‘Met Simplicate bespaar ik 80% tijd op administratie’

Bij 2.0 Accountants draait alles om efficiëntie. Het full-service accountantskantoor ontzorgt hun klanten door administratie te automatiseren. Bijvoorbeeld met bankkoppelingen, scan & herken en koppelingen met andere pakketten. Om dat goed te kunnen doen, wist Arnoud dat hij vanaf de start van het bedrijf zijn eigen bedrijfsprocessen optimaal efficiënt moest inrichten. Dat is gelukt met Simplicate. ‘We zijn in 4,5 jaar gegroeid van 2 naar 13 mensen. Omdat we alle klantafspraken en processen vanaf de start goed hebben ingericht, bespaart ons dat 80% administratietijd. Daardoor kunnen we meer klanten aan in minder tijd.’

Waarom koos Arnoud voor Simplicate? ‘Net als onze klanten willen we zoveel mogelijk ontlast worden bij het gebruik van CRM-software. Simplicate biedt voor bijna al onze uitdagingen een oplossing. Van CRM tot projectmanagement, urenregistratie en facturatie. Daarnaast vonden we een API-koppeling met onze andere software belangrijk. Dat was echt noodzakelijk; als we bijvoorbeeld een adreswijziging in elk systeem apart moeten invoeren, is de kans op fouten groot. We zochten dus vooral software die onze dagelijkse werkzaamheden versnelt. Daardoor hebben we meer tijd voor innovatie en advies.’

‘Ook heb ik met Simplicate inzichten om veel sneller bij te sturen. Onze senior adviseurs monitoren de productiviteit en projecten makkelijk. Als we over budget gaan, weten we dat direct en ondernemen we actie. We kijken waarom een project uitloopt. Soms komt het door onszelf, soms kom je tot het inzicht dat de prijs niet goed is. We leren daarvan en zijn daardoor in staat om sneller realistische offertes te maken. Uiteindelijk kunnen we daardoor veel meer voor die klant betekenen en meer waarde leveren.’

Voor Arnoud springen er drie KPI’s uit waar hij dankzij Simplicate makkelijker op stuurt:

• Onderhanden werk (OHW): ‘We zien eenvoudig hoeveel werkzaamheden zijn verricht waarvoor nog geen factuur gestuurd is naar de opdrachtgever. Die OHW-positie kunnen we makkelijk bewaken.’

• Productiviteit: ‘Uren schrijven is een stuk makkelijker. Zo registreren medewerkers hun tijd beter en kunnen wij makkelijker monitoren wat de productiviteit is per medewerker is. Zo houden we zicht op de urenbesteding.’

• Facturatietijd: ‘We factureren 90% sneller. Aan het eind van de maand hoeven we projecten alleen maar te controleren, waarna we ze makkelijk factureren. De termijnfacturen staan al klaar en nacalculatie nemen we direct mee. Zo zien we ook gelijk de totale omzetwaarde.’

Arnoud en zijn collega’s besteden met Simplicate 80% minder tijd aan administratie. ‘We hebben tijd om onze kennis te delen en richten ons meer op innovaties en advies. Daardoor leveren we meer waarde. We helpen ook andere accountantskantoren met de inrichting van hun automatisering, waarin we Simplicate ook meenemen. Simplicate is de motor van de hele organisatie. Als je alles aan de voorkant goed inricht, dan volgen deze inzichten vanzelf.’