In 5 stappen succesvol overstappen op nieuwe projectmanagementsoftware

Wanneer je bedrijf groeit, is het interessant om nieuwe mogelijkheden te ontdekken om je bedrijf te organiseren. Want hoe meer klanten en collega’s je krijgt, hoe meer informatie je team nodig heeft om zelfstandig beslissingen te nemen. Tegelijk heb je als eigenaar of managementteam betrouwbare (financiële) gegevens nodig om op te sturen.

Mogelijk overweeg je nu een overstap naar nieuwe projectmanagementsoftware. Maar zie je nog op tegen de stap om al je data te migreren, of vind je het spannend dat je collega’s moeten wennen aan een nieuwe werkwijze. Maar met goede begeleiding valt dit reuze mee. In dit blog laten we je zien wat de valkuilen zijn bij de overstap en hoe je deze kan voorkomen. En we delen onze best practices. Want de juiste inrichting van je projectmanagementsoftware kan het verschil maken in de snelheid waarmee je doorgroeit.

1. Accepteer dat je manier van werken (iets) anders wordt

Nieuwe software betekent altijd een (iets) andere manier van werken. Projectmanagementsoftware is zo efficiënt mogelijk ingericht op de manier waarop andere bedrijven in jouw branche werken. De inrichting helpt je om efficiënter te werken en meer inzicht te krijgen in de (financiële) prestaties per project.

Een bekende valkuil is om vast te houden aan jouw eigen manier van werken. Het is logisch dat je dat graag wilt; het heeft altijd goed voor jou gewerkt en het heeft je tot hier gebracht. Maar het risico is dat je extra handelingen of controles gaat uitvoeren die met de nieuwe software helemaal niet meer nodig zijn. Start daarom met een frisse blik en focus je op de resultaten die je wilt behalen met de software, zoals efficiënter werken of verbeterde (financiële) stuurinformatie krijgen. Dan gaat je nieuwe projectmanagementsoftware voor jóu werken.

2. Betrek de juiste mensen bij de overstap

Een succesvolle overstap doe je samen. Betrek hierbij mensen die jullie organisatie en manier van werken goed kennen. En zorg dat de projectgroep het mandaat heeft om zelf beslissingen te maken. Zo kan je snel strategische keuzes maken die nodig zijn om de software goed in te richten. Afhankelijk van de grootte van je bureau, zijn dit bijvoorbeeld de eigenaar of partner, operations manager, een senior projectmanager en de hoofdverantwoordelijke voor facturatie.

Het is een valkuil om dit project over te laten aan een nieuwe collega die net is gestart bij je bedrijf. Dat voelt misschien logisch, want de nieuwe collega heeft nog tijd om een nieuw project op te pakken, terwijl iedereen al zo druk is. Het nadeel hiervan is dat deze nieuwe medewerker de werkwijze van jullie organisatie nog niet goed genoeg kent. Het risico bestaat dat de keuzes bij de inrichting van de software dan niet voldoende aansluit en er nog wijzigingen nodig zijn. Dat kan de implementatie vertragen.

3. Importeer alleen actuele data

Je hebt veel data opgebouwd, zoals contactgegevens, uren en facturen. Maar is het nodig om álle data mee te nemen naar nieuwe projectmanagementsoftware? Vaak is het slimmer om met een schone lei te beginnen. Schoon je data op voordat je jouw gegevens gaat importeren. Verwijder contactpersonen die inmiddels ergens anders werken, haal dubbelingen eruit en actualiseer verouderde gegevens. Wat je wel meeneemt? Relevante CRM-relaties en gegevens van lopende projecten. Dat geeft je overzicht en rust.

Dit zijn onze pro-tips bij datamigratie:

• Exporteer je historische data (zoals Excelbestanden, urenregistratie en factuurgegevens) en sla deze op in Excel. Zo kan je altijd terugblikken.
• Vraag eventueel om een inkijklicentie bij je oudere software.
• Actuele data, zoals CRM-gegevens, lopende projecten, urenregistratie, budgetten en te factureren werk, zet je over op de nieuwe software.
• Onderzoek of je nieuwe leverancier mogelijkheden biedt voor persoonlijke hulp bij je onboarding. Zij kunnen je goed op weg helpen met best practices voor de import van data.

Na de import van je gegevens test en controleer je of de data goed is overgenomen in je nieuwe software. Staat alles goed? Stop dan zo snel mogelijk met je oude software en ga volledig over op de nieuwe projectmanagementsoftware. Dat versnelt je implementatieproces.

4. Betrek je medewerkers bij de nieuwe software

Iedere verandering is spannend. Informeer daarom je medewerkers tijdens de implementatie van de nieuwe projectmanagementsoftware. Geef daarbij vooral antwoord op de vraag: wat betekent dit voor mij? Vertel waarom je voor nieuwe software hebt gekozen, welke voordelen dit heeft voor je medewerkers en voor je gehele bureau. En maak ook duidelijk wat je van je collega’s verwacht. Door hier heel transparant in te zijn, creëer je meer draagvlak. En gaat de implementatie sneller van je nieuwe projectmanagementsoftware sneller.

Je stapt volledig over op de nieuwe software zodra de testen (zie stap hierboven) helemaal goed zijn gegaan. De meeste nieuwe projectmanagementsoftware werkt heel intuïtief, waardoor er geen training nodig is. Maar je kan je nieuwe leverancier altijd vragen naar de mogelijkheden.

Wat kan je je nieuwe collega’s vertellen over de voordelen van nieuwe projectmanagementsoftware? Voor onze eigen software van Simplicate kan je bijvoorbeeld de volgende punten noemen:

• Alle klant- en projectinformatie staat op één plek. Zo vind je klantafspraken, uren en facturen eenvoudig terug. Zo besteed je minder tijd aan randzaken en heb je meer tijd voor je klanten.
• Realtime inzicht in de budgetten. Schrijf je uren en zie direct wat de impact is van jouw werk op het budget van de klant. Zo zorg je samen dat projecten niet meer over budget gaan en draag je actief bij aan een positief bedrijfsresultaat.
• Eenvoudige en krachtige interface. Hierdoor begrijp je gelijk hoe de software werkt, verbeter je je productiviteit en kan je starten zonder training.

5. Durf je keuzes nog eens (licht) bij te stellen

Na de implementatie van de nieuwe projectsoftware begint het pas écht. Door de software te gebruiken en alle mogelijkheden te ontdekken, merk je hoe je keuzes bij de implementatie uitpakken. Onze pro-tip is om na een halfjaar nog eens een afspraak in te plannen met een business consultant. Je hebt nu de basis onder de knie. Misschien kom je erachter dat je toch nog wat keuzes wilt bijstellen. Of je wilt onderzoeken hoe je nóg meer inzichten uit de software kan halen. Wij helpen je graag met een persoonlijk consult.

Wil je meer informatie of ben je benieuwd hoe Simplicate kan helpen?
Vraag dan nu een persoonlijke demo met één van onze projectmanagement experts aan. Schrijf je hier in.