Accountantskantoor Alan & Luca: ‘Ik heb nu meer aandacht voor de klant’

‘Zo flexibel mogelijk zijn met je software, dat is steeds belangrijker in deze wereld. Daardoor kunnen we veilig en snel werken, zowel hier op kantoor, bij klanten of thuis’, vertelt Renaldo Antonissen vanuit het accountantskantoor in Rijswijk. Hij is partner bij het accountantskantoor Alan & Luca. Hij vertelt waarom verouderde servers kwetsbaar zijn, hoe de overstap naar CRM-software in de cloud ging en hoe een efficiencyslag leidde tot meer aandacht voor de klant.

‘Simplicate heeft ons de ogen geopend over onze tijdsbesteding. We kwamen erachter dat we eigenlijk veel meer adviseerden dan we beseften.’
Renaldo Antonissen, partner bij Alan & Luca

Verouderde servers waren kwetsbaar

Toen Renaldo de overstap maakte naar Alan & Luca, draaide alle software op de servers op kantoor. ‘Eigen servers zijn kostbaar en als er toevallig een kapot gaat, hebben we een probleem. Het was ook onhandig. Als we thuis wilden werken, moesten we inloggen via onhandige routes en het werkte heel traag.’

Ook de beveiliging leek minimaal te zijn, vertelt hij: ‘Wij werken met beursgenoteerde partijen die beveiligingsvereisten hebben. Wij voldeden aan de minimumeisen, maar het werd duidelijk dat onze verouderde servers makkelijker te hacken zouden zijn. Ik vond dat eng. Deze risico’s moet je gewoon uitsluiten. Sindsdien hebben we als organisatie als doel om voor alle applicaties cloudoplossingen te zoeken.’

Wensen: inzicht, koppelingen en prettige interface

Renaldo nodigde vier leveranciers uit om te praten over de mogelijkheden. De belangrijke eisen voor nieuwe CRM-software waren een gebruiksvriendelijke interface, mogelijkheden om diverse vaktechnische applicaties te verbinden via een API-koppeling en inzicht in managementinformatie. Al snel koos het kantoor voor het totaalpakket van Simplicate.

‘De naam zegt het al: het is relatief simpel. En het is meer dan CRM alleen. Je kan op verschillende manieren uren schrijven en dat finetunen zoals je dat zelf prettig vindt. En het heeft nice-to-haves, zoals automatische herinneringen sturen zodra een betaaltermijn is verlopen. Die toegevoegde waarde was voor ons de keus om over te stappen naar Simplicate.’

Tip om de adoptiesnelheid te vergroten

De transitie naar de nieuwe software ging vlot, maar Renaldo geeft met een lach toe: ‘Mijn valkuil is dat ik altijd te snel wil. Ik had al een paar maanden aan dit project gesnoven en kan niet verwachten dat ik binnen twee weken al mijn kennis overdraag.’

Zijn tip? ‘Het is belangrijk dat alle collega’s de juiste verwachtingen hebben. Technisch is de nieuwe software niet moeilijk, maar men moet klaar zijn om de volgende stap te maken. Ik heb daarom twee sessies gehouden om Simplicate en de nieuwe werkwijze te introduceren. Als je het goed ingericht hebt, gaat het superefficiënt en supersnel. Daardoor is de adoptiesnelheid van het personeel uiteindelijk heel groot geweest.’

Enthousiaste collega’s

De tweede transitie vond plaats toen het kantoor op 1 januari 2022 fuseerde. Accountantskantoren BoekestijnKester en Van Hek & Lelieveld gingen verder onder de naam huidige naam Alan & Luca. ‘We hebben de fuserende partij ook overgezet op Simplicate. De tweede transitie ging heel veel sneller. Dat komt omdat we nu wisten hoe je zelf eenvoudig data importeert via de sjablonen van Simplicate. En de collega’s die er al mee werkten, waren heel enthousiast. Dat enthousiasme verspreidden ze onder de collega’s die bij ons introkken.’

Efficiencyslag zorgt voor tijdwinst

Alan & Luca is de overstap naar de cloud gestart om de gevoelige data van hun accountantskantoor veilig te stellen. Een groot bijkomstig voordeel is dat zij nu ook veel efficiënter zijn gaan werken. ‘Nu loggen we in op kantoor, bij de klant, thuis of zelfs onderweg met de mobiele app. Vergeleken met de trage server, is dit een winst qua tijd.’

‘Aan de andere kant hebben we een efficiencyslag geslagen omdat alles nu in één systeem zit’, vervolgt hij. ‘Voorheen moesten we drie systemen raadplegen om managementinformatie op te halen, nu doen we dat met een druk op de knop.’ Renaldo is zelfs zo enthousiast, dat de voorwaarde van andere nieuwe software is dat het moet kunnen praten met Simplicate. ‘Efficiency is echt de key op dit moment.’

Meer ruimte om te pionieren

‘De efficiencyslag geeft ons meer tijd’, vertelt Renaldo. ‘Ik heb geleerd dat je collega’s niet moet volboeken met werkzaamheden, maar tijd moet geven om na te denken hoe je het werk voor jezelf of voor de klant beter kunt doen. Dat geeft ruimte om te pionieren, net als onze naamgevers Alan & Luca deden.’

Transparante tarieven leiden tot meer omzet

Met de introductie van Simplicate, heeft Renaldo alle processen opnieuw onder de loep genomen, waaronder de urenregistratie. ‘Als accountancyorganisatie denken we in uitzonderingen. Er stonden op een gegeven moment meer dan 160 uurtarieven in het vorige systeem. Dat is niet zinvol: in principe lever je altijd dezelfde dienst van dezelfde waarde aan de klant. Al die keuzes maakten het erg complex voor zowel klanten als nieuwe collega’s. Over je tarieven wil je gewoon transparant zijn.’

Daarop versimpelden ze hun tarieven naar slechts vijf basistarieven, waarbij ze onderscheid maken tussen vaste prijzen voor terugkerende werkzaamheden en tarieven voor advieswerkzaamheden. ‘Het is nu veel transparanter voor de klant welke meerwaarde wij bieden. En het klinkt misschien gek, maar omdat de klant beter ziet wat je doet, kun je nu meer factureren.’

Verrassende inzichten in budgetbesteding

Het meest verrast is Renaldo over de realtime inzichten in de budgetten. ‘Met Simplicate kunnen we budgetten meegeven per project. Vooraf definiëren we hoeveel uur er beschikbaar is voor bijvoorbeeld het opstellen van een jaarrekening. De medewerker beseft daardoor beter waar hij mee bezig is en het team draagt die verantwoordelijkheden voor de klanten. Ze spreken elkaar zelfs proactief aan om het budget te behalen.’

‘Door scherp te zijn op budgetten, kwamen we erachter dat we eigenlijk veel meer deden dan alleen een jaarrekening samenstellen. We zijn ook veel data van klanten aan het bewerken en aanvullende gegevens aan het maken. En eigenlijk valt dat niet onder de afgesproken werkzaamheden, maar is dat een adviserende rol naar klanten toe. Zulke functionaliteiten binnen Simplicate hebben ons de ogen geopend dat we eigenlijk veel meer adviseerden dan we beseften.’

Minder administratie en meer tijd voor de klant

‘Voor mij persoonlijk betekent Simplicate dat ik minder administratieve handelingen hoef te doen. Ik kan meer buiten kantoor zijn, om dieper op de klantrelatie in te gaan. Die aandacht voor de klant is belangrijker. Want heel simpel, de klant zorgt nog steeds voor de boterham op de plank bij onze medewerkers en voor onszelf.’

Over Alan & Luca

Alan & Luca is een vooruitstrevend accountantskantoor in Zuid-Holland met ruim veertig medewerkers. Ze zijn ontstaan door een fusie tussen BoekestijnKester en Van Hek & Lelieveld. Met advies over finance, tax, HR en legal zijn ze de allround partner voor iedere ondernemer.

Het kantoor is vernoemd naar Alan Turing, de wiskundige die met zijn enorme computer de Enigma-code kraakte tijdens de Tweede Wereldoorlog en daarmee de geallieerden een cruciale informatievoorsprong gaf. Luca Pacioli is de Italiaan die als eerste schreef over het dubbelboekhoudsysteem, wat nog steeds elke dag gebruikt wordt. Ook leuk om te weten: Luca Pacioli heeft ook meegewerkt aan het schilderij Het Laatste Avondmaal van Leonardo da Vinci én hij maakte het schaakspel dynamischer door de regel dat de pion de eerste keer twee stappen mag zetten.

De grondigheid van Luca Pacioli en het vooruitstrevende karakter van Alan Turing zijn de inspiratie voor deze accountants, die graag in de voetsporen treden van deze ware pioniers.