Checklist: 6 stappen om succesvol tarieven te indexeren

Het is heel normaal om je tarieven jaarlijks te indexeren. Veel ondernemers kiezen hiervoor, omdat ze zelf ook te maken hebben met inflatie en stijgende kosten. Door te indexeren zorg je dat je omzet op peil blijft. En daarmee ben je weer in staat om de beste kwaliteit te blijven bieden voor jouw klanten en medewerkers.

Maar indexeren kan ook spannend zijn. Want wat is de juiste prijs voor je diensten? En hoe neem je je klanten mee in de veranderingen? Met onze checklist wordt indexeren een stuk eenvoudiger.

Stap 1: Bereken welk tarief je nodig hebt

Onderzoek hoe de markt verandert en wat je nodig hebt om je begroting van komend jaar te behalen. Analyseer bijvoorbeeld de volgende bronnen:

• Controleer de inflatiecijfers van het CBS
• Onderzoek in hoeverre jouw eigen leveranciers of partners tarieven wijzigen
• Onderzoek de prestaties van jouw projecten; blijf je binnen budget, of besteed je eigenlijk structureel meer tijd dan je hebt afgesproken?
• Vergelijk jouw tarieven met een Benchmark Report

Stap 2: Bepaal je nieuwe tarieven

Reken vervolgens uit wat een tariefswijziging gaat betekenen voor jouw bureau. Wat doet dit met je gemiddelde omzet per fte? Sluit dit aan bij je begrotingsdoelen en is het tarief haalbaar voor jouw klanten?

• Bereken welke tarieven je nodig hebt voor een sluitende begroting
• Toets je nieuwe tarieven in gesprekken met klanten; wat vinden zij van je tarieven en kwaliteit? Dit kan verrassende inzichten opleveren.
• Knip een indexatie van meer dan 10% eventueel op in twee stappen, om trapsgewijs je tarief aan te passen.

Stap 3: Communiceer duidelijk met klanten

Uit onderzoek blijkt dat een prijsstijging tot tien procent meestal geen probleem is voor je klant. Ga je daarboven, dan heb je wat meer overtuigingskracht nodig. Zorg voor duidelijkheid, dat komt de langetermijnrelatie ten goede.

• Onderbouw je prijswijziging. Gebruik de cijfers uit stap 1, vul dit eventueel aan met stappen die je hebt ondernomen om de kwaliteit van je diensten te verbeteren
• Breng je medewerkers vooraf op de hoogte van de nieuwe tarieven. Deel jouw onderbouwing, zodat zij de klant met zelfvertrouwen te woord staan
• Geef je klant een reële tijd om je aanbod te accepteren of een alternatief te zoeken

Stap 4: Benadruk de toegevoegde waarde voor de klant

Vergeet niet om jouw klant te vertellen welke extra waarde jij toevoegt. Zo geef je een gesprek over tarieven een andere plek. Het effect is meestal dat de klant de relatie ook gaat evalueren. Zo verbetert jullie partnership.

• Brainstorm met je team: wat zet je nu niet op de factuur, maar doe je wel?
• Neem deze meerwaarde op in nieuwe offertes en facturen

Stap 5: Implementeer je nieuwe tarief

Voer de indexatie daadwerkelijk door. Dat kan administratief complex zijn. Zorg dat je klantafspraken goed in jouw systemen zet en de tariefswijziging op de factuur terechtkomt.

• Indexeer de tarieven voor zowel je medewerkers (uurtarief) als diensten (abonnementen)
• Indexeer abonnementen bij aanvang van een nieuwe doorlooptijd. Monitor gedurende het jaar of je alle klanten hebt geïndexeerd
• Indexeer tarieven op nacalculatie voor aanvang of gedurende een opdracht, waarbij je de klant een reële tijd geeft om je aanbod te accepteren

Stap 6: Weerstand, en nu?

Het kan voorkomen dat je door een tariefswijziging een klant moet laten gaan. Dat is jammer, maar geen ramp. De prijsaanpassing betekent namelijk dat je meer inkomsten genereert van klanten die wel blijven.

• Wees tijdens het gesprek met de klant transparant en meedenkend. Uit je waardering, maar vertel ook waarom een prijswijziging noodzakelijk is. Als mede-ondernemer zal je gesprekspartner dit vaak wel begrijpen.
• Bied de klant een keuze; wil hij minder diensten voor hetzelfde tarief, of de meerwaarde behouden die hij nu ervaart voor het nieuwe tarief?
• Laat je een klant gaan? Maak afspraken over de afronding en ga goed uit elkaar.

Aan de slag met je nieuwe tarief

Een nieuw tarief doorvoeren kan spannend zijn, maar met een goede onderbouwing zullen je klanten de noodzaak begrijpen. Wil je eens sparren over tariefwijzigingen of ben je benieuwd welke relevante inzichten een projectsoftware je kan geven? We denken graag met je mee.