Detacheringsbureau 4People pakt administratieve uitdagingen aan met Simplicate
Een goede match. Daar start alles mee bij technisch detacheringsbureau 4People. Deze sterke organisatie heeft veel langetermijnrelaties met gedetacheerden en opdrachtgevers. Door mooie, mensgerichte oplossingen hebben medewerkers vaak een uniek contract. Hoe gaat 4People efficiënt om met alle uitzonderingen, zodat ze klanten en opdrachtgevers goed helpen?
Directeur Ronald ter Beek en managementassistent Femke Wolbrink vertellen hoe 4People het werk achter de schermen overzichtelijk heeft gemaakt.
Technisch detacheringsbureau
‘Iedere opdrachtgever heeft zijn eigen wensen. Wij onderscheiden ons op het menselijke aspect. Bedrijven waarderen ons en andersom. Dat zorgt voor veel herhalingsopdrachten’, vertelt Ronald ter Beek. We spreken hem op het hoofdkantoor in Hengelo, waar hij geniet van een prachtig uitzicht over Twente en Duitsland.
4People is gespecialiseerd in technische functies in de business unit Bouw, Infra en Milieu en de unit Engineering. 4People werkt voor allerlei bedrijven, van lokale machinebouwers tot merken als Siemens en Philips. Via de dienst Executive Search zoeken ze topmanagers en toptechnici in de markt en brengen deze rechtstreeks in contact met opdrachtgevers.
Wens om uren online te registreren
Mensen staan centraal bij 4People. Ronald luistert goed naar de wensen van opdrachtgevers en gedetacheerden: ‘We kregen vanuit de markt de vraag of ze uren online kunnen registreren, in plaats van handmatig verwerken. Tegelijk werken we intern met heel veel uitzonderingen vanwege de vele, unieke contracten. We zochten gebruiksvriendelijke software voor collega’s buiten en intern.’
Maatwerk zorgt voor administratie uitdagingen
Femke Wolbrink is managementassistent en beheert samen met drie collega’s de backoffice. Zij was mede verantwoordelijk voor de keuze voor de software. Femke staat dagelijks voor de uitdaging om het vele maatwerk in goede banen te leiden.
‘We nemen vaak regelingen en voorwaarden van de opdrachtgever over, omdat een groot deel van de werknemers na detachering wordt overgenomen. De gedetacheerden genieten dan van een soepele overgang. Denk bijvoorbeeld aan verschillende reiskostenregelingen, algemene vergoedingen, verlofregelingen, kosten die wel of niet gefactureerd worden aan de opdrachtgever. Dat maakt het soms lastig voor onszelf.’
Handwerk kostte veel tijd
‘We deden veel handwerk. Urenstaten kwamen binnen op papier of per post, we verwerkten alles in Excel en maakten facturen stuk voor stuk op. We waren maandelijks een werkweek bezig met uren verwerken en factureren.’
Software voor detachering:
denk vooraf scenario’s en oplossingen uit
4People heeft mede op aanraden van de accountant gekozen voor Simplicate. ‘Het gaat tijd schelen. Daarom willen we ervoor gaan, zeker met het oog op toekomstige groei’, zegt Femke.
4People ging met Kelly Koomen, Business Consultant van Simplicate, aan de slag. Femke vertelt: ‘Het helpt als je vooraf alle scenario’s en oplossingen uitdenkt. Kelly hielp ons met de inrichting en import. Daardoor merkten we snel dat sommige functionaliteiten anders werkten dan wij hadden gedacht. In de testfase konden we dit corrigeren en een andere oplossing toepassen, zodat het nu goed loopt.’
Kosten en uren zijn nu sneller inzichtelijk
‘We moeten gedetacheerden nog wel opvoeden om snel hun uren in te voeren’, lacht Femke. ‘Maar het werkt goed. Wanneer een werknemer zijn uren netjes bijhoudt, hebben we halverwege de maand al een goed overzicht van gewerkte uren en verlof.’
‘Aan het eind van de maand maken we een conceptfactuur. Die sturen we naar de opdrachtgever. Na online goedkeuring via Simplicate verzenden we de definitieve factuur. Ik ben blij met Simplicate. Het gaat nu veel sneller dan via de oude werkwijze op papier.’
Detacheringsbureau 4People is klaar voor groei
Die snellere werkwijze komt goed van pas als 4People verder groeit. Ronald ter Beek vertelt: ‘Vanuit onze vestigingen in Hengelo, Groningen, Utrecht, Rotterdam en Den Bosch verwachten we binnen nu en drie jaar te verdubbelen in het aantal gedetacheerden. Het is een mooie uitdaging. Met de juiste man op de juiste plek gaan klanten ons zien en waarderen.’
