Capaciteitsplanning voor agencies: gouden tips en best practices

Vrijwel iedere agency heeft baat bij een capaciteitsplanning. Hiermee zie je in één oogopslag hoe het werk verdeeld is en heb je realtime inzicht in de planning en urenbesteding. Maar hoe haal je het meeste profijt uit je capaciteitsplanning? Op basis van gesprekken met agencies hebben we de beste tips en tricks voor je verzameld. Zo weet je zeker dat je alles uit je capaciteitsplanning haalt.

Maar eerst; wat is er ook alweer zo handig aan een capaciteitsplanning?

De voordelen van een capaciteitsplanning

Goed plannen is een uitdaging voor agencies. Het is een puzzel die constant in beweging is. Met een capaciteitsplanning breng je de stukjes in kaart en geef je de ruimte aan projectplanners om de puzzel steeds opnieuw op te lossen.

Met een capaciteitsplanning ben je up-to-date met alle lopende opdrachten waar je verantwoordelijk voor bent. Je weet direct of je met de huidige bezetting nieuw werk kunt aannemen, of dat je iets moet doen aan de knelpunten in de planning. Hiermee creëer je meer inzicht in de actuele werkdruk van je medewerkers. Waar je projectplanning als het ware je ‘to-do lijst’ is, is de capaciteitsplanning een heatmap waarin je meteen kan zien wie er beschikbaar zijn, of wie je van een ander project kunt lenen.

Een capaciteitsplanning geeft je dus meer overzicht en rust om nog betere kwaliteit te leveren en verwachtingen onder medewerkers en klanten beter te managen.

Tips & tricks

Wat moet je weten als je aan de slag gaat met een capaciteitsplanning? Dit zijn onze tips:

1. Wijs een kapitein van je capaciteitsplanning aan

Als je iemand moet aanwijzen binnen jouw agency die gestructureerd werkt, flexibel is en talent heeft om een helicopterview te behouden in stressvolle en drukke periodes, aan wie denk je dan? That’s your chosen one! Of het nou een projectmanager of traffic manager is; degene die je aan het roer zet van een capaciteitsplanning, kan bovenstaande kwaliteiten goed gebruiken. Deze planner geeft de juiste mensen voldoende tijd voor de klus, zodat ze topkwaliteit kunnen leveren.

2. Blijf wendbaar door ruimte in je planning

Geen enkele medewerker is honderd procent declarabel en hier moet je ook niet naar streven. De meeste agencies hanteren een norm dat medewerkers zeventig tot tachtig procent van de tijd aan klanten besteden. Als jij je medewerkers niet te vol plant, blijf je wendbaar als organisatie.

Het helpt om interne werkzaamheden standaard in de agenda te blokken, zodat dit overzichtelijk terugkomt in je capaciteitsplanning. Mocht je elke maandag en woensdagochtend een projectoverleg van een uur hebben, boek deze dan alvast op een intern project. Heb je normaal gesproken 40 roosteruren om voor klanten te werken, dan zie je dat je er nu 38 'over' hebt.

Op die manier kom je niet in de knel en weet je precies of je die nieuwe klant nog kan helpen in een bepaalde periode. Ook afspraken over verlof en afwezigheid moeten voor iedereen duidelijk zijn. Want ook dat heeft invloed op de beschikbare uren voor klanten.

3. Werk aan je plan-techniek

Heel strak plannen geeft misschien gevoel van controle, maar is niet realistisch en onhandig. Want in de praktijk merk je dat er vaak een aanpassing nodig is wanneer een taak uitloopt. Maar plan ook weer niet te ruim, want daarmee verlies je overzicht en een realistisch beeld van de capaciteit van je medewerkers. Hoe vind je die balans?

Wat kan helpen, is werkzaamheden inplannen op week- of maandniveau. Plan opdrachten voor minimaal een uur, of nog beter: een dagdeel. Zo houd je meer overzicht. Collega’s kunnen zelf nauwkeuriger plannen als zij dat willen, bijvoorbeeld op dagniveau via hun eigen projectplanning.

Toch is het vinden van die balans in elke sector een andere uitdaging; een development-partij plant op een andere manier dan bijvoorbeeld een creatieve studio of een online marketingbureau.

Ook raden we aan om bij het plannen aan ieder project een eigenaar toe te kennen. Deze eigenaar draagt dan de verantwoordelijkheid voor het tijdig ingrijpen bij uitloop, of het aangeven van prioriteiten binnen een project.

4. Praat over de planning

Capaciteitsplanning is een hulpmiddel. Zonder communicatie over deze planning heb je kans dat je alsnog vastloopt. Bespreek de planning daarom tijdens je dagelijkse of wekelijkse meeting. Zo zorg je ervoor dat bijvoorbeeld spoedjes, achterstallig werk of persoonlijke omstandigheden van collega’s op tijd in beeld zijn en opgevangen kunnen worden.

What’s in it for you?

Met deze tips geloven wij dat je capaciteitsplanning een hoop goeds oplevert voor je agency: tijdsbesparing, efficiënt werken, de juiste inzichten, blije klanten en gelukkige medewerkers. Ga vandaag nog aan de slag met onze tips en kijk waar het binnen jouw capaciteitsplanning nóg beter kan. Succes!