Syplon: groei, professionalisering en controle met Simplicate

Door de jaren heen is het team van Syplon flink gegroeid. Hun klantenbestand en dienstenpakket groeide mee. Daarmee ontstond de behoefte aan efficiënte urenregistratie en meer overzicht over de toekomstige capaciteit van het personeel, acquisitietrajecten en facturatie. ‘Toen we nog met Excel werkten, waren we met de helft minder mensen, maar liepen we vast’, vertelt Claudia. ‘Het bijhouden van budgetten lukte nog, maar uren schrijven was complex. We hadden overal een softwarepakketje of Excellijstje voor, wat het lastig maakte om alles terug te vinden of te koppelen. Onze projectadministratie in Excel was een zeer zwaar bestand, moeilijk te beheren en foutgevoelig. HRM en Sales waren slecht inzichtelijk, en als directie misten we diverse managementoverzichten die we nodig hadden. We moesten professionaliseren’.

Syplon had dus baat bij een werkbare urenregistratie, een overzicht van diensten en een duidelijk inzicht in verlof en verzuim. Oftewel: alles in één pakket. Claudia: ‘Wij zijn een adviesbureau die alleen maar uren verkoopt, dus een overzichtelijke en werkbare urenregistratie is onmisbaar. Met Simplicate kunnen we de declarabiliteit en productiviteit goed monitoren. Als iemand niet op target ligt, gaan we samen kijken waar dit aan ligt. Zo verdelen we het werk slimmer en pakken we de verantwoordelijkheid samen op.’

‘We gebruiken de HRM-module voor inzicht in verlof en verzuim, en ons hele acquisitietraject staat in de Sales-module zodat we weten welke acties wanneer nodig zijn. De Projecten-module geeft ons een volledig overzicht van alle diensten met bijbehorende budgetten en taken, wat de capaciteitsplanning weer bevordert.’

Syplon kan nu makkelijker de stand van zaken bijhouden en daardoor sneller ingrijpen en sturen als het nodig is. Omdat er zoveel mogelijk is en ze Simplicate intensief gebruiken, is Claudia meer dan voorheen bezig met de bedrijfsvoering. Ze legt uit: ‘Dit is de bedrijfsvoering zeker ten goede gekomen. Met Simplicate heb ik meer controle en werken we nog professioneler dan voorheen. Ik zie nu dagelijks wat goed gaat en wat beter kan.’

Minder administratie voor projectleiders = meer tijd voor klanten

‘Dankzij Simplicate kunnen onze projectleiders zich focussen op klanten in plaats van administratie. Hierdoor kunnen we meer klanten bedienen met hetzelfde aantal medewerkers.’

Beter factureren = verhoogde declarabiliteit

‘Projectleiders hebben inzicht in de uren, budgetten en kosten waar ze verantwoordelijk voor zijn. Zo kunnen ze hun projecten optimaal managen. Ook het bijhouden van de salestrajecten gaat nu heel overzichtelijk. We kunnen nu makkelijk facturen opstellen en verwerken. Die combinatie zorgt voor een verhoogde declarabiliteit.’

Meer tevreden klanten 

‘Doordat we beter inzicht hebben in de voortgang van de projecten, is de  tussentijdse communicatie met klanten over projecten ook verbeterd. Daardoor zijn ze altijd op de hoogte van de stand van zaken en komt de factuur nooit als een verrassing.’

Claudia heeft met Simplicate de bedrijfsvoering enorm zien professionaliseren. Er is meer inzicht en ze sturen beter op resultaten. De omzet is de afgelopen jaren flink gestegen, maar er zijn ook veel medewerkers bij gekomen. Er ligt ruimte voor Syplon om nog verder te groeien, maar dat is niet hun hoofddoel: ‘Als directie willen mijn man en ik eigenlijk niet groter worden dan 20 medewerkers. Zo houden we optimaal feeling met wat er in ons bedrijf gebeurt, en voorzien we onze klanten volledig van professioneel huisvestingsadvies op maat.’