Casestudy: accountantskantoor Alan & Luca verving kwetsbare servers door snelle en efficiënte cloudoplossing

‘Simplicate is de backbone van onze organisatie. Naast een gevoel van comfort omdat de beveiliging op orde is, heeft Simplicate ook gezorgd voor een enorme efficiencyslag.’
Renaldo Antonissen, partner bij Alan & Luca

Vooruitstrevend als Alan Turing, de wiskundige die de Enigma-code kraakte, en zo grondig als Luca Pacioli, de persoon die als eerste schreef over het dubbelboekhoudsysteem. Accountantskantoor Alan & Luca brengt deze waarden tot leven door hun klanten proactief te adviseren, zodat zij nog succesvoller kunnen ondernemen. We spreken met Renaldo Antonissen, partner bij Alan & Luca. Hij vertelt hoe de overstap naar cloudsoftware heeft geholpen om veiliger en efficiënter te werken.

Waar liep je tegenaan voor je Simplicate gebruikte?

‘Voor Simplicate gebruikten we UNIT4 Business Suite. Dat programma draaide op onze lokale servers, het was verouderde technologie. Voor ons had dit drie nadelen:

• Een lokale server is kostbaar om te onderhouden. Als er iets misgaat, kunnen we zelf niets doen. We wilden minder kans op uitval.
• De servers kregen oude beveiligingsupdates en zouden makkelijker te hacken zijn. We werken hier met ontzettend veel vertrouwelijke informatie. Als financiële gegevens uitlekken, zou dat zelfs van invloed kunnen zijn op de beurskoers. We wilden risico’s uitsluiten en overstappen naar de cloud.
• Ons systeem was onnodig ingewikkeld, dus we wilden versimpelen.

Toen we bepaalde partijen in de hand hadden genomen voor dataveiligheid, ontdekten we dat onze servers tegen het minimum van de beveiligingsvereisten aanzaten. Dat vond ik eng en daar wilde ik meer zekerheid in bouwen.’

Wat waren belangrijke criteria voor nieuwe software?

‘Risico’s moet je uitsluiten. Daarom wilden we overstappen naar cloudoplossingen, alleen al voor de beveiligingsupdates die we nu gepusht krijgen. Dat geeft comfort.’

‘Ook wilden we versimpelen. Ik heb nadrukkelijk gekeken naar de toegevoegde waarde; wat zou ik als gebruiker fijn vinden? Welke interface is prettig? Hoe makkelijker het is, hoe plezieriger het voor onze medewerkers is om tijd te schrijven en te factureren.’

‘Dan kijk je naar de techniek die achter de software zit. Ik vind het heel belangrijk dat veel data extraheerbaar is via API-koppelingen, zodat de software praat met bijvoorbeeld Exact Online, Nextens en CaseWare.’

‘Wat mij heeft overtuigd om voor Simplicate te kiezen, is dat het een totaalpakket is. Het is meer dan CRM alleen. En de naam zegt het al: het is relatief simpel.’

Hoe ging de overstap?

‘Het overzetten van de data vond ik spannend, vanwege de onzekerheid dat je niet goed weet wat er op de achtergrond gebeurt met de gegevens. Wij hebben ervoor gekozen om Simplicate ons exportbestand te laten toetsen. Daar kwamen wat punten uit die we moesten aanpassen. Uiteindelijk was het gelukt, dan voel je je super happy. Nu weten we hoe data importeren werkt. Zolang je het importsjabloon maar netjes gebruikt, gaat het goed.’

‘Aan de andere kant zag ik de overstap als een goed tijdstip om de data op te schonen. Dan staat alle data weer netjes in je CRM-systeem, want zeker met het oog op de AVG wil je niet onnodig veel gegevens hebben van klanten.’

Wat heeft Simplicate opgeleverd?

‘Simplicate is de backbone van onze organisatie. Naast een gevoel van comfort omdat de beveiliging op orde is, heeft Simplicate ook gezorgd voor een enorme efficiencyslag:

• Simplicate is een cloudbased service. Dat is superefficiënt. We kunnen werken op kantoor, thuis, bij de klant. Dat is ideaal.
• Alles zit in een systeem: CRM-data, facturatie, tijdschrijven, projectadministratie en handige managementinformatie.
• Door reallife inzicht in de budgetten weten medewerkers wat ze moeten doen en heeft de klant transparantie. We ontdekten dat we veel meer advieswerk leverden dan was afgesproken. Simplicate heeft ons de ogen geopend: omdat de klant nu weet wat wij voor hem doen en extra hebben gedaan, ziet hij de toegevoegde waarde en kan je ook meer factureren.

De efficiencyslag geeft ons meer tijd. Ik werkte voorheen bij een van de Big Four en daar hebben we altijd geleerd dat je moet zorgen dat iemand niet helemaal vol zit met werkzaamheden. Dan ga je nadenken hoe je het werk voor jezelf of voor de klant beter kunt doen. Dat geeft ruimte om te pionieren, net als onze naamgevers Alan & Luca deden. En voor mij persoonlijk betekent Simplicate dat ik minder administratieve handelingen hoef te doen. Ik kan meer buiten kantoor zijn, om dieper op de klantrelatie in te gaan. Die aandacht voor de klant is belangrijker. Want heel simpel, de klant zorgt nog steeds voor de boterham op de plank bij onze medewerkers en voor onszelf.’