat B2C-software zo veel fijner werkt dan traditionele zakelijke IT-oplossingen, is dat consumentensoftware verregaand gestandaardiseerd is: voor iedere gebruiker hetzelfde.

Bedrijven hebben vaak echter specifieke vragen: een speciale functionaliteit, een toevoeging die speciaal voor hun onderneming nodig is, een integratie met een tool die ze al gebruiken. Een hele IT-sector is hier, in het recente verleden, groot door geworden: voor iedere klant maatwerk leveren. Wie langer dan vijf jaar een bedrijf runt, kent waarschijnlijk ook de kostbare en lange IT-trajecten die hiermee gepaard gaan. Met een eindproduct dat toch niet aan alle eisen kan voldoen.

Volwassen technologie, volwassen bedrijf

In navolging van het succes van gestandaardiseerde consumentensoftware, is goede bedrijfssoftware inmiddels ook vrijwel direct te gebruiken. Bedrijven én hun IT-leveranciers hebben geleerd van best practices. Daardoor is de technologie vele malen beter geworden, ook zonder dat uitgebreid maatwerk nodig is.

Naast het gegroeide vertrouwen in de moderne software, zijn bedrijven ook pragmatischer en flexibeler geworden. De meeste organisaties - met uitzondering van hele grote corporates – kiezen niet meer voor volledig maatwerk. In de keuze voor business software staat, naast kwaliteit, vooral flexibiliteit voorop. Zijn deze tools ook in te zetten als we onze werkwijze veranderen? En hoe simpel werken ze samen met software die we al hebben draaien, of die we in de toekomst willen inzetten?

Veel eisen van flexibele organisaties

Bedrijven die rondshoppen voor nieuwe software, zijn nu veeleisender dan ooit. Bedrijfssoftware moet steeds meer werkzaamheden ondersteunen. Maar omdat organisaties steeds flexibeler opereren, zoeken ze meer en meer adaptieve software. Simpeler gezegd: software die groeit, die updatet, die zich eenvoudig aanpast aan de wensen en mogelijkheden van morgen. Daarom hanteren CIO’s niet meer een statisch lijstje met eisen, maar formuleren ze een moving target. Niet meer: het systeem moet deze taken kunnen. Maar wel: business software die meebeweegt als mijn bedrijf van koers verandert. De markt verschuift dan ook snel naar software as a service (SaaS). Tools die online draaien, flexibel in te zetten zijn en die continu verder worden ontwikkeld. Zonder grote implementatiekosten, maar in een abonnement op steeds beter wordende software.

Trends in business software

Kijken we naar de geschiedenis van bedrijfssoftware, dan zijn er drie grote trends die elkaar opvolgen.

• Grote geïntegreerde systemen, maatwerk
  De grote boom in business software begon met de komst van systemen waarin verschillende tools werden gecombineerd. Dit zijn bijvoorbeeld SAP, Exact of Afas. Met de implementatie van zo’n systeem digitaliseerde een organisatie in één klap een flink deel van zijn bedrijfsvoering.

• Losse specifieke tools
  Een nadeel van grote systemen is dat de implementatie een lang en soms kostbaar traject is. Bovendien laat de gebruiksvriendelijkheid vaak te wensen over. Daarom hebben veel bedrijven de afgelopen jaren (ook) gekozen voor losse software, voor specifieke taken. Een heel prettige tool voor projectmanagement, aparte specialistische software voor facturatie en weer een andere technologie voor bijvoorbeeld CRM software, urenregistratie of HRM. Zo kregen medewerkers gereedschap dat prettiger te gebruiken was. En werden organisaties flexibeler, omdat ze niet vast zaten aan één leverancier.

• Pakket van tools
  Het grote voordeel van de genoemde losse tools is de gebruiksvriendelijkheid van ieder programma. Alleen ‘praten’ al die verschillende tools lang niet altijd met elkaar. De business software die nu opkomt, combineert de voordelen van de grote systemen en die van de losse tools. Het zijn suites of pakketten, met daarin prettige tools die wel volledig met elkaar communiceren. Door de belangrijkste functionaliteiten in één suite te combineren, werkt geïntegreerde software efficiënter dan verschillende losse oplossingen. Als bedrijf - en als medewerker - kun je de onderdelen van zo’n pakket inrichten naar je eigen wensen. Tegelijk is de basis wel gestandaardiseerd, op basis van best practices. Het is dus geen volledig maatwerk. Daardoor is dit type software veel makkelijker te implementeren en een stuk goedkoper dan een maatwerktraject.

"Toen we gegroeid waren naar tien man merkten we dat we onze bedrijfsvoering en processen anders moesten aanpakken. Dat het allemaal veel makkelijker moest."

Simon Hogenkamp, Founder Moddit Internet reclamebureau

De integratievraag

Ongeacht de automatiseringsroute die een bedrijf kiest, altijd komt de grote ‘i-vraag’ tegen: hoe integreer ik nieuwe software met de systemen die ik nu al gebruik? Of: met tools die ik morgen misschien wil inzetten? Integreren is vaak mogelijk, maar niet altijd even simpel. Bij grote IT-systemen is maatwerk nodig. En hoe meer losse tools een organisatie gebruikt, des te meer handwerk er nodig is om alle tools samen te laten werken. Wie tegen de ‘i-vraag’ aanloopt, doet er goed aan om de vraag terug te kaatsen naar de softwareleverancier met wie je aan tafel zit: ‘Heeft jullie systeem standaardintegraties met andere software? Of een goede API-koppeling, zodat ik zelf zo’n koppeling kan (laten) maken?’

Bedrijfssoftware in de nabije toekomst

De huidige technologie maakt dat gegevens digitaal te gebruiken en beheren zijn en dat medewerkers eenvoudiger online samenwerken. Zo is werken een stuk efficiënter geworden. Een nieuwe generatie business software gaat bedrijven nu nog veel meer bieden. Van data vastleggen, naar anticiperen. Een voorbeeld: op basis van de status van een project, het budget en de beschikbaarheid van mensen, zou software uit zichzelf een melding kunnen geven dat het verstandig is om extra collega’s op dit project te zetten. Of: door gegevens uit het CRM te combineren met inzicht in klanten én je financiële doelstelling van dit jaar, krijg je een bericht dat het een goed idee is om een aantal klanten nu extra diensten aan te bieden.

We – ondernemers en softwareleveranciers – leren steeds meer van slimme bedrijfsvoering en processen. Lessen die daadwerkelijk meetbaar zijn. Zo wordt het ook mogelijk om de best ingerichte processen in kaart te brengen. Waardoor organisaties niet zelf het wiel hoeven uit te vinden. Als bedrijf kies je simpelweg het proces dat in jouw sector het meest succesvol is, en je gebruikt het voor je eigen organisatie. Zo helpt software ons niet alleen efficiënter te werken, maar ook om de beste processen te selecteren.

Wie regelmatig een kijkje in de keuken krijgt bij een creatief bureau, weet welke stappen er allemaal nodig zijn wanneer een nieuw project van start gaat. Alle informatie uit de offerte moet vertaald worden naar een project. Fases of sprints moeten in de planning, net als de collega’s die dit mooie project gaan doen. De kosten worden bijgehouden en alle relevante contactpersonen bij de opdrachtgever moeten makkelijk te vinden zijn. Al deze stappen – en nog veel meer – zijn te combineren in digitale processen, processen die voor heel veel creatieve bedrijven vergelijkbaar zijn. In de nabije toekomst kun je als bureau zo’n standaard proces misschien wel gewoon uit een digitale bibliotheek halen. Om het vervolgens eenvoudig naar eigen smaak in te richten. Zo lift je mee op de best practices in jouw sector.

De serie ‘Ieder succes begint bij eenvoud’ De wereld van dienstverlenende ondernemers is best complex. Juist daarom zoeken bedrijven mogelijkheden om hun manier van werken zo eenvoudig mogelijk maken. In deze online serie gaat Simplicate op zoek naar de kracht van ‘eenvoud’ voor het succes van dienstverlenende bedrijven. Lees ook de andere artikelen die geschreven zijn in de serie Succes begint bij eenvoud.