‘Onze liquiditeit is structureel verbeterd’

Kraaijvanger Architects is een innovatief en succesvol architectenbureau uit Rotterdam. Ruim zeventig specialisten werken hier aan mooie gebouwen die een positieve impact hebben op de omgeving en de mensen die het gebouw gebruiken. Bas Niese, managing partner bij Kraaijvanger Architects, vertelt hoe zijn organisatie de liquiditeit structureel heeft verbeterd met projectsoftware van Simplicate.

‘Voor we Simplicate gebruikten, werkten we met een boekhoudpakket en Excellijsten. Om inzicht te krijgen in projectresultaten moesten we omslachtige rekensommen maken rondom onze interne kosten en het honorarium. Daardoor week het uiteindelijke resultaat vaak af van het resultaat wat de projectleiders hadden verwacht. Dat voelde niet goed. Daarom zochten we een heel helder en simpel programma waar we ons proces in kwijt konden.’

‘We zochten projectsoftware dat goed aansluit bij de werkwijze van architecten. Onze projectorganisatie is gebaseerd op fasen. Elke fase heeft een eigen budget en honorarium. Niet ieder softwarepakket kan dit goed registreren. Ook de urenregistratie is belangrijk. Tachtig tot negentig procent van onze kosten bestaan uit arbeid. Wij willen de uren kunnen volgen. Dat moest allemaal kunnen met het pakket.’

‘Ook moet het eenvoudig en intuïtief zijn, zodat je geen cursus nodig hebt. De visuele eenvoud van Simplicate past heel goed bij architecten. De vormgeving en het kleurgebruik van Simplicate is strak en rustig. Eenvoud van de software versterkt het gebruik in onze organisatie.’

‘Overstappen is altijd spannend. We hebben de inrichting gedaan met de business consultant van Simplicate. We hebben het advies opgevolgd om onze bestaande projecten in Simplicate te zetten. De historie is elders gearchiveerd. Het voelt naakt om te beginnen met een leeg systeem, maar je begint wel met een schone lei. We waren dan ook heel snel up-to-date.’

‘Om alle collega’s snel toegang te geven, heb ik korte vlogs gemaakt per module. Zo kon iedereen in zijn eigen tijd de filmpjes bekijken. Ik heb Simplicate uitgelegd aan de hand van onze eigen terminologie en werkwijze. Zo is het heel toegankelijk en eenvoudig om te starten.’

‘Onze liquiditeit is structureel met twee maanden omzet verbeterd. Daardoor leunen we minder op bankkredieten en hoeven we zelf geen debiteuren meer voor te financieren. Dat geeft financiële rust. Ook hebben we het aantal foute facturen gereduceerd en kunnen we nu sneller factureren.’

‘Verder is onze forecast verbeterd. Alle contracten staan in Simplicate. Daardoor kunnen we tot een halfjaar vooruit anticiperen op acquisitie en bezetting. Elke maand bespreken we deze rapportages, zodat we hier tijdig op kunnen sturen.’