Plannen om niet te rennen: overzicht zorgt voor kwaliteit bij agencies

De grootste uitdaging van digital agencies en online marketingbureaus is momenteel de krappe arbeidsmarkt. Sommige bureaus kunnen zelfs geen nieuwe opdrachten meer aannemen. Simpelweg omdat ze met de huidige bezetting al hun handen vol hebben om het werk op tijd af te krijgen. Bijna alle bureaus investeren nu extra tijd in de tevredenheid van hun talenten en in de zoektocht naar nieuwe collega’s.

Een planning is het wapen tegen de krappe arbeidsmarkt. Dat heeft twee redenen:

• Met een overzichtelijke planning geef je jouw medewerkers de ruimte om kwaliteit te leveren. Je houdt de werkdruk beheersbaar en zorgt daarmee voor een hogere teamtevredenheid. Kortom: je gaat plannen om niet te hoeven rennen.
• Je kunt beter verwachtingen managen richting klanten. Je weet wanneer je welke opdrachten kunt aannemen en wat de impact is op de deadline als er iets onverwachts gebeurt.

In dit blog ontdek je of jouw agency baat heeft bij een capaciteitsplanning, waarom een planning geen magische functie is die ineens alles voor je oplost en wat de best practises zijn volgens agencies.

Capaciteitsplanning geeft inzicht

Met deze vier vragen weet je of jouw agency baat heeft bij een capaciteitsplanning:

• Weet jij welke werkzaamheden wanneer uitgevoerd moeten worden?
• En wie daar ruimte voor heeft binnen jouw agency?
• Kun jij zonder moeite nieuwe opdrachten plannen en verwachtingen managen naar de klant?
• Kun jij tegelijkertijd zorgen dat medewerkers topkwaliteit leveren?

Ja? Goed bezig.

Nee? Voor veel agencies is het een uitdaging om een realistische en heldere planning te maken.

De oplossing is sexyer dan dat het klinkt: capaciteitsplanning. Projecten en uren handmatig bijhouden in spreadsheets is tijdrovend en foutgevoelig. Maar met een online capaciteitsplanning krijg je inzicht in de bezetting en beschikbaarheid per team en per discipline. Zo weet je precies welke projecten passen, of je collega's het werk aankunnen en waar je misschien een freelancer moet inschakelen. En dat geeft vaak net het zetje om toch die extra opdracht aan te nemen. Daarnaast ben je met een goede planning beter in staat om deadlines of uitloop te communiceren naar de klant.

En als er ad hoc iets tussen komt?

Is er met al dat geplan wel ruimte voor ad-hoczaken? Zeker. Sterker nog; deze tijd kun je ook inplannen. We zien vaak dat maximaal tachtig procent van de capaciteit wordt gepland, zodat er ruimte overblijft om spoedklussen of interne zaken op te pakken.

Planning leidt tot rust en hogere tevredenheid

Een capaciteitsplanning geeft inzicht in de daadwerkelijke urenbesteding ten opzichte van het geplande werk. Daardoor leer je over een langere periode of de ureninschatting vooraf klopt. Lijken bepaalde collega’s en disciplines binnen je team het altijd (te) druk te hebben? Of wil je weten welke typen projecten structureel uitlopen? Dan kun je hierop anticiperen.

Bespreek met je team hoe dit kan. Leveren medewerkers bijvoorbeeld meer werk dan is afgesproken, stelt een bepaald type klant heel veel vragen, of is er vooraf te weinig tijd gereserveerd om de opdracht uit te voeren? Deze gesprekken helpen zowel het team als de organisatie om beter te plannen.

En dat zorgt voor rust binnen je organisatie. Een overzichtelijke planning helpt de werkdruk voor iedereen beheersbaar te houden. Het geeft collega’s de ruimte om de kwaliteit te leveren die ze in huis hebben. Dat zorgt op haar beurt voor tevreden klanten, en dat is voor de meeste agencies de belangrijkste drijfveer. Daarnaast maakt het jou een betrouwbaardere partner voor je klanten.

Beter budgetteren

Door te plannen weet je niet alleen of het werk uitgevoerd kan worden, maar kom je ook achter de financiële consequenties hiervan. Zo zie je of projecten binnen budget blijven en of je inschatting qua uren vooraf realistisch was. Met deze waardevolle informatie kun je toekomstige opdrachten nog beter budgetteren.

De do’s and don’ts van een capaciteitsplanning

De meeste agencies beginnen met een capaciteitsplanning zodra ze zijn gegroeid naar tien of meer medewerkers. Je zult als organisatie wel zelf moeten investeren om een planning goed voor je te laten werken. Een planningstool is geen magische functie die ineens alles oplost en je extra tijd geeft. Na veel gesprekken met agencies over de toepassingen en uitdagingen van een capaciteitsplanning, komen we tot deze vijf do’s and don'ts:

Do:

• Bedenk goed wie je verantwoordelijk maakt voor de capaciteitsplanning. Vaak is dat een projectmanager, maar het is soms ook een trafficmanager of een operationeel manager. Dat is per organisatie anders. De belangrijkste vaardigheden voor de planner zijn overzicht houden, flexibiliteit en vooruitkijken. Zo anticipeer je tijdig op drukke periodes (denk aan onderbezetting in vakantieperiodes en drukke periodes wanneer klanten piekmomenten hebben);
• Houd ruimte voor interne werkzaamheden en blok deze standaard in je agenda, zodat dit overzichtelijk terugkomt in je capaciteitsplanning;
• Maak intern duidelijke afspraken over het boeken van verlof of afwezigheid. Alleen dan kun je inspelen op de daadwerkelijke uren die beschikbaar blijven voor klanten;
• Minimaal vereist is dat alle uitvoerende collega’s uren schrijven. Hoe je jouw medewerkers enthousiast maakt voor het registreren van hun uren, lees je in ons blog over urenregistratie.

Don’t:

• Een van de grootste valkuilen voor agencies is om medewerkers volledig vol te willen plannen. Die honderd procent klanttijd is een utopie. Zorg voor ruimte in je planning, waardoor je wendbaar blijft als organisatie.

Best practices bij de capaciteitsplanning

Wij spreken dagelijks met agencies over hun ervaringen met een capaciteitsplanning. Hieruit komen deze best practises:

• Plan niet te strak
  Een capaciteitsplanning is niet hetzelfde als een nauwkeurige projectplanning. Geef je collega’s of zelfsturende teams daarom de ruimte om zelf te bepalen wanneer ze welke opdracht oppakken. Zo loop je niet het risico dat je de planning telkens moet aanpassen zodra iets uitloopt. En die autonomie wordt vaak gewaardeerd;
• Plan niet te ruim
  Daardoor zie je niet waar de piekbelasting van teams, bepaalde disciplines of collega’s zit en mis je stuurinformatie;
• Plan werkzaamheden vanaf 1 uur
  Plan minimaal een uur, of liever nog een dagdeel. Zo houd je meer overzicht. Collega’s kunnen zelf nauwkeuriger plannen als zij dat willen, bijvoorbeeld via hun eigen projectplanning;
• Geef alleen de werkelijke capaciteit weer
  Via de capaciteitsplanning wil je weten hoeveel tijd er beschikbaar is voor (nieuwe) opdrachten. Koppel daarom je agenda aan de capaciteitsplanning en blokkeer je vrije dagen en interne afspraken in je agenda. Zo gaan deze uren af van de capaciteitsplanning en geeft de capaciteitsplanning werkelijk inzicht in de tijd die je voor klanten hebt;
• Ken aan ieder project een eigenaar toe
  Deze persoon kan beslissingen maken wanneer een project uitloopt en prioriteiten binnen een project aangeven;
• Praat over de planning
  Capaciteitsplanning is slechts een hulpmiddel. De daadwerkelijke winst zit in de communicatie over de planning: lig je op schema en welke acties zijn nodig als de planning opschuift? Tijdige communicatie over verwachtingsmanagement draagt bij aan een hogere medewerkers- en klanttevredenheid.

Praat over de planning

Niets is zo veranderlijk als een planning. Wat je in de ochtend hebt gepland, klopt aan het eind van de middag soms al niet meer. Dat betekent dat een planning flexibel moet zijn. Als er een spoedje tussendoor komt of klanten hun content niet aanleveren, wil je als projectmanager projecten en onderliggende taken met één beweging kunnen doorzetten.

Wat past, welke beloftes kun je maken en wie moet je hiervan op de hoogte stellen? Dat maakt een capaciteitsplanning inzichtelijk.

Communicatie

Toch blijft communicatie essentieel en is een planning slechts een hulpmiddel. Heldere communicatie over het verloop van een project is onmisbaar voor een goede afstemming tussen de projectleider of planner en de collega’s die het werk uitvoeren.

Gebruik het planningsoverzicht bijvoorbeeld in je wekelijkse of dagelijkse stand-up. Dan kun je met elkaar bespreken waar je mee bezig bent, waar hulp bij nodig is of wat on hold staat. Als je budget voor de helft op is, zijn je medewerkers dan ook op de helft met het project? Het is belangrijk dat collega’s goed communiceren over het werk dat is uitgevoerd, of het werk dat juist is blijven liggen en opnieuw ingepland moet worden.

Software voor capaciteitsplanning: een must voor iedere groeiende agency

De meeste agencies starten hun planning in Excel of een andere tool. Wanneer je agency groeit, groeien de behoeftes aan inzicht en overzicht met je mee. Terwijl teamleden nog prima uit de voeten kunnen met hun eigen gekozen projectplanningsmiddelen zoals Jira of Excel, heb je op organisatieniveau meer overzicht nodig. Simplicate is een voorbeeld van projectsoftware met een flexibele capaciteitsplanning.

Simplicate maakt gebruiksvriendelijke CRM- en projectsoftware, waarmee we sinds 2015 meer dan 1.300 dienstverleners succesvoller maken door tijdsbesparing, efficiënt werken, de juiste inzichten en gelukkigere medewerkers. We ontwikkelen onze software onder andere in samenwerking met digital agencies en marketingbureaus.

In 2020 lanceerden wij onze capaciteitsplanning. Deze hebben we constant geoptimaliseerd op basis van feedback van gebruikers, want we merkten: planning is persoonlijk. Sommige bedrijven plannen per dag, andere vinden een weekoverzicht passender. Het is net hoe je dienstverlening eruit ziet, en hoe de afhankelijkheden van de planning aan elkaar zijn gekoppeld. Per organisatie zijn er dan ook verschillende mogelijkheden om je planning tot leven te brengen in Simplicate.

Simplicates capaciteitsplanning

Nu is onze capaciteitsplanning een onmisbare tool voor veel agencies. Met de geïntegreerde capaciteitsplanning van Simplicate:

• Heb je de capaciteit van medewerkers en het werk wat nog uitgevoerd moet worden op één centrale plek;
• Krijg je budget, planning en besteding overzichtelijk gepresenteerd;
• Hebben zelforganiserende teams alle vrijheid om ingeplande werkzaamheden op te pakken;
• Werk je met laagdrempelige tijdregistratie waardoor medewerkers sneller tijdschrijven.

En wist je dat realtime inzicht in planning en budgetten ervoor zorgt dat teams tot 50% minder vaak budgetten overschrijden?

Online demo en deepdive

Wil jij weten hoe je kunt plannen zonder te rennen? Onze capaciteitsplanning zorgt voor meer rust en kwaliteit binnen jouw organisatie. Plan vrijblijvend een online demo in om te zien hoe onze capaciteitsplanning in de praktijk werkt.

Wil jij je verder verdiepen in het onderwerp capaciteitsplanning?

• Lees dan bijvoorbeeld het e-book ‘Winstgevende projecten’. Hoe stuur je op productiviteit en declarabiliteit, zodat je projecten onderaan de streep winstgevend zijn? Tipje van de sluier: het is ideaal als uitvoerende medewerkers 65 tot 80% productief zijn. Dat wil zeggen: ze moeten dit percentage werkzaam zijn voor betaalde opdrachten. De manager kan daar qua planning rekening mee houden.
• Ben jij manager? In het e-book ‘KPI’s voor digital agencies’ lees je meer over stuurinformatie zoals productiviteit, declarabiliteit en brutomarges.